Tổng quan về giáo trình

Giáo trình Soạn thảo văn bản Microsoft Word (Mã tài liệu: MĐ10) là học liệu chính khóa thuộc chương trình đào tạo nghề Tin học văn phòng trình độ Trung cấp, do Khoa Công nghệ thông tin và Ngoại ngữ thuộc Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô (Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn) tổ chức biên soạn bởi tác giả Phạm Thị Quỳnh Hương vào ngày 20 tháng 8 năm 2018 tại Ninh Bình. Về vị trí trong chương trình đào tạo, mô đun được bố trí giảng dạy sau khi người học đã hoàn thành các môn học chung, Anh văn chuyên ngành, Tin học đại cương và được xếp trước các môn học hoặc mô đun đào tạo chuyên môn nghề sâu hơn. Về tính chất, đây là mô đun kỹ thuật cơ sở nghề, cung cấp nền tảng thao tác số cho người học khối kỹ thuật và hành chính.

Mục tiêu học tập của giáo trình được xác định rõ trên ba phương diện chuẩn đầu ra:

  • Kiến thức: Người học trình bày được các quy chuẩn định dạng văn bản trong Microsoft Word, nguyên lý hoạt động của bảng mã tiếng Việt, cấu trúc giao diện đồ họa, các thuật toán xử lý bảng biểu và phương pháp bảo mật tài liệu.
  • Kỹ năng: Thao tác sử dụng bộ công cụ Microsoft Word 2010 để soạn thảo, định dạng tài liệu đạt chuẩn quy định; thiết lập văn bản dạng cột, chèn các đối tượng đồ họa; tạo lập và tính toán dữ liệu trên bảng biểu; thực hiện thao tác trộn thư (Mail Merge) và in ấn ấn phẩm văn phòng.
  • Năng lực tự chủ và trách nhiệm: Rèn luyện tác phong thao tác máy tính khoa học, chuẩn xác và tuân thủ các quy định về an toàn cho người và thiết bị công nghệ thông tin.

Cấu trúc giáo trình có tổng thời lượng 60 giờ (gồm 13 giờ lý thuyết, 45 giờ thực hành/thảo luận/bài tập và 2 giờ kiểm tra). Nội dung được tiếp cận theo phương thức đào tạo mô đun tích hợp lý thuyết với thực hành, lấy kỹ năng thao tác chuẩn xác làm trọng tâm. Điểm đặc sắc của tài liệu là việc chuẩn hóa các bài tập dựa trên các biểu mẫu hành chính, văn bản tổng hợp số liệu thực tế và các tác phẩm văn học mẫu, giúp người học áp dụng trực tiếp các quy tắc xử lý văn bản vào thực tế công việc.

Nội dung kiến thức cốt lõi

Các chương/chủ đề chính

Nội dung giáo trình được tổ chức thành 5 bài học tương ứng với các chủ đề nghiệp vụ cụ thể:

  • Bài 1: Tổng quan về phần mềm xử lý văn bản (Mã bài: MĐ10-01; Thời lượng: 4 giờ - 3 LT, 1 TH): Giới thiệu trình soạn thảo Microsoft Word trong bộ Microsoft Office, tập trung vào giao diện Ribbon của phiên bản Word 2010 với 8 Tab cơ bản và các nhóm lệnh (Group). Hướng dẫn quy trình khởi động, thoát phần mềm, các thao tác tệp tin qua thực đơn File (New, Open, Save, Save As, Close, Exit). Phân biệt định dạng tệp chuẩn *.docx của Word 2010 và khả năng lưu tương thích *.doc (Word 97-2003 Document). Cung cấp hệ thống phím tắt cơ bản (Ctrl+N, Ctrl+O, Ctrl+S, Ctrl+A, Ctrl+F, Ctrl+H, Ctrl+B/I/U, Alt+F4), công cụ sao chép định dạng Format Painter và quy tắc gõ tiếng Việt (Telex, VNI) kết hợp các bảng mã thông dụng: TCVN3 - 5712 (font .Vn), VNI (font VNI-), Vietware_X (font VN) và Unicode chuẩn quốc tế trên bộ gõ UniKey.
  • Bài 2: Trình bày văn bản (Mã bài: MĐ10-02; Thời lượng: 16 giờ - 3 LT, 12 TH, 1 KT): Hướng dẫn kỹ thuật định dạng ký tự (Font, Font size, Style, Underline, Color qua Mini Toolbar và hộp thoại Font); định dạng đoạn văn bản (căn lề Trái, Phải, Giữa, Căn đều hai bên; khoảng cách dòng Single, 1.5 lines, Double, At least, Exactly, Multiple; thụt lề dòng đầu First line indent). Hướng dẫn thiết lập định dạng trang (Margins, Orientation, Paper Size, Page Colors, Page Borders, ngắt trang Page Break, chèn Cover Page, Blank Page). Hướng dẫn kỹ thuật chia cột văn bản (Columns, Line Between), tạo chữ lớn đầu đoạn (Drop Cap: Dropped, In-margin), thiết lập các loại điểm dừng Tab (Tab trái, Tab giữa, Tab phải, Tab thập phân, Bar Tab kết hợp Leader) và hệ thống quản trị định dạng bằng Style (Modify Style, New Style, New Quick Style, Style Inspector).
  • Bài 3: Chèn các đối tượng trong MS Word (Mã bài: MĐ10-03; Thời lượng: 16 giờ - 2 LT, 14 TH): Giảng dạy kỹ thuật chèn ký tự đặc biệt (Symbol từ các bộ font Wingdings, Webdings; gán phím tắt Shortcut Key và từ viết tắt AutoCorrect); đánh số trang văn bản (Page Number, Format Page Numbers); chèn và định dạng hình ảnh đồ họa (Clip Art, Picture với các chế độ bố trí Layout: In line with text, Square, Tight, Behind Text, In front of text); tạo chữ nghệ thuật WordArt; thiết lập tiêu đề đầu trang và chân trang (Header and Footer); xây dựng mục lục tự động (Table of Contents qua thẻ References với Add Text và Level); chèn ghi chú chú thích cuối trang (Footnote, Endnote).
  • Bài 4: Thao tác trên bảng (Mã bài: MĐ10-04; Thời lượng: 15 giờ - 3 LT, 12 TH): Cung cấp các phương pháp khởi tạo bảng biểu (Insert Table, Draw Table, Quick Tables); thao tác di chuyển con trỏ trong ô; kỹ thuật định dạng đường viền và màu nền bảng (Borders and Shading); thao tác hiệu chỉnh cấu trúc bảng (chèn, xóa hàng/cột qua nhóm Rows and Columns; gộp ô Merge cells, tách ô Split cells). Hướng dẫn sắp xếp dữ liệu (Sort theo Ascending hoặc Descending với các cấp sắp xếp Sort by, Then by) và tính toán số liệu trên bảng biểu bằng công thức Formula (các hàm SUM, AVERAGE, PRODUCT với các đối số vị trí: ABOVE, BELOW, LEFT, RIGHT).
  • Bài 5: Bảo mật và in ấn (Mã bài: MĐ10-05; Thời lượng: 8 giờ - 2 LT, 6 TH): Hướng dẫn cơ chế bảo mật tài liệu bằng mật khẩu (Encrypt with Password trong chức năng Protect Document của thực đơn File/Info). Thiết lập các thông số trang in trong hộp thoại Page Setup (Paper Size, kích thước lề Top, Bottom, Left, Right, Gutter đóng gáy sách, lề đối xứng Mirror margins cho in ấn hai mặt sách). Thao tác xem tài liệu trước khi in (Print Preview) và thiết lập lệnh in (Copies, Printer, Pages, Add Printer Wizard). Hướng dẫn quy trình trộn văn bản (Mail Merge 6 bước qua Step by Step Mail Merge Wizard) kết hợp tập tin dữ liệu nguồn (Data source trên Excel) với tài liệu chính (Main document trong Word).

Progression logic của giáo trình đi từ việc làm quen với môi trường phần mềm và cấu trúc dữ liệu thô (Bài 1) -> Tác động trực quan lên cấu trúc chữ, đoạn và trang (Bài 2) -> Tích hợp các đối tượng mở rộng phi văn bản (Bài 3) -> Quản trị cấu trúc dữ liệu phức tạp dạng bảng biểu và thuật toán tính toán (Bài 4) -> Hoàn thiện, phân phối, bảo mật và xuất bản tài liệu ra máy in hoặc qua thư tín hàng loạt (Bài 5).

Kiến thức nền tảng được xây dựng

  • Lý thuyết xử lý văn bản và mã hóa ký tự: Phân tích nguyên lý hoạt động của cấu trúc giao diện Ribbon; cơ chế mã hóa ký tự 1 Byte (TCVN3, Unicode) và 2 Byte (VNI, Vietware_X); quy tắc xử lý khoảng trắng và dấu xuống dòng (Enter / Shift+Enter).
  • Hệ thống phân cấp định dạng (Formatting Hierarchy): Xây dựng nguyên lý quản lý văn bản từ cấp độ ký tự (Character level), đoạn văn (Paragraph level), trang văn bản (Page/Section level) cho đến kiểm soát định dạng tự động thông qua Style và Template.
  • Nguyên lý quản lý dữ liệu bảng và liên kết trường: Thiết lập phương pháp định vị không gian dữ liệu trong bảng (tham chiếu vị trí hàm tính toán) và cấu trúc dữ liệu quan hệ trong Mail Merge giữa tập tin nguồn danh sách (Data Source) và mẫu biểu văn bản chính (Main Document).

Kỹ năng phát triển

  • Kỹ năng kỹ thuật (Technical skills): Thành thạo tổ hợp phím tắt chức năng; thiết lập tùy biến môi trường làm việc trong Word Options; chuyển đổi linh hoạt định dạng lưu trữ giữa *.docx và *.doc; cấu hình bộ gõ tiếng Việt UniKey tương thích từng loại phông chữ.
  • Kỹ năng phân tích bố cục (Analytical skills): Phân tích quy cách trình bày của các văn bản hành chính, văn bản thơ ca hoặc bảng biểu phức tạp; lựa chọn đúng phương án kỹ thuật (phân biệt khi nào sử dụng Tab Leader, Drop Cap, chia Columns, Table Layout hoặc ngắt trang).
  • Năng lực ứng dụng thực hành (Practical competencies): Soạn thảo hoàn chỉnh tài liệu chuyên đề gồm trang bìa, mục lục tự động, hệ thống bảng tính tổng hợp có chèn công thức tính điểm/tổng số, thiết lập bảo vệ tệp tin bằng mật mã và vận hành in ấn tài liệu hai mặt theo tiêu chuẩn xuất bản.

Phương pháp giảng dạy và học tập

Giáo trình áp dụng mô hình đào tạo tích hợp giữa giảng dạy lý thuyết và rèn luyện kỹ năng thực hành nghề nghiệp. Trong tổng số 60 giờ học, phần thực hành và bài tập chiếm 45 giờ (tương đương 75% thời lượng), lý thuyết chiếm 13 giờ (khoảng 22%) và kiểm tra định kỳ chiếm 2 giờ (khoảng 3%). Cách tiếp cận này yêu cầu giảng viên đóng vai trò hướng dẫn thao tác mẫu (demonstration), phân tích lỗi kỹ thuật thường gặp; người học đóng vai trò chủ động thao tác trực tiếp trên máy tính.

                    PHÂN BỔ THỜI LƯỢNG MÔ ĐUN (60 GIỜ)

Hệ thống bài tập và thực hành mẫu trong giáo trình được xây dựng trực quan, chi tiết:

  • Bài thực hành số 1: Xử lý thao tác sao chép, hoán đổi vị trí đoạn và tìm kiếm, thay thế từ ngữ trên văn bản bài thơ "Đôi mắt người Sơn Tây" của nhà thơ Lưu Trọng Lư; yêu cầu lưu trữ tệp theo tên định danh TH01.DOC.
  • Bài thực hành số 2: Trình bày văn bản hành chính mẫu "Thư ngỏ" của Khoa Công nghệ Thông tin và Ngoại ngữ - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô (địa chỉ 184 Đường Quyết Thắng, TP Tam Điệp) và bài cảm nhận văn học "Thơ Lưu Trọng Lư" của tác giả Kiều Văn (kèm trích đoạn bài thơ "Tiếng thu"); yêu cầu xử lý thụt lề First line, canh đều Justify, tạo Drop Cap, chèn Symbol và lưu tệp TH02.DOC.
  • Bài thực hành số 4: Thiết kế bảng thống kê "Tình hình xuất nhập khẩu 6 tháng đầu năm 2000" (các mặt hàng hải sản, súc sản chế biến sang thị trường Nhật, Hồng Kông, Châu Âu, Pháp) sử dụng Tab Leader và Borders/Shading; thiết kế bảng "Chiêu sinh các lớp tin học" và bảng "Tổng hợp tình hình ghi danh các lớp tin học" (khóa 1/1998 đến 1/2001 cho các môn Pascal, Foxpro, C++, Windows, Winword, Excel, Corel Draw, Access, Auto CAD); bảng "Điểm tổng kết" tính điểm Tổng cộng và Trung bình cho học viên (sử dụng công thức tính toán và lưu TH04A.DOC, TH04B.DOC).
  • Bài thực hành số 5: Quy trình trộn văn bản lập thư mời dự phỏng vấn tuyển dụng của Công ty TNHH XYZ (địa chỉ 999 Pasteur, TP.HCM do Giám đốc Trần Văn B ký) kết hợp danh sách ứng viên từ Microsoft Excel.

Phương pháp đánh giá kết quả học tập gồm đánh giá quá trình qua các câu hỏi kiểm tra kiến thức cuối mỗi bài học (trình bày công dụng phím tắt, thao tác chèn/xóa bảng, công dụng thẻ Ribbon), các bài thực hành định kỳ (kiểm tra sau Bài 2 và Bài 4) và đánh giá tổng kết mô đun. Về tự học, người học được hướng dẫn thực hiện tuần tự theo các bước chỉ dẫn kỹ thuật từng bước (Step-by-Step), đối chiếu màn hình giao diện minh họa và thực hành lặp lại các bài tập mẫu trên máy tính cá nhân.

Điểm nổi bật và cập nhật

  • Chuyển đổi giao diện Ribbon: Giáo trình phân tích cụ thể sự khác biệt giữa hệ thống thanh thực đơn truyền thống (Menu Bar) của Microsoft Office 2003 và giao diện Ribbon của Microsoft Word 2010, giải thích cơ chế phân chia nhóm chức năng thành 8 Tab riêng biệt và các Group lệnh nhằm tối ưu hóa thao tác người dùng.
  • Xử lý tính tương thích định dạng tệp: Cung cấp giải pháp kỹ thuật xử lý sự khác biệt giữa định dạng tệp mở rộng chuẩn mới *.docx và chuẩn cũ *.doc (Word 97-2003 Document) thông qua hộp thoại Save As và cấu hình mặc định trong Word Options/Save.
  • Chuẩn hóa hệ thống gõ tiếng Việt: Trình bày chi tiết mối quan hệ giữa kiểu gõ (Telex, VNI) và sự tương thích giữa Bảng mã với Phông chữ, bao gồm các bảng mã lịch sử và hiện đại tại Việt Nam (TCVN3 - 5712, VNI, Vietware_X và Unicode), hướng dẫn cấu hình bảng điều khiển bộ gõ UniKey Panel.
  • Tự động hóa văn phòng và xuất bản: Hệ thống hóa các kỹ thuật tự động hóa như công cụ chèn mục lục tự động (Table of Contents có khả năng Update Table theo trang hoặc toàn bộ nội dung), công cụ Style Inspector để kiểm tra định dạng, thiết lập in sách đối xứng (Mirror margins kết hợp Gutter) và quy trình trộn thư Mail Merge kết xuất dữ liệu tự động giữa Excel và Word.

Đối tượng sử dụng giáo trình

  • Học sinh, sinh viên đào tạo nghề: Giáo trình được biên soạn chuyên biệt cho học sinh, sinh viên theo học trình độ Trung cấp nghề Tin học văn phòng, đồng thời làm tài liệu học tập mô đun cơ sở cho học viên các khối nghề kỹ thuật khác trong các trường cao đẳng, trung cấp nghề.
  • Điều kiện tiên quyết (Prerequisites): Người học cần hoàn thành các môn học chung, học phần Tin học đại cương (đã nắm các thao tác cơ bản về hệ điều hành Windows, quản lý tệp tin và thư mục) và học phần Anh văn chuyên ngành để nhận diện và hiểu ý nghĩa các lệnh tiếng Anh trong giao diện phần mềm.
  • Giảng viên chuyên ngành: Tài liệu cung cấp cho giảng viên khung phân phối thời lượng chuẩn (60 giờ: 13 LT, 45 TH, 2 KT), hệ thống mục tiêu học tập rõ ràng, cấu trúc nội dung phân đoạn logic cùng ngân hàng bài tập mẫu phục vụ giảng dạy tích hợp và biên soạn đề kiểm tra kỹ năng.
  • Người tự học và cán bộ văn phòng: Giáo trình là tài liệu tham khảo chi tiết cho nhân viên văn phòng, cán bộ quản lý hành chính có nhu cầu củng cố kỹ năng soạn thảo văn bản, thiết lập biểu mẫu, tính toán trên bảng và tự động hóa công tác phát hành văn thư.

Câu hỏi thường gặp

1. Giáo trình này phù hợp với đối tượng người học nào?
Tài liệu được thiết kế chính khóa cho học sinh, sinh viên trình độ Trung cấp nghề Tin học văn phòng, đồng thời phù hợp với người học các ngành kỹ thuật hoặc người làm công tác văn phòng cần chuẩn hóa kỹ năng xử lý văn bản trên Microsoft Word 2010.

2. Cần chuẩn bị kiến thức nền tảng nào trước khi học mô đun này?
Người học cần hoàn thành môn Tin học đại cương (sử dụng chuột, bàn phím, quản lý tệp tin trên hệ điều hành Windows) và Anh văn chuyên ngành cơ bản để hiểu các thuật ngữ lệnh trên thanh công cụ phần mềm.

3. Điểm khác biệt của giáo trình so với các tài liệu hướng dẫn Word thông thường là gì?
Giáo trình được kết cấu theo chuẩn đào tạo nghề tích hợp, dành 75% thời lượng cho thực hành thao tác máy, tích hợp các văn bản mẫu mang tính nghiệp vụ cao (thơ ca, thư ngỏ hành chính, bảng thống kê điểm số, biểu mẫu chiêu sinh, trộn thư mời phỏng vấn) và đi sâu vào các bảng mã tiếng Việt chuẩn tại Việt Nam (TCVN3, VNI, Vietware_X, Unicode).

4. Làm sao để tự học và thực hành giáo trình hiệu quả?
Người học cần kết hợp đọc lý thuyết với việc thao tác lại trực tiếp trên máy tính theo từng bước chỉ dẫn (Step-by-Step); ghi nhớ các bảng phím tắt thông dụng; làm toàn bộ các bài tập thực hành mẫu (TH01, TH02, TH04A, TH04B) và rèn luyện kỹ năng xử lý bảng tính, trộn thư.

5. Giáo trình có những dữ liệu và biểu mẫu thực hành nào đi kèm?
Tài liệu cung cấp sẵn hệ thống dữ liệu mẫu đầy đủ trong phần nội dung bài học, gồm trích đoạn thơ Lưu Trọng Lư, mẫu Thư ngỏ của Trường CĐ Cơ điện Xây dựng Việt Xô, biểu mẫu số liệu ghi danh các lớp tin học (1998-2001), bảng tính điểm học viên và mẫu thư mời phỏng vấn của Công ty TNHH XYZ.

Kết luận

Giáo trình Soạn thảo văn bản Microsoft Word (Mã mô đun: MĐ10) của Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô là tài liệu học thuật hoàn chỉnh, chuẩn hóa hệ thống kiến thức và kỹ năng nghiệp vụ văn phòng trên phần mềm Microsoft Word 2010. Giá trị cốt lõi của tài liệu nằm ở cấu trúc đào tạo tích hợp, cân đối chặt chẽ giữa lý thuyết nền tảng và 75% thời lượng thực hành thực tế.

Lộ trình học tập đề xuất cho người học gồm: tiếp cận giao diện Ribbon và bảng mã tiếng Việt (Bài 1) -> làm chủ kỹ thuật định dạng từ ký tự đến trang in và quản lý Styles (Bài 2) -> ứng dụng chèn đối tượng đồ họa, mục lục tự động và chú thích (Bài 3) -> thành thạo xử lý bảng biểu và thuật toán tính toán (Bài 4) -> thiết lập bảo mật, in ấn xuất bản và trộn thư tự động (Bài 5). Để nâng cao năng lực thực hành, người học có thể tham khảo thêm các tài liệu trong bộ chương trình đào tạo nghề Tin học văn phòng cùng hệ thống trợ giúp trực tuyến của Microsoft Office.