PHẦN MỞ ĐẦU CHƯƠNG 01: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1.1 Một số khái niệm: 1.1 Khái niệm tài liệu, tài liệu lưu trữ: Tài liệu và tài liệu lưu trữ không phải là một khái niệm mới, nó giữ một vai trò rất quan trọng đối với đời sống xã hội. Sự phát triển của thế giới cùng với sự bùng nổ của thời đại công nghệ thông tin thì ý nghĩa, vai trò của tài liệu, tài liệu lưu trữ ngày càng cần thiết hơn. Dưới nhiều góc nhìn đa dạng, tài liệu và tài liệu lưu trữ được hiểu theo nhiều khái niệm khác nhau. Theo Khoản 2 Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 năm 2011 do Quốc hội khóa XIII ban hành cụ thể như sau: “Tài liệu là vật mang tin hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.” “Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác”.
Theo định nghĩa Từ điển “Thuật ngữ lưu trữ” xuất bản năm 1988 bằng tiếng Anh và tiếng Pháp của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế: “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu hết giá trị hiện hành được bảo quản, có sự lựa chọn hoặc không có sự lựa chọn, bởi những ai có trách nhiệm về việc sản sinh ra nó hoặc bởi những người thừa kế nhằm mục đích sử dụng riêng của họ, hoặc bởi một cơ quan lưu trữ tương ứng vì giá trị lưu trữ của chúng.” Điều 3 mục 2 trong Luật Liên bang Nga số 125-fz về “Công tác lưu trữ ở Liên bang Nga”, ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2004 định nghĩa như sau: Luan van 8 “Là vật mang vật chất với thông tin được ghi trên đó có các yếu tố thể thức cho phép nhận dạng được nó và thuộc diện bảo quản do ý nghĩa của vật mang vật chất và ý nghĩa của thông tin đã định đối với công dân, xã hội và nhà nước”. Khoản 3 Điều 2 - Luật Lưu trữ năm 2011, định nghĩa như sau: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc,bản chính; trong trường hợp không có bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”.Định nghĩa này cho thấy TLLT phải thể hiện được ba thuộc tính cơ bản gồm: chứa đựng các thông tin quá khứ có giá trị phục vụ các nhu cầu của đời sống xã hội, không phụ thuộc vào nơi bảo quản, thời kỳ lịch sử vật mang tin và phương pháp ghi tin phải đảm bảo giá trị pháp lý. Tóm lại, Từ những khái niệm trên, tài liệu lưu trữ có thể được hiểu là: bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử,… của toàn xã hội.2 Khái niệm Giá trị tài liệu lưu trữ: Theo từ điển Lưu trữ Việt Nam, năm 1992 “Giá trị TLLT là giá trị của những thông tin chứa trong TLLT có thể phục vụ cho nghiên cứu khoa học, lịch sử, kinh tế, chính trị, văn hóa và những mục đích khác.
Giá trị của TLLT được phân thành hai loại: giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử” Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Việt Nam, năm 2011, giá trị của TLLT được giải nghĩa là: “Giá trị thông tin chứa trong TLLT phục vụ cho yêu cầu nghiên cứu”. Theo tính chất sử dụng của tài liệu, giá trị của tài liệu được chia ra giá trị hiện hành và giá trị lịch sử. Tài liệu có giá trị hiện hành phục vụ nghiên cứu các lĩnh vực hoạt động hiện hành của cơ quan, tổ chức sản sinh ra tài liệu. Tài liệu có giá trị lịch sử phục vụ cho yêu cầu nghiên cứu lịch sử.
Như vậy, các khái niệm trên dù có khác nhau về diễn đạt, nhưng theo chúng tôi có điểm Luan van 9 chung là đều xuất phát từ góc độ tiếp cận của thông tin học để định nghĩa về thuật ngữ “giá trị của TLLT” 1. Khái niệm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Trong Đại từ điển Tiếng Việt của tác giả Nguyễn Như Ý, “phát huy” là: “Làm cho cái hay, cái tốt nhân thêm tác dụng, thúc đẩy tiếp tục nảy nở nhiều hơn” [28,1321]. Theo Từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ do Nhà xuất bản Hồng Đức, Hà Nội năm 2013 giải thích “Giá trị” là: “cái làm cho một vật nào đó trở nên có ích lợi, có ý nghĩa là đáng quý. “Phát huy giá trị TLLT” là một thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến trong thời gian gần đây để chỉ các hoạt động nghiên cứu, khai thác các thông tin có giá trị từ TLLT nhằm phục vụ các lợi ích khác nhau của xã hội.
Theo tác giả Trần Hoàng, “Phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ là làm cho nhiều người biết đến hơn và biết rõ hơn về ý nghĩa, lợi ích và sự quý giá của tài liệu lưu trữ” [12,21]. Theo Trịnh Thị Hà (2016) “Phát huy giá trị TLLT là làm cho giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử của TLLT ngày càng được quảng bá, lan tỏa, phục vụ cho việc nghiên cứu khoa học, lịch sử, kinh tế, chính trị, văn hóa và những mục đích khác của xã hội” Theo Viện ngôn ngữ - Từ điển Tiếng Việt - Trung tâm từ điển ngôn ngữ.1992, khái niệm phát huy được giải nghĩa là “làm cho cái hay, cái tốt tỏa tác dụng và tiếp tục nảy nở thêm”. Theo Nguyễn Thị Diệu Loan (2019) “phát huy giá trị TLLT là thông qua các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu nhằm đưa các giá trị thông tin từ TLLT vào thực tiễn cuộc sống, coi đó là nguồn lực gián tiếp mang lại lợi ích vật chất và tinh thần, góp phần thúc đẩy sự phát triển của xã hội, xây dựng và bảo vệ đất nước” Luan van 10 Từ việc phân tích các khái niệm trên, chúng ta có thể hiểu phát huy giá trị tài liệu lưu trữ là hoạt động sử dụng đa dạng các hình thức tổ chức khai thác và các hình thức tuyên truyền nhằm giới thiệu đến đông đảo đối tượng độc giả giá trị của TLLT và đáp ứng nhu cầu của xã hội về TLLT.2 Nội dung công tác phát huy giá trị tài liệu: 1.1 Mục đích: Tổ chức khai thác, sử dụng và phát huy giá trị TLLT là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ, nhằm đưa TLLT ra phục vụ nhu cầu trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, nhà nghiên cứu và phục vụ nhu cầu chính đáng của cá nhân. Phát huy giá trị tài liệu nhằm biến những thông tin quá khứ chứa đựng trong tài liệu thành thông tin tư liệu bổ ích phục vụ nghiên cứu khoa học, lịch sử và phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội.2 Ý nghĩa: Nếu thực hiện tốt công tác phát huy giá trị TLLT thì đây sẽ là cầu nối giữa trung tâm lưu trữ với xã hội; góp phần nâng cao vai trò của các trung tâm lưu trữ lịch sử với xã hội; mang lại lợi ích thiết thực và biến những thông tin quá khứ thành những tài liệu có giá trị, phục vụ nhu cầu của xã hội về các mặt: chính trị, kinh tế, phát triển văn hóa, khoa học, kỹ thuật và nghiên cứu lịch sử.
Phát huy giá trị TLLT sẽ giúp cho các cơ quan, tổ chức và công dân nhận thức được vị trí và tầm quan trọng của TLLT và công tác lưu trữ, từ đó nâng cao ý thức, trách nhiệm trong việc bảo quản an toàn TLLT. Phát huy giá trị TLLT chính là động lực thúc đẩy sự phát triển của các nghiệp vụ lưu trữ khác. Nhu cầu khai thác, sử dụng của độc giả ngày càng gia tăng, phong phú, đa dạng hơn vì vậy đòi hỏi hiệu quả của các công tác lưu trữ như: thu thập, chỉnh lý, thống kê … phải càng hoàn thiện và tốt hơn mới có thể đáp ứng nhu cầu của độc giả. Luan van 11 Phát huy giá trị TLLT giúp tiết kiệm được thời gian, công sức và kinh phí cho Nhà nước và nhân dân, biến những giá trị chứa đựng trong TLLT thành của cải vật chất trong xã hội, nâng cao mức sống về vật chất cũng như tinh thần cho nhân dân.
Chính vì thế, công tác phát huy giá trị TLLT là nhiệm vụ đặc biệt quan trọng, mang tính chiến lược của mọi cơ quan lưu trữ; là mục tiêu cao nhất và cũng là mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ. TLLT có thể khai thác phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau, một TLLT có thể khai thác phục vụ cho một mục đích hay nhiều mục đích khác nhau. TLLT chỉ thật sự được phát huy giá trị khi được khai thác sử dụng để phục vụ các mặt hoạt động khác nhau của đời sống xã hội.3 Các hình thức phát huy giá trị tài liệu: Tại Điều 32 của Luật Lưu trữ năm 2011 có quy định rõ các hình thức sử dụng TLLT, cụ thể như sau: “Sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử Xuất bản ấn phẩm lưu trữ Giới thiệu TLLT trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử Triển lãm, trưng bày TLLT; Trích dẫn TLLT trong công trình nghiên cứu Cấp bản sao TLLT, bản chứng thực lưu trữ.” Có thể thấy rằng 6 hình thức sử dụng TLLT trên chủ yếu là các hình thức phát huy giá trị tài liệu ở dạng truyền thống (sử dụng tài liệu tại Phòng đọc; cấp bản sao, chứng thực lưu trữ; triển lãm, trưng bày tài liệu cố định) mà chưa đề cập đến hình thức ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng các hình thức hiện đại (Phòng đọc trực tuyến; triển lãm trực tuyến; Phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu từ xa; cung cấp tài liệu và thông tin tài liệu theo hợp đồng; xây dựng phim tư liệu; Luan van 12 sử dụng phương tiện xã hội trên mạng Internet…) để quảng bá hình ảnh, tuyên truyền, phổ biến, giới thiệu về TLLT đang bảo quản tại Trung tâm.