Chương 1: Những vấn đề lý luận chung về quản trị hàng dự trữ - Chương 2: Thực trạng quản trị hàng dự trữ tại Công ty Toàn Phát - Chương 3: Đề xuất đổi mới công tác quản trị hàng dự trữ tại Công ty Toàn Phát theo phương châm JIT. Nguyễn Ngọc Mai Lớp K14QTDNB Khóa luận tốt nghiệp 6 Học viện Ngân hàng CHƢƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNG DỰ TRỮ 1.1 Hàng dự trữ 1.1 Khái niệm và vai trò của hàng dự trữ 1.1 Khái niệm Những nghiên cứu đã có đều khẳng định hàng dự trữ đóng vai trò rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hàng dữ trữ giúp quá trình kinh doanh được diễn ra thông suốt, đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. Khái niệm hàng dự trữ được các nhà nghiên cứu định nghĩa như sau: Theo tác giả Trương Đức Lực trong cuốn Giáo trình Quản trị tác nghiệp đã định nghĩa “ Hàng dự trữ là những hạng mục hàng hóa nhàn rỗi đang chờ để đưa vào sử dụng trong tương lai”.
Theo tác giả Đồng Thị Thanh Phương trong cuốn Quản trị sản xuất và dịch vụ đã định nghĩa “ Hàng tồn kho được xem là tất cả những nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng những nhu cầu hiện tại hoặc tương lai”. Anthony Inman trong bài Inventory Management định nghĩa: “Inventory is a quantity or store of goods that is held for some purpose or use” (Hàng dự trữ là lượng hàng hóa được nắm giữ cho một số mục đích hay sử dụng) Tóm lại, hàng dự trữ gồm tất cả các nguồn lực vật chất cần thiết để đáp ứng nhu cầu bên trong và bên ngoài doanh nghiệp Như vậy, qua những định nghĩa trên có thể thấy: Hàng dự trữ tồn tại dưới nhiều hình thức như nguyên vật liệu, nhiên liệu dự trữ sản xuất, sản phẩm dở dang, bán thành phẩm, thành phẩm, hàng hóa chờ tiêu thụ. Đối với mỗi loại hình doanh nghiệp thì tỷ trọng các loại hàng dự trữ sẽ khác nhau. Nguyễn Ngọc Mai Lớp K14QTDNB Khóa luận tốt nghiệp 7 Học viện Ngân hàng Hàng dự trữ trong các doanh nghiệp sản xuất là: nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, bán thành phẩm, thành phẩm.
Đặc điểm sản xuất của các doanh nghiệp này bao gồm nhiều công đoạn từ thu mua nguyên vật liệu, sản xuất chế biến trên dây chuyền đến phân phối sản phẩm. Chính vì vậy hàng dự trữ ở đây thường đa dạng, tỷ lệ dự trữ lớn nhằm đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục. Hàng dự trữ tại các doanh nghiệp thương mại là: hàng hóa mua về để bán ra. Trong các doanh nghiệp này không diễn ra quá trình sản xuất nên không có nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang và bán thành phẩm.
Để đáp ứng nhu cầu khách hàng, các doanh nghiệp thường dự trữ hàng với tỷ lệ khá cao. Hàng dự trữ tại các doanh nghiệp dịch vụ là: dụng cụ, phụ tùng, phương tiện vật chất kỹ thuật. Doanh nghiệp dịch vụ cung cấp trực tiếp các sản phẩm vô hình như tư vấn, giáo dục, giải trí…thông qua đội ngũ nhân viên nên ở đây có khuynh hướng giữ mức dự trữ thấp.2 Vai trò của hàng dự trữ Sự tồn tại hàng dự trữ trong các loại hình doanh nghiệp là một tất yếu khách quan do những vai trò của hàng dự trữ như sau:1 Thứ nhất, hàng dự trữ giúp đảm bảo sự gắn bó, liên kết chặt chẽ giữa các khâu, các giai đoạn của quá trình sản xuất. Khi nguồn cung ứng bị bất ổn giữa các thời kỳ như thiên tai, dịch họa, rủi ro… thì hàng dự trữ sẽ là nguồn đầu vào đảm bảo sản xuất kinh doanh trong những thời kỳ cao điểm.
Nhờ duy trì dự trữ, quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, tránh được sự thiếu hụt đứt quãng. Thứ hai, hàng dự trữ giúp doanh nghiệp đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng trong bất kỳ thời điểm nào. Khách hàng là yếu tố sống còn của doanh nghiệp. Có những thời điểm lượng khách hàng tăng đột biến nên hàng dự trữ Nguyễn Ngọc Mai Lớp K14QTDNB Khóa luận tốt nghiệp 8 Học viện Ngân hàng sẽ giúp doanh nghiệp giữ chân được khách hàng, không đẩy khách hàng về phía đối thủ cạnh tranh và tăng cường được uy tín với khách hàng.
Từ đó hàng dự trữ giúp doanh nghiệp đảm bảo ổn định sản xuất, đảm bảo công việc cho người lao động, giảm thiểu hậu quả của sai sót trong dự báo cầu, cắt giảm được một số chi phí trong đặt hàng và mua hàng… 1.2 Phân loại hàng dự trữ Hàng dự trữ có thể phân loại theo nhiều tiêu chí: Theo đặc điểm nhu cầu sản xuất kinh doanh: - Dự trữ thường xuyên là những hàng hóa, nguyên vật liệu đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh trong những giai đoạn ổn định. - Dự trữ mùa vụ nhằm đảm bảo sản xuất kinh doanh trong những giai đoạn nhu cầu tiêu dùng tăng cao đột biến. - Dự trữ bảo hiểm là những hàng hóa, nguyên liệu mua về nhiều hơn mức dự kiến nhằm tránh những rủi ro có thể phát sinh như hao mòn, hỏng hóc, thời gian giao hàng chậm,… - Dự trữ chuẩn bị đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh đã được lên kế hoạch từ trước. Theo thời gian dự trữ: - Dự trữ đơn kỳ: lượng hàng hóa, nguyên vật liệu… chỉ được tích trữ để sử dụng trong một kỳ - Dự trữ đa kỳ: lượng hàng hóa, nguyên vật liệu… được dự trữ trong nhiều kỳ để tránh những biến động từ thị trường.
Theo trạng thái: - Dự trữ tĩnh: hàng hóa, nguyên vật liệu, bán thành phẩm… đang ở trong kho - Dự trữ động: hàng hóa, nguyên vật liệu, bán thành phẩm… đang trên đường đi Nguyễn Ngọc Mai Lớp K14QTDNB Khóa luận tốt nghiệp 9 Học viện Ngân hàng Theo giới hạn của dự trữ: - Dự trữ cao nhất: là năng lực dự trữ tối đa trong phạm vi tài chính và điều kiện kho bãi của doanh nghiệp. Mức dự trữ cao nhất càng lớn khi doanh nghiệp quyết định mua hàng với số lượng lớn để nắm bắt các cơ hội thị trường do giá cả tăng lên hoặc do ưu đãi chiết khấu mua hàng với số lượng lớn. - Dự trữ thấp nhất: là mức dự trữ tối thiểu doanh nghiệp cần phải có để duy trì sản xuất kinh doanh, đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng cả về số lượng và chất lượng. - Dự trữ trung bình: là mức dự trữ hợp lý của doanh nghiệp, cho phép xác định nhu cầu vốn lưu động bình quân và chi phí lãi vay.
Nó được tính bằng cách lấy trung bình cộng của dự trữ thấp nhất và dự trữ cao nhất.3 Kỹ thuật phân tích hàng dự trữ ABC Doanh nghiệp thường bỏ lượng vốn lớn và tốn kém chi phí vào dự trữ hàng hóa vì vậy việc quản lý, kiểm soát hàng dự trữ là vô cùng quan trọng để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh được ổn định. Trong danh mục hàng hóa dự trữ thì mỗi loại hàng hóa lại có mức độ quan trọng khác nhau, điều kiện bảo quản cũng khác nhau. Việc phân loại hàng dự trữ thành các nhóm để dễ dàng quản lý, kiểm soát sẽ góp phần tiết giảm chi phí và tăng hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp. Kỹ thuật phân tích ABC được nhà kinh tế Pareto người Italia đề xuất vào thế kỷ thứ 19.
Theo nguyên tắc Pareto, hàng hóa dự trữ được phân thành từng nhóm theo mối quan hệ giữa số lượng chủng loại và giá trị hàng năm. Giá trị hàng hóa dự trữ được xác định bằng tích số giữa giá một đơn vị dự trữ với lượng dự trữ hàng năm. Số lượng chủng loại hàng hóa là số lượng các loại hàng hóa dự trữ của doanh nghiêp trong năm. Cụ thể hàng dự trữ được phân thành 3 nhóm: Nguyễn Ngọc Mai Lớp K14QTDNB Khóa luận tốt nghiệp 10 Học viện Ngân hàng - Nhóm A gồm những hàng hóa dự trữ có giá trị hàng năm cao nhất, chiếm 70-80% tổng giá trị hàng hóa dự trữ, số lượng chủng loại chiếm khoảng 15% tổng số chủng loại hàng dự trữ.
- Nhóm B gồm những hàng hóa dự trữ có giá trị hàng năm ở mức trung bình, khoảng 15-25% tổng giá trị hàng hóa dự trữ, số lượng chủng loại chiếm khoảng 30% tổng số chủng loại hàng dự trữ. - Nhóm C gồm những hàng hóa dự trữ có giá trị hàng năm ở mức thấp, khoảng 5% tổng giá trị hàng hóa dự trữ, số lượng chủng loại chiếm khoảng 35% tổng số chủng loại hàng. Sơ đồ 1: Đồ thị biểu diễn cách phân nhóm ABC % giá trị Nhóm A 70 Nhóm B 25 Nhóm C 5 15 30 55 % số chủng loại Công tác quản trị hàng dự trữ theo kỹ thuật phân tích ABC có những điểm cần lưu ý sau: Nhóm A cần đầu tư nguồn vốn lớn nhất để mua hàng đồng thời cần ưu tiên trong bố trí, bảo quản, kiểm soát về mặt hiện vật. Các báo cáo chính xác Nguyễn Ngọc Mai Lớp K14QTDNB Khóa luận tốt nghiệp 11 Học viện Ngân hàng về số lượng và chất lượng của nhóm A phải thường xuyên cập nhật nhằm đảm bảo khả năng an toàn trong sản xuất, thường là 1 tháng 1 lần.
Với nhóm B mức độ theo dõi và quản lý thấp hơn, việc kiểm tra và kiểm kê hàng hóa thường được thực hiện 3 tháng 1 lần. Nhóm C là nhóm ít tạo ra giá trị nhất nên việc kiểm soát ít được chú trọng nhất, thường được kiểm kê 6 tháng 1 lần. Nhờ có kỹ thuật phân tích ABC mà trình độ của nhân viên giữ kho tăng lên không ngừng do họ thường xuyên thực hiện các chu kỳ kiểm tra, kiểm soát từng nhóm hàng. Đồng thời doanh nghiệp cũng tiết kiệm được nguồn lực khi biết chọn hướng tập trung để quản trị cho tốt hàng dự trữ.2 Quản trị hàng dự trữ 1.1 Khái niệm và vai trò của quản trị hàng dự trữ 1.1 Khái niệm Các nghiên cứu đã khẳng định quản trị hàng dự trữ đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Quản trị hàng dự trữ tốt giúp doanh nghiệp giảm được chi phí và duy trì sản xuất kinh doanh ổn định.