I. Tổng Quan Về Cải Tiến Dịch Vụ Mua Sắm Tại PepsiCo Foods
PepsiCo Foods Việt Nam đã có mặt trên thị trường từ năm 2005, và trở thành một phần của 'power of one' sau 11 năm PepsiCo thâm nhập thị trường đồ uống. Năm 2008-2009, nhà máy thực phẩm được thành lập tại Bình Dương, và công ty phát triển nguồn cung khoai tây địa phương ở Lâm Đồng. Năm 2013, liên doanh Suntory PepsiCo Việt Nam ra đời, và PepsiCo Foods Việt Nam trở thành một công ty 100% vốn đầu tư của PepsiCo. PepsiCo Foods Việt Nam là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất thực phẩm với thương hiệu chính 'Poca'. Công ty có hơn 300 nhân viên trên toàn quốc. Thị trường snack Việt Nam có tiềm năng phát triển nhanh chóng. Sản phẩm chính là snack khoai tây chiên và không phải khoai tây chiên. PepsiCo Foods Việt Nam có vị thế mạnh trong thị trường khoai tây chiên với lợi thế về chuỗi cung ứng khoai tây.
1.1. Sứ mệnh và tầm nhìn của PepsiCo Foods Việt Nam
Sứ mệnh của PepsiCo Foods Việt Nam là trở thành nhà cung cấp snack số 1 tại thị trường Việt Nam và đối tác nông nghiệp hàng đầu cho nông dân ở Tây Nguyên. Đồng thời, PepsiCo Foods Việt Nam cam kết phát triển các giải pháp mang tính đột phá cho cộng đồng. Tầm nhìn của PepsiCo Foods Việt Nam là tạo ra kết quả tài chính tích cực cho các nhà đầu tư, cơ hội phát triển và lợi ích kinh tế cho nhân viên, đối tác kinh doanh và cộng đồng. PepsiCo Foods Việt Nam luôn nỗ lực hoạt động trên nền tảng trung thực, công bằng và liêm chính trong mọi hành động.
1.2. Mô hình hoạt động và kết nối với đội ngũ toàn cầu
Mọi thành viên trong tổ chức đều đóng vai trò quan trọng. Đối với các thành viên tuyến đầu, việc cung cấp các sản phẩm chất lượng cao và vận hành hiệu quả là vô cùng quan trọng. Đối với bộ phận marketing, việc tìm kiếm và phát triển những ý tưởng tốt nhất từ toàn công ty là ưu tiên hàng đầu. Đối với các chuyên gia chức năng, việc sử dụng tiền của công ty một cách khôn ngoan và hợp tác với các nhóm để mang lại giá trị cao nhất cho doanh nghiệp là điều cần thiết.
II. Xác Định Các Vấn Đề Chính Trong Dịch Vụ Mua Sắm PepsiCo
Nhóm mua sắm đang chịu áp lực phải cung cấp dịch vụ đúng thời hạn, hiệu quả chi phí và chất lượng sản phẩm với nguồn lực hạn chế. Ngoài ra, nhóm cũng phải đạt được mục tiêu về các dự án sáng kiến để mang lại năng suất hàng năm và đảm bảo cải thiện dòng tiền. Việc tuân thủ quy trình và chính sách mua sắm cũng là một yêu cầu quan trọng. Nhóm phải thực hiện tự kiểm tra đối với tất cả các kiểm soát chính bằng cách chọn mẫu để kiểm tra và báo cáo kết quả hàng quý với kế hoạch hành động để giảm thiểu rủi ro.
2.1. Mục tiêu và thách thức của bộ phận mua sắm gián tiếp
Bộ phận mua sắm gián tiếp tập trung vào các lĩnh vực chính như năng suất và tạo giá trị, hiệu quả tổ chức và tạo ra hiệu quả. Mục tiêu là đạt được năng suất 6,2% mỗi năm đối với chi tiêu được quản lý, cải thiện dòng tiền, thâm nhập vào các danh mục mới và mở rộng phạm vi bảo hiểm. Việc tiếp tục nhận được sự hỗ trợ mạnh mẽ từ các Trung tâm Xuất sắc (COEs) của Sector, tiếp tục điều chỉnh tổ chức gián tiếp của Việt Nam theo Mô hình hoạt động theo danh mục và xây dựng kỹ năng và năng lực là rất quan trọng.
2.2. Yêu cầu mua hàng trong các danh mục gián tiếp
Trong khi mua hàng 'trực tiếp' (bao bì và nguyên liệu) có các mặt hàng cụ thể được xác định trong BOM (Bảng kê vật tư) và hầu hết đều có kế hoạch trước trong năm, thì việc mua hàng gián tiếp phức tạp hơn với nhiều loại danh mục khác nhau về các mặt hàng và dịch vụ vật lý. Nó đòi hỏi kiến thức về danh mục rộng hơn cũng như các kỹ năng mua sắm chức năng trong việc quản lý và đối phó với các bên liên quan nội bộ và bên ngoài. Các yêu cầu xảy ra vào phút cuối và trên cơ sở khẩn cấp được hỗ trợ để thúc đẩy doanh số.
III. Phân Tích Nguyên Nhân Gốc Rễ Của Sự Thiếu Hiệu Quả Mua Sắm
Các yêu cầu đặc biệt xảy ra khá thường xuyên do độ chính xác dự báo doanh số thấp và bản chất của FMCG là phản ứng nhanh chóng trên thị trường. Điều này đã gây ra chi phí ẩn do mất sức mạnh của việc gói số lượng lớn và chi phí hoạt động mua sắm không đủ. Các yêu cầu đặc biệt xảy ra khá thường xuyên do độ chính xác dự báo doanh số thấp và bản chất của FMCG là phản ứng nhanh chóng trên thị trường.
3.1. Nguyên nhân gốc rễ nội bộ của quy trình mua sắm
Nguyên nhân bên trong bao gồm quy trình làm việc và khối lượng công việc. Hàng ngàn vật phẩm được yêu cầu để bảo trì và sản xuất, nhưng hầu hết các giao dịch được xử lý thủ công và không có hệ thống hỗ trợ tự động từ PR sang PO, báo cáo và tài liệu. Đặc điểm kỹ thuật không rõ ràng và yêu cầu thương hiệu không nhất quán đối với hầu hết các phụ tùng thay thế.
3.2. Các nguyên nhân gốc rễ từ các bên liên quan bên ngoài
Các bên liên quan thậm chí không rõ ràng về phạm vi dịch vụ mà họ muốn. Các yêu cầu luôn đến vào phút cuối. Không theo dõi ngày hết hạn hợp đồng gây rủi ro cao về gián đoạn kinh doanh nếu các hợp đồng không được thực hiện. Chi phí vận chuyển đóng một vai trò quan trọng trong tổng chi phí hàng bán, tuy nhiên quy trình đơn đặt hàng bán hàng hiện tại vẫn chưa được tiêu chuẩn hóa chặt chẽ.
IV. Giải Pháp Cải Tiến Hiệu Quả Quy Trình Mua Sắm Tại PepsiCo
Để cải thiện hiệu quả quy trình mua sắm, cần có các giải pháp khả thi bao gồm giải quyết các vấn đề khẩn cấp, cải thiện hiệu quả và giải quyết các vấn đề về chất lượng sản phẩm. Điều quan trọng là phải hợp tác với các bên liên quan và cải thiện giao tiếp. Điều này bao gồm việc cải thiện hệ thống hỗ trợ và giảm khối lượng công việc, xem xét quy trình và cải thiện, xem xét và điều chỉnh chính sách cũng như cải thiện môi trường làm việc và phát triển con người.
4.1. Giải quyết các vấn đề khẩn cấp trong quy trình mua sắm
Giải quyết cơ sở khẩn cấp là rất quan trọng. Giải pháp bao gồm: review quy trình , xác định công đoạn gây mất thời gian, xác định trách nhiệm rõ ràng cho từng phòng ban. Cải thiện hệ thống phối hợp giữa các phòng ban và sử dụng công nghệ để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại. Đảm bảo giao tiếp hiệu quả để tránh hiểu lầm và chậm trễ.
4.2. Cải thiện khối lượng công việc và hỗ trợ hệ thống
Cải thiện khối lượng công việc và hỗ trợ hệ thống sẽ giúp giảm áp lực cho nhóm mua sắm. Hệ thống Oracle được nâng cấp giúp xử lý Yêu cầu mua hàng -> Đơn đặt hàng tự động. Đơn giản hóa và quy trình hiệu quả là rất quan trọng. Ngoài ra, cải thiện quá trình phê duyệt đơn hàng và cung cấp đào tạo cho nhân viên về việc sử dụng hệ thống mua sắm.
V. Ứng Dụng Thực Tế Và Kết Quả Nghiên Cứu Cải Tiến Mua Sắm
Việc cải thiện hiệu suất bao gồm xây dựng sự hợp tác và quan hệ đối tác với các bên liên quan. Điều này sẽ đảm bảo rằng mọi người đều thống nhất và làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu chung. Xem xét và cải thiện quy trình để đảm bảo quy trình hợp lý và hiệu quả. Thúc đẩy một môi trường làm việc trân trọng và bền vững nhân tài để đảm bảo rằng nhân viên có động lực và tham gia.
5.1. Xây dựng sự hợp tác và quan hệ đối tác với các bên liên quan
Việc xây dựng sự hợp tác và quan hệ đối tác với các bên liên quan là rất quan trọng để cải thiện dịch vụ mua sắm. Giải pháp bao gồm: Tổ chức các cuộc họp thường xuyên với các bên liên quan để thảo luận về các vấn đề và cải tiến, thu thập phản hồi từ các bên liên quan về hiệu suất của bộ phận mua sắm, xây dựng các mối quan hệ mạnh mẽ với các nhà cung cấp để đảm bảo giá cả cạnh tranh và dịch vụ đáng tin cậy.
5.2. Thúc đẩy môi trường làm việc trân trọng và bền vững nhân tài
Để thúc đẩy môi trường làm việc trân trọng và bền vững nhân tài cần phải : Cung cấp cho nhân viên cơ hội phát triển và thăng tiến, tạo ra một môi trường làm việc hỗ trợ và hợp tác, ghi nhận và khen thưởng thành tích của nhân viên, cung cấp cho nhân viên mức lương và phúc lợi cạnh tranh.
VI. Tương Lai Của Dịch Vụ Mua Sắm Tiên Tiến Tại PepsiCo Foods
Trong tương lai, dịch vụ mua sắm tại PepsiCo Foods Việt Nam sẽ tiếp tục được cải tiến để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường. Công ty sẽ tập trung vào việc ứng dụng các công nghệ mới, tối ưu hóa quy trình và xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp. PepsiCo Foods Việt Nam cam kết cung cấp các sản phẩm chất lượng cao với giá cả cạnh tranh, đồng thời đóng góp vào sự phát triển bền vững của cộng đồng.
6.1. Ứng dụng công nghệ mới trong quy trình mua sắm
Ứng dụng công nghệ mới trong quy trình mua sắm bao gồm: Sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, sử dụng phân tích dữ liệu lớn (Big Data) để cải thiện việc ra quyết định, sử dụng blockchain để tăng cường tính minh bạch và bảo mật, sử dụng điện toán đám mây (Cloud Computing) để cải thiện khả năng mở rộng và linh hoạt.
6.2. Xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và tận tâm
Để xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và tận tâm cần phải : Cung cấp đào tạo thường xuyên cho nhân viên về các kỹ năng và kiến thức mới nhất, tạo ra một môi trường làm việc khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới, cung cấp cho nhân viên cơ hội để tham gia vào các dự án quan trọng, tạo ra một nền văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ dựa trên sự tin tưởng và tôn trọng.
