mở đầu tiên trên thế giới (https://koha- community.org); + Dựa trên nền tảng DSPACE, ra mắt năm 2020, là sản phẩm hợp tác giữa HP và Thư viện Học viện Công nghệ Massachusetts (https://www. Các phần mềm quản lý thư viện ngoài việc hỗ trợ cán bộ thư viện trong công tác chuyên môn thì còn hỗ trợ bạn đọc tra cứu, bạn đọc muốn mượn tài liệu tại thư viện thì việc đầu tiên là phải tra cứu xem thư viện có tài liệu mà mình muốn mượn hay không. Hiện nay, các phần mềm quản lý thư viện từ phần mềm thương mại cho tới các phần mềm nguồn mở đều có chức năng cơ bản chung, là hỗ trợ người dùng tra cứu, tìm kiếm tài liệu với các thông tin từ cơ bản tới nâng cao. Tuy nhiên, chức năng này chỉ ở mức tìm kiếm đơn lẻ, lần lượt từng tài liệu một, nếu bạn đọc muốn tra cứu, tìm kiếm nhiều tài liệu (ví dụ 50 tài liệu) thì sẽ phải thực hiện lặp đi lặp lại cùng một nhóm thao tác cho số tài liệu cần tra cứu (ở đây sẽ là 50 lần).
Cán bộ thư viện khi muốn thống kê, tra cứu nhiều tài liệu một lúc cũng phải thực hiện các thao tác tương tự như bạn đọc. Chức năng tra cứu, tìm kiếm này hoạt động giống nhau trong tất cả các chức năng: chức năng của bạn đọc, chức năng bổ sung tài liệu và chức năng quản trị hệ thống. 9 Theo khảo sát của nhóm tác giả, hiện nay chưa có phần mềm quản lý thư viện nào (từ phần mềm thương mại cho tới phần mềm nguồn mở) cho phép bạn đọc hoặc cán bộ thư viện có thể tra cứu, tìm kiếm một danh sách tài liệu. Vì vậy, mỗi khi thư viện cần bổ sung tài liệu thì cán bộ thư viện sẽ phải kiểm tra xem danh sách tài liệu đó đã có tại thư viện hay chưa trước khi đưa ra quyết định bổ sung, việc làm này mất rất nhiều thời gian nếu số lượng đầu tài liệu lớn.
Như vậy, vấn đề mà nhóm tác giả nghiên cứu là cần thiết, có ý nghĩa thực tiễn trong công việc hàng ngày tại các thư viện nói chung, tại Trường Đại học Hải Phòng nói riêng. CÔNG TÁC BỔ SUNG TÀI LIỆU TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG Chương này chúng tôi mô tả công tác bổ sung tài liệu hiện nay diễn ra tại Trung tâm Thông tin – Thư viện, Trường Đại học Hải Phòng. Sau đó, chúng tôi đưa ra một số nhận xét, đánh giá và yêu cầu đặt ra để giải quyết một số tồn tại trong phạm vi nghiên cứu của đề tài. Mô tả công việc Hiện nay, Trung tâm Thông tin - Thư viện, Trường Đại học Hải Phòng đang sử dụng, khai thác phần mềm quản lý thư viện và thư viện số Kipos để quản trị, thực hiện các công việc chuyên môn như xử lý kĩ thuật tài liệu, quản lý lưu thông tài liệu và phục vụ, quản lý bạn đọc.
Công việc bổ sung tài liệu, giáo trình là một trong những công việc thường xuyên và quan trọng của Trung tâm, tài liệu bổ sung phải đảm bảo đúng, sát với yêu cầu từ các chương trình đào tạo Nhà trường, đồng thời cũng phải đảm bảo đáp ứng vừa đủ nhu cầu của bạn đọc. Hiện nay, công việc bổ sung tài liệu được diễn ra như sau: a) Các căn cứ để bổ sung tài liệu – Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Thông tin – Thư viện; mục tiêu và hướng ưu tiên tại từng thời điểm trong việc thu thập, bổ sung tài liệu, giáo trình thuộc hoặc liên quan tới các chuyên ngành, các chương trình đào tạo của Nhà trường; – Căn cứ vào ngân sách được cấp và kinh phí cần để bổ sung tài liệu, giáo trình tại từng thời điểm; khả năng cơ sở vật chất hiện tại của thư viện, diện tích kho tàng, khả năng bảo quản, số lượng và trình độ của đội ngũ cán bộ chuyên môn của Thư viện; 11 – Xây dựng danh mục tài liệu cần bổ sung, xác định các loại tài liệu phù hợp với vốn tài liệu hiện có của Trung tâm và đánh giá, dự báo nhu cầu của bạn đọc đối với từng loại đầu tài liệu dự kiến sẽ bổ sung; – Trên cơ sở các mục tiêu và nguyên tắc phát triển các nguồn lực thông tin, Trung tâm xây dựng chính sách bổ sung tài liệu, và xây dựng nguồn tài nguyên thông tin có cơ cấu môn loại phù hợp với các ngành đào tạo của Nhà trường, với số lượng bản hợp lý, đảm bảo chất lượng, phù hợp với nhu cầu học tập, nghiên cứu khoa học của HSSV và CBGV. b) Trình tự thực hiện Với các căn cứ trên, trình tự bổ sung tài liệu, giáo trình tại Trung tâm được thực hiện gồm 3 giai đoạn chính, được mô tả như Hình 2.1: Công việc bổ sung tài liệu tại Trường Đại học Hải Phòng Quá trình thực hiện được mô tả chi tiết như sau: Giai đoạn 1. Lập danh mục tài liệu, giáo trình bổ sung.
Mục tiêu của giai đoạn này là lập một danh mục tài liệu để bổ sung. Để bổ sung, tài liệu cần bốn thông tin cơ bản, bao gồm: nhan đề, tác giả, năm xuất bản và nhà xuất bản. Về cơ bản, danh mục này được xây dựng chủ yếu từ hai nguồn: (1) từ yêu cầu bổ sung của các 12 Khoa/Viện/Phòng/Ban và (2) từ danh mục tài liệu tham khảo của các chương trình đào tạo, cụ thể: + Nguồn 1. Từ yêu cầu của Khoa/Viện/Phòng/Ban Các đơn vị như Khoa/Viện/Phòng/Ban có nhu cầu bổ sung tài liệu nhằm phục vụ chuyên môn của đơn vị, phục vụ nhu cầu học tập, NCKH của CBGV hoặc HSSV, đơn vị sẽ lập danh mục tài liệu theo biểu mẫu có sẵn như Hình 2.2, danh mục tài liệu gồm bốn thông tin cơ bản, được xác nhận bởi lãnh đạo đơn vị và gửi đồng thời cả bản cứng, bản mềm cho Trung tâm để cán bộ thư viện tổng hợp, kiểm tra, rà soát.2: Biểu mẫu Danh mục tài liệu đề nghị bổ sung + Nguồn 2.
Từ chương trình đào tạo Trung tâm thường xuyên thực hiện tổng hợp và lập danh mục tài liệu, giáo trình cần, theo yêu cầu của các chuyên ngành đào tạo. Danh mục tài liệu này được tổng hợp từ mục tài liệu tham khảo trong đề cương chi tiết học phần của chương trình đào tạo. Danh mục tài liệu từ một trong hai nguồn hoặc cả hai nguồn trên được tổng hợp và gửi cho Ban Giám đốc (để nắm tình hình), đồng thời chuyển cho bộ phận bổ sung để thực hiện kiểm tra, rà soát, quá trình này thực hiện như sau. Kiểm tra, rà soát Mục tiêu của giai đoạn này là xác định những tài liệu nào của giai đoạn 1 đủ điều kiện để bổ sung.
Tài liệu đủ điều kiện bổ sung là những tài liệu đảm bảo hai tiêu chuẩn sau: 1. Tài liệu chưa có trong thư viện hoặc có nhưng số lượng không đủ so với nhu cầu của bạn đọc; 13 2. Tài liệu phải phù hợp với yêu cầu của chương trình đào tạo (nếu là giáo trình, tài liệu tham khảo). Để kiểm tra, rà soát, giai đoạn này thực hiện theo hai bước, cụ thể: Bước 1.
Kiểm tra trùng lặp so với những tài liệu hiện có trong thư viện Ở bước này, cán bộ bổ sung sử dụng giao diện tra cứu (giao diện như Hình 2.3) của phần mềm quản lý thư viện Kipos để thực hiện tra cứu, tìm kiếm lần lượt từng cuốn tài liệu, xác định tài liệu đó đã có trong thư viện hay chưa, số lượng như thế nào(nếu có), đồng thời ghi chú lại các thông tin cần thiết.3: Giao diện tra cứu của phần mềm quản lý thư viện Kipos Kết quả của bước này là danh mục tình trạng của tài liệu dự kiến bổ sung như Hình 2.4, so với nguồn tài liệu hiện có tại thư viện.4: Danh mục tình trạng tài liệu dự kiến bổ sung Bước 2. Kiểm tra tính phù hợp Ở bước này, cần xác định những tài liệu đã được kiểm tra ở bước 1 có đáp ứng đúng yêu cầu của chương trình đào tạo không (đối những 14 tài liệu từ nguồn 1). Để thực hiện, cán bộ thư viện phải kiểm tra lần lượt từng tài liệu so với chương trình đào tạo. Tài liệu đáp ứng đúng yêu cầuo nếu có trong mục tài liệu tham khảo của đề cương chi tiết và ngược lại.
Lập danh mục tài liệu đủ điều kiện để bổ sung Sau khi thực hiện xong công việc ở giai đoạn 1 và giai đoạn 2, ở giai đoạn này, cán bộ bổ sung lập danh mục tài liệu đủ điều kiện bổ sung. Ban Giám đốc của Trung tâm căn cứ vào tình trạng, nhu cầu thực tế tại từng thời điểm để tham mưu, đề nghị nhà Trường cho phép mua bổ sung. Nhận xét, đánh giá Hiện nay, tất cả các giai đoạn, các bước trong công việc bổ sung tài liệu trên đều được thực hiện hầu như thủ công, quá trình này có nhiều thao tác được lặp đi lặp lại. Vì vậy, cán bộ thư viện cần nhiều thời gian để có thể hoàn thành được công việc.
Quá trình nghiệp vụ để thực hiện công tác bổ sung tài liệu được mô tả như Hình 2. Trong quá trình này, chỉ giai đoạn 2 là có sử dụng phần mềm quản lý thư viện Kipos để thực hiện tra cứu. Tuy nhiên: + Tại bước 1 (kiểm tra trùng lặp so với những tài liệu hiện có trong thư viện), phần mềm quản lý thư viện Kipos chỉ hỗ trợ cán bộ bổ sung tra cứu lần lượt từng cuốn tài liệu một, không hỗ trợ tra cứu theo một danh sách có sẵn. Vì thế, nếu danh mục tài liệu dự kiến bổ sung có số lượng đầu tài liệu lớn (có thể lên tới hàng trăm đầu tài liệu) thì cán bộ bổ sung sẽ phải thực hiện lặp lại một nhóm các thao tác rất nhiều lần (có thể lên tới hàng trăm lần).
Do đó, để hoàn thành công việc này thì cán bộ thư viện phải mất rất nhiều thời gian. + Tại bước 2 (kiểm tra tính phù hợp), phiên bản phần mềm quản lý thư viện Kipos đang được sử dụng tại Trung tâm không có chức năng hỗ trợ người dùng xác định một cuốn tài liệu có phù hợp với chương trình đào tạo hay không. Vì vậy, để hoàn thành công việc này thì cán bộ thư viện phải thực hiện hoàn toàn thủ công và cần rất nhiều thời gian. 15 Như vậy, để hoàn thành việc bổ sung một danh mục tài liệu với quy trình hiện tại thì cán bộ thư viện phải cần rất nhiều thời gian, chi phí thời gian chủ yếu vào các nhóm thao tác tra cứu lặp đi lặp lại.