Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh toàn cầu hóa và sự phát triển nhanh chóng của ngành sản xuất điện tử, việc đảm bảo tiến độ giao hàng đúng hạn trở thành yếu tố sống còn đối với các doanh nghiệp. Theo báo cáo của Group Intellect Power Technology Ltd (GIPT), trong năm 2017, tỷ lệ các đơn đặt hàng (PO) chưa được xác nhận ngày giao hàng chiếm khoảng 37%, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín và hiệu quả kinh doanh của công ty. Vấn đề này đặc biệt nổi bật trong mối quan hệ hợp tác giữa GIPT và khách hàng lớn FRIWO (Đức), chiếm tới 40% doanh thu năm 2017 của GIPT. Mục tiêu nghiên cứu nhằm phân tích nguyên nhân gây ra tình trạng chậm xác nhận ngày giao hàng PO, từ đó đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình nhằm nâng cao tỷ lệ xác nhận giao hàng đúng hạn, giảm tỷ lệ PO chưa xác nhận xuống dưới 10% trong vòng 2 tuần kể từ khi nhận PO.

Phạm vi nghiên cứu tập trung vào hoạt động sản xuất và quản lý đơn hàng tại GIPT trong giai đoạn từ tháng 5 đến tháng 7 năm 2017, với trọng tâm là các quy trình liên quan đến mua hàng, kỹ thuật, kiểm soát sản xuất và giao tiếp nội bộ cũng như với khách hàng FRIWO. Ý nghĩa của nghiên cứu được thể hiện qua việc cải thiện hiệu quả chuỗi cung ứng, tăng cường sự hài lòng của khách hàng, đồng thời giảm thiểu chi phí phát sinh do giao hàng trễ như chi phí vận chuyển khẩn cấp.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên hai lý thuyết chính: Lý thuyết Quản lý Chuỗi Cung ứng (Supply Chain Management - SCM) và Mô hình Quản lý Giao tiếp Nội bộ (Internal Communication Management). SCM nhấn mạnh vai trò của việc phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận trong chuỗi cung ứng để đảm bảo dòng chảy vật liệu và thông tin liên tục, giảm thiểu tồn kho và rủi ro giao hàng trễ. Mô hình Quản lý Giao tiếp Nội bộ tập trung vào việc tối ưu hóa luồng thông tin giữa các phòng ban nhằm nâng cao hiệu quả phối hợp và ra quyết định.

Các khái niệm chính bao gồm:

  • Đơn đặt hàng (Purchase Order - PO)
  • Danh sách nhà cung cấp được phê duyệt (Approved Vendor List - AVL)
  • Thời gian dẫn (Leadtime)
  • Thay đổi kỹ thuật (Engineering Change Notice - ECN)
  • Chạy thử kỹ thuật (Engineering Pilot Run - EPR)
  • Chỉ số hiệu suất chính (Key Performance Indicator - KPI)

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp nghiên cứu hỗn hợp, kết hợp phân tích định lượng và định tính. Dữ liệu định lượng được thu thập từ hệ thống PO tracker của GIPT trong ba tháng liên tiếp (tháng 5, 6, 7 năm 2017), với tổng số PO lần lượt là 195, 187 và 191 đơn hàng. Tỷ lệ PO chưa xác nhận lần lượt là 43%, 31% và 37%. Dữ liệu định tính được thu thập qua 4 cuộc phỏng vấn sâu với các nhân sự chủ chốt của GIPT và FRIWO, bao gồm các vị trí như Quản lý kỹ thuật, Trưởng nhóm kiểm soát sản xuất, Nhân viên kế hoạch đơn hàng và Trợ lý bán hàng.

Phương pháp phân tích bao gồm:

  • Phân tích nguyên nhân gốc rễ (Root Cause Analysis) dựa trên sơ đồ nguyên nhân - kết quả (Cause-Effect Map)
  • Đánh giá hiệu quả giao tiếp nội bộ và với khách hàng
  • Đề xuất mô hình cải tiến quy trình dựa trên kết quả phân tích và thực tiễn vận hành

Timeline nghiên cứu kéo dài từ tháng 5 đến tháng 11 năm 2017, bao gồm giai đoạn thu thập dữ liệu, phân tích, đề xuất giải pháp và lập kế hoạch hành động.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Tỷ lệ PO chưa xác nhận cao: Tỷ lệ PO chưa được xác nhận ngày giao hàng dao động từ 31% đến 43% trong giai đoạn khảo sát, với trung bình khoảng 37%. Đây là nguyên nhân chính gây ra sự không hài lòng từ phía khách hàng FRIWO.

  2. Nguyên nhân liên quan đến vật tư chiếm tỷ lệ lớn: Trong số các nguyên nhân gây chậm xác nhận, các vấn đề liên quan đến danh sách nhà cung cấp được phê duyệt (AVL) và chất lượng vật tư chiếm hơn 50% các trường hợp. Cụ thể, hơn 55% các vấn đề liên quan đến AVL không được giải quyết trong vòng 14 ngày kể từ khi phát hiện.

  3. Thời gian dẫn vật tư ngày càng ngắn: So sánh giữa tháng 7 năm 2016 và tháng 7 năm 2017 cho thấy thời gian dẫn yêu cầu của khách hàng rút ngắn từ 28 tuần xuống còn 20 tuần, đồng thời số lượng PO dự trữ vật tư dài hạn giảm, làm tăng áp lực lên quy trình mua hàng và sản xuất.

  4. Vấn đề kỹ thuật và kiểm soát sản xuất: Quá trình phê duyệt sản phẩm mới và thay đổi kỹ thuật (EPR, ECN) mất từ 1 đến 2 tháng, gây trì hoãn trong việc đặt mua vật tư và xác nhận ngày giao hàng. Ngoài ra, việc thiếu hụt lao động sau các kỳ nghỉ lễ dài cũng ảnh hưởng đến năng lực sản xuất và kế hoạch giao hàng.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của việc chậm xác nhận ngày giao hàng là do sự thiếu đồng bộ và giao tiếp kém hiệu quả giữa các bộ phận trong GIPT cũng như giữa GIPT và khách hàng FRIWO. Các vấn đề về AVL và chất lượng vật tư phản ánh sự phức tạp trong quản lý nhà cung cấp và điều chỉnh điều kiện giao hàng (chuyển từ FOB sang EXW), làm kéo dài thời gian thương thảo và xác nhận giá cả. Việc rút ngắn thời gian dẫn yêu cầu từ khách hàng tạo áp lực lớn lên chuỗi cung ứng, khiến GIPT khó dự báo và chuẩn bị vật tư kịp thời.

So với các nghiên cứu trong ngành sản xuất điện tử, kết quả này tương đồng với các báo cáo về tầm quan trọng của giao tiếp liên phòng ban và quản lý chuỗi cung ứng linh hoạt để đáp ứng nhu cầu khách hàng thay đổi nhanh chóng. Việc áp dụng mô hình giao tiếp cải tiến và KPI theo dõi tỷ lệ PO chưa xác nhận được kỳ vọng sẽ nâng cao hiệu quả phản hồi và giảm thiểu rủi ro giao hàng trễ.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện tỷ lệ PO chưa xác nhận theo tháng, biểu đồ tròn phân bổ nguyên nhân chậm xác nhận, và bảng so sánh thời gian dẫn yêu cầu giữa các năm.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Thiết lập báo cáo tuần từ bộ phận mua hàng và kỹ thuật: Yêu cầu các bộ phận báo cáo chi tiết các vấn đề về vật tư và kỹ thuật, kèm theo ngày hoàn thành dự kiến. Mục tiêu giảm tỷ lệ PO chưa xác nhận xuống dưới 10% trong vòng 2 tuần. Chủ thể thực hiện: Bộ phận Mua hàng và Kỹ thuật. Thời gian: bắt đầu ngay từ tháng 7 năm 2018.

  2. Tổ chức họp lịch trình sản xuất hàng tuần: Các bộ phận Mua hàng, Kỹ thuật, Kiểm soát vật tư, Kiểm soát sản xuất và Marketing họp để rà soát PO chưa có ngày giao hàng, phối hợp giải quyết nhanh các vấn đề tồn đọng. Chủ thể thực hiện: Ban quản lý sản xuất. Thời gian: hàng tuần từ tháng 7 năm 2018.

  3. Xây dựng KPI theo dõi tỷ lệ PO chưa xác nhận: Đưa chỉ số này vào đánh giá hiệu suất làm việc của các bộ phận liên quan, khuyến khích cải tiến liên tục. Chủ thể thực hiện: Ban lãnh đạo công ty. Thời gian: áp dụng từ tháng 8 năm 2018.

  4. Thiết lập bảng thời gian dẫn chuẩn và danh sách vật tư quan trọng: Cùng khách hàng FRIWO thống nhất thời gian dẫn chuẩn dựa trên vật tư có thời gian dài nhất, đồng thời duy trì danh sách vật tư quan trọng cần theo dõi hàng tuần để đẩy nhanh giải quyết vấn đề. Chủ thể thực hiện: Bộ phận Mua hàng và Quản lý dự án. Thời gian: hoàn thành trong quý 3 năm 2018.

  5. Cải tiến công cụ theo dõi PO (PO Tracker): Thêm thông tin phân biệt ngày giao hàng xác nhận và ngày giao hàng ước tính, giúp khách hàng hiểu rõ mức độ rủi ro và điều chỉnh kế hoạch phù hợp. Chủ thể thực hiện: Bộ phận Marketing và IT. Thời gian: triển khai trong tháng 8 năm 2018.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Quản lý chuỗi cung ứng và mua hàng: Nghiên cứu cung cấp cái nhìn sâu sắc về các vấn đề thực tiễn trong quản lý đơn hàng và vật tư, giúp cải thiện quy trình đặt hàng và giao tiếp với nhà cung cấp.

  2. Nhà quản lý sản xuất: Tham khảo các giải pháp phối hợp giữa các bộ phận kỹ thuật, kiểm soát sản xuất và mua hàng để nâng cao hiệu quả sản xuất và đáp ứng tiến độ giao hàng.

  3. Chuyên gia tư vấn quản lý doanh nghiệp: Tài liệu cung cấp mô hình phân tích nguyên nhân và đề xuất cải tiến quy trình có thể áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất khác trong ngành điện tử và công nghiệp chế tạo.

  4. Sinh viên và nghiên cứu sinh ngành Quản trị Kinh doanh và Logistics: Luận văn là nguồn tham khảo thực tiễn về ứng dụng lý thuyết quản lý chuỗi cung ứng và giao tiếp nội bộ trong môi trường doanh nghiệp đa quốc gia.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao tỷ lệ PO chưa xác nhận lại cao trong giai đoạn nghiên cứu?
    Do nhiều nguyên nhân như vấn đề về danh sách nhà cung cấp được phê duyệt (AVL), chất lượng vật tư, thay đổi kỹ thuật và năng lực sản xuất bị ảnh hưởng bởi thiếu hụt lao động sau kỳ nghỉ lễ. Ví dụ, hơn 55% vấn đề AVL không được giải quyết trong 14 ngày.

  2. Làm thế nào để cải thiện giao tiếp giữa các bộ phận trong công ty?
    Thiết lập báo cáo tuần, họp lịch trình sản xuất hàng tuần và sử dụng công cụ theo dõi PO cải tiến giúp các bộ phận cập nhật kịp thời thông tin và phối hợp giải quyết vấn đề nhanh chóng.

  3. Vai trò của khách hàng trong việc giảm thiểu chậm trễ giao hàng là gì?
    Khách hàng cần đặt PO với thời gian dẫn hợp lý, cung cấp đầy đủ thông tin kỹ thuật và phê duyệt sản phẩm nhanh chóng để giảm thiểu thời gian chờ đợi và rủi ro phát sinh.

  4. KPI nào được đề xuất để theo dõi hiệu quả cải tiến?
    Tỷ lệ PO chưa xác nhận ngày giao hàng trong vòng 2 tuần sau khi nhận PO, mục tiêu giảm xuống dưới 10%, được sử dụng làm chỉ số đánh giá hiệu quả phối hợp và phản hồi.

  5. Chi phí thực hiện các giải pháp cải tiến là bao nhiêu?
    Tổng chi phí ước tính khoảng 35,9 triệu VND mỗi tháng, bao gồm chi phí nhân sự cho báo cáo tuần, họp lịch trình và thưởng KPI, trong khi các cải tiến về công cụ và bảng thời gian dẫn gần như không phát sinh chi phí đáng kể.

Kết luận

  • Tỷ lệ PO chưa xác nhận ngày giao hàng trung bình khoảng 37% gây ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín và hiệu quả kinh doanh của GIPT.
  • Nguyên nhân chính bao gồm vấn đề về AVL, chất lượng vật tư, thay đổi kỹ thuật và năng lực sản xuất bị ảnh hưởng bởi thiếu hụt lao động.
  • Giao tiếp nội bộ và với khách hàng chưa hiệu quả, dẫn đến chậm trễ trong việc cung cấp thông tin xác nhận ngày giao hàng.
  • Các giải pháp cải tiến tập trung vào thiết lập báo cáo tuần, họp lịch trình sản xuất, KPI theo dõi và cải tiến công cụ theo dõi PO đã được đề xuất và triển khai.
  • Kế hoạch hành động chi tiết từ tháng 7 đến tháng 11 năm 2018 nhằm giảm tỷ lệ PO chưa xác nhận xuống dưới 10%, nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng và sự hài lòng của khách hàng.

Để tiếp tục nâng cao hiệu quả, các doanh nghiệp trong ngành sản xuất điện tử nên áp dụng mô hình giao tiếp tích hợp và quản lý chuỗi cung ứng linh hoạt, đồng thời duy trì sự phối hợp chặt chẽ với khách hàng và nhà cung cấp. Hành động ngay hôm nay để cải thiện quy trình xác nhận giao hàng sẽ giúp doanh nghiệp tăng cường năng lực cạnh tranh trên thị trường toàn cầu.