Luận Văn Thạc Sĩ Về Xác Nhận Giao Hàng Late PO Tại Công Ty TNHH Công Nghệ Sức Mạnh Tập Thể

Công ty TNHH Công Nghệ Sức Mạnh Tập Thể (GIPT) đã có hơn hai thập kỷ kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế và sản xuất sản phẩm điện tử. GIPT chuyên cung cấp các sản phẩm chuyển đổi năng lượng và dịch vụ sản xuất hợp đồng OEM và ODM cho khách hàng toàn cầu. Với trụ sở chính tại Hồng Kông và ba nhà máy tại Trung Quốc và Việt Nam, GIPT hiện có hơn 3.000 nhân viên và 43.000 mét vuông không gian sản xuất. Mục tiêu của công ty là đạt được chất lượng tối ưu với phương pháp linh hoạt và tiết kiệm chi phí. Khách hàng chính của GIPT đến từ châu Âu, Mỹ và châu Á, trong đó FRIWO là khách hàng lớn nhất, đóng góp khoảng 40% doanh thu năm 2017.

Trong năm 2017, GIPT đã gặp phải nhiều phàn nàn từ khách hàng về việc không thể cung cấp xác nhận giao hàng kịp thời. Khách hàng yêu cầu xác nhận giao hàng trong vòng hai tuần, nhưng GIPT không thể đáp ứng do nhiều nguyên nhân khác nhau. Dữ liệu từ bảng theo dõi đơn hàng (PO tracker) cho thấy tỷ lệ đơn hàng không được xác nhận lên tới 43%, 31% và 37% trong các tháng 5, 6 và 7. Điều này đã ảnh hưởng nghiêm trọng đến hình ảnh của GIPT và khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

Nguyên nhân chính dẫn đến việc giao hàng trễ bao gồm các vấn đề liên quan đến vật liệu, kỹ thuật và kiểm soát sản xuất. Các vấn đề về vật liệu như chất lượng và thời gian giao hàng từ nhà cung cấp đã gây khó khăn cho GIPT trong việc cung cấp lịch giao hàng chính xác. Đặc biệt, sự thay đổi trong điều khoản giao hàng từ FOB sang EXW đã làm tăng thời gian cần thiết để hoàn tất các thủ tục cần thiết. Ngoài ra, các vấn đề kỹ thuật liên quan đến quy trình sản xuất và thay đổi thiết kế cũng đã làm chậm tiến độ.

Quy trình xử lý đơn hàng tại GIPT bắt đầu từ việc nhận đơn hàng từ FRIWO, sau đó nhập thông tin vào hệ thống ERP. Các bộ phận liên quan như kiểm soát vật liệu và kỹ thuật cần phối hợp chặt chẽ để đảm bảo thông tin đầy đủ và chính xác. Tuy nhiên, sự thiếu hụt thông tin và giao tiếp không hiệu quả giữa các bộ phận đã dẫn đến việc không thể cung cấp lịch giao hàng kịp thời. Việc cải thiện quy trình giao tiếp và chia sẻ thông tin giữa các bộ phận là rất cần thiết để nâng cao hiệu quả hoạt động.

Để khắc phục tình trạng giao hàng trễ, GIPT cần thiết lập một kênh giao tiếp hiệu quả giữa các bộ phận và với FRIWO. Việc sử dụng các công cụ quản lý dự án và báo cáo định kỳ sẽ giúp các bên liên quan nắm bắt thông tin kịp thời và chính xác hơn. Ngoài ra, việc đào tạo nhân viên về quy trình làm việc và tầm quan trọng của việc cung cấp thông tin kịp thời cũng sẽ góp phần nâng cao hiệu suất làm việc. Cải thiện quy trình giao hàng không chỉ giúp GIPT nâng cao hình ảnh mà còn tăng cường sự hài lòng của khách hàng.