Chương 1: Cơ sở của việc ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ hiện hành. Trong chương này, luận văn trình bày cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn và cơ sở pháp lý của việc nghiên cứu từ đó nêu bật được lợi ích của việc ứng dụng CNTT trong công tác chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ hiện hành Chương 2: Yêu cầu và quy trình ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu lưu trữ. Ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu là một phương pháp mới vì vậy cần có những yêu cầu đối với việc ứng dụng CNTT trong chỉnh lý để đảm bảo kết quả sau chỉnh lý phải đáp ứng các yêu cầu của ngành lưu trữ. Cùng với việc đề xuất một quy trình chỉnh lý tài liệu mới có sự hỗ trợ của máy tính và phần mềm máy tính, luận văn cũng đưa kết quả thử nghiệm ứng dụng CNTT trong lập và khôi phục hồ sơ tại lưu trữ hiện hành Bộ KH&CN - Một khâu quan trọng trong quy trình chỉnh tài liệu - để khẳng định tính khả thi của phương pháp chỉnh lý này.
Chương 3: Những điều kiện đảm bảo cho việc ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ hiện hành. Nôi dụng chương 3 là những phân tích thuận lợi, khó khăn khi ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu. Từ những thuận lợi khó khăn này sẽ đề xuất những yếu tố đảm bảo cho việc ứng dụng CNTT trong thực tế chỉnh lý tài liệu tại các lưu trữ hiện hành. Cũng trong chương 3, luận văn đề xuất những khuyến nghị với cơ quan quản lý các cấp khi triển khai ứng dụng CNTT trong thực tế.
16 z PHẦN NỘI DUNG Chƣơng 1 CƠ SỞ CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ HIỆN HÀNH Chỉnh lý tài liệu là một hoạt động nghiệp vụ thường xuyên của các lưu trữ hiện hành. Bản chất của chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, là việc tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị, hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu và xây dựng các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý. Với khối tài liệu thu thập hàng năm tại các lưu trữ hiện hành, chỉnh lý tài liệu nhằm mục đích tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Trong quá trình chỉnh lý sẽ loại ra những giấy tờ không phải tài liệu hoặc các tài liệu đã hết giá trị để tiêu huỷ, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản.
Việc tổ chức các đợt chỉnh lý tài liệu, đặc biệt là tài liệu dạng bó gói phải đảm bảo nguyên tắc là khi phân loại, chỉnh sửa hoàn thiện, khôi phục hoặc lập mới hồ sơ phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức hình thành tài liệu, mối liên hệ logic và lịch sử của tài liệu. Bản chất của công tác chỉnh lý tài liệu như vậy, nhưng cho đến nay hầu hết các hoạt động nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu mà các cán bộ lưu trữ đang thực hiện chủ yếu được tiến hành thủ công. Có nghĩa là, hàng hoạt các 17 z thao tác nghiệp vụ như: phân loại, hệ thống hóa tài liệu, khôi phục, biên mục hồ sơ.
đều thực hiện bằng tay và bằng trí nhớ của các cán bộ lưu trữ. Điều này đã gây áp lực lớn cho các cán bộ lưu trữ khi thực hiện nhiệm vụ của mình và làm cho quá trình chỉnh lý tài liệu theo nghiệp vụ lưu trữ bị chậm lại. Một hậu quả tất yếu xảy ra đó là việc khối lượng tài liệu chưa được chỉnh lý ngày càng tăng đặc biệt là khối tài liệu dạng bó gói đang hình thành ngày càng nhiều trong các lưu trữ hiện hành. Trong xu thế đưa nhanh các ứng dụng CNTT vào trong đời sống kinh tế xã hội, việc nghiên ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ nói chung và trong nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu nói riêng cũng cần được tính đến như một giải pháp nhằm giảm nhẹ áp lực cho các lưu trữ hiện hành.
Việc đặt ra một nhiệm vụ nghiên cứu ứng dụng CNTT vào quy trình chỉnh lý tài liệu dựa vào các cơ sở sau đây: 1. Cơ sở lý luận Ngành lưu trữ có hệ thống tổ chức từ trung ương là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đến các trung tâm lưu trữ nhà nước các tỉnh, thành phố, các lưu trữ hiện hành của các bộ, ngành, các cơ quan, đơn vị tổ chức trong đời sống kinh tế xã hội. Lưu trữ là một ngành khoa học. Ngành lưu trữ có đội ngũ cán bộ chuyên ngành, có hệ thống lý luận về khoa học lưu trữ và có hệ thống các cơ sở đào tạo cán bộ làm công tác lưu trữ.
Đối tượng của khoa học lưu trữ chính là các tài liệu được lựa chọn để đưa vào kho lưu trữ các cấp. Chỉnh lý tài liệu là một nghiệp vụ cơ bản và quan trọng trong công tác lưu trữ, là tổng hợp của nhiều hoạt động nghiệp vụ lưu trữ khác như bổ sung, phân loại tài liệu, khôi phục và hoàn chỉnh hồ sơ từ những tài liệu rời lẻ, xác định giá trị tài liệu, hệ thống hóa, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu v. Mỗi quy trình nghiệp vụ đó lại có những đặc thù riêng vì vậy, chỉnh lý tài liệu là một công việc phức tạp trong hoạt động lưu trữ và là một hoạt động nghiệp vụ có tính khoa học cao. 18 z Với khối tài liệu rời lẻ (còn được gọi là tài liệu bó gói), việc lập hồ sơ và khôi phục lại hồ sơ là một công việc khó khăn và mất nhiều công sức trong chuỗi công việc liên tiếp của quy trình chỉnh lý tài liệu, chỉ khi đã lập được hồ sơ dù đó là tài liệu bó gói hay hồ sơ đã được lập ở giai đoạn văn thư thì các bước còn lại của quy trình chỉnh lý mới thực hiện được.
Với những tài liệu rời lẻ, dạng bó gói thì mỗi tài liệu chứa đựng một lượng thông tin nhất định. Trong số những tài liệu khác nhau sẽ có một số tài liệu (riêng lẻ) tuy chứa đựng các thông tin khác nhau nhưng cùng có liên quan đến một đối tượng, một việc, một sự việc. Nếu được sắp xếp theo “một phương pháp hay một nguyên tắc nhất định” thì chúng sẽ tạo thành một hồ sơ công việc. Chẳng hạn, tài liệu trong hồ sơ phê duyệt đề tài: “Nghiên cứu thiết kế và công nghệ chế tạo tàu khách chạy biển cỡ lớn (>300 khách), tốc độ cao".
Khi còn là tài liệu rời lẻ mỗi tài liệu chứa một loại thông tin khác nhau: Biên bản họp hội đồng thẩm định mang thông tin về việc tư vấn cho cấp có thẩm quyền cân nhắc việc có cho triển khai đề tài hay không; Quyết định phê duyệt mang thông tin về việc cho phép triển khai đề tài; Thuyết minh đề tài mang thông tin về các nội dung nghiên cứu, báo cáo khảo sát mang thông tin về kết quả khảo sát thực tế. Tuy nhiên tất cả những tài liệu này đều liên quan đến việc nghiên cứu thiết kế và công nghệ chế tạo tàu khách chạy biển cỡ lớn. Khi những tài liệu rời lẻ này được tập hợp lại và sắp xếp theo một nguyên tắc nhất định (chẳng hạn theo tiến trình giải quyết công việc) thì nó sẽ trở thành Hồ sơ: “Nghiên cứu thiết kế và công nghệ chế tạo tàu khách chạy biển cỡ lớn (>300 khách), tốc độ cao” thuộc Chương trình KC-06-02. Và như vậy, các tài liệu có trong một hồ sơ được liên kết với nhau bởi cùng chứa đựng thông tin phản ánh các khía cạnh khác nhau về một đối tượng, một việc hoặc một sự việc cụ thể trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Nếu xét về đơn vị hồ sơ (hay đơn vị bảo quản) trong một phông lưu trữ thì: Mỗi hồ sơ chứa đựng thông tin về một công việc, một việc hay một 19 z sự việc của một cơ quan, tổ chức và nó phản ánh một khía cạnh nhất định chức năng nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức đó. Ví dụ: đối với phông lưu trữ Bộ Khoa học và Công nghệ, Hồ sơ “Dự án xây dựng Nghị định 115/2005/ NĐ-CP của Chính phủ về Quy định cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm của tổ chức KH&CN công lập” mang thông tin về sự thay đổi cơ chế quản lý của Nhà nước đối với các tổ chức KH&CN công lập, tháo gỡ những ràng buộc để tạo điều kiện cho các tổ chức KH&CN chủ động hơn trong hoạt động KH&CN. Hồ sơ này phản ánh nhiệm vụ xây dựng văn bản QPPL quản lý lĩnh vực KH&CN của Bộ Khoa học và Công nghệ. Hoặc như Hồ sơ “Nghiên cứu, thiết kế chế tạo các thiết bị để cơ giới hóa và tự động hóa dây truyền sản xuất gạch nung liên tục kiểu đứng” mang thông tin về việc hỗ trợ doanh nghiệp nghiên cứu khoa học và đổi mới công nghệ.
Hồ sơ này phản ánh chức năng quản lý KH&CN trong lĩnh vực xây dựng…. Mỗi một hồ sơ mang thông tin phản ánh một khía cạnh trong chức năng, nhiệm vụ của Bộ Khoa học và Công nghệ trong một thời điểm lịch sử cụ thể. Và như vậy, toàn bộ hồ sơ trong phông lưu trữ khi được tổ chức theo một phương án phân loại khoa học thì hệ thống hồ sơ này sẽ phản ánh sự hình thành và phát triển, phản ánh chức năng nhiệm vụ của Bộ Khoa học và Công nghệ. Mối liên hệ, liên kết giữa các hồ sơ để tạo thành một phông lưu trữ cũng chính là những thông tin chứa đựng trong từng hồ sơ và phản ánh chức năng nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức - đơn vị hình thành phông.
Đối với loại tài liệu đã được lập hồ sơ ở giai đoạn văn thư (còn gọi là Hồ sơ công việc hoặc Hồ sơ hiện hành), chỉnh lý tài liệu chính là việc thông qua các thông tin mà một hồ sơ phản ánh, cán bộ lưu trữ lựa chọn sắp xếp chúng theo một nguyên tắc và phương án nhất định nhằm bảo quản an toàn, lâu dài tài liệu và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu cho những mục đích chính đáng của xã hội.