Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh toàn cầu hóa và tự do hóa thị trường, các doanh nghiệp sản xuất đang phải đối mặt với áp lực cạnh tranh ngày càng gay gắt, đòi hỏi khả năng phản ứng nhanh với nhu cầu khách hàng và sự biến động của thị trường. Theo báo cáo ngành, việc triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đã trở thành giải pháp trọng yếu giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình sản xuất, quản lý dữ liệu và nâng cao hiệu quả vận hành. Công ty FrieslandCampina Vietnam (FCV), một đơn vị sản xuất sữa hàng đầu tại Việt Nam, đã áp dụng hệ thống ERP SAP Align từ năm 2016 nhưng vẫn gặp phải các vấn đề về quy trình sản xuất chưa chuẩn hóa và dữ liệu gốc trên hệ thống chưa đồng bộ, chính xác.

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là tái cấu trúc mô đun sản xuất trong hệ thống ERP của FCV nhằm tiêu chuẩn hóa quy trình và bộ dữ liệu, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và sản xuất. Nghiên cứu tập trung vào phạm vi thời gian từ tháng 8/2017 đến tháng 12/2017 tại chi nhánh FCV ở Bình Dương, với trọng tâm là mô đun sản xuất theo nhu cầu (Make To Demand - MTD). Việc chuẩn hóa này không chỉ giúp đồng bộ dữ liệu giữa các chi nhánh mà còn giảm thiểu thất thoát, nâng cao độ chính xác trong dự báo và kiểm soát sản xuất, góp phần cải thiện các chỉ số hiệu suất sản xuất và quản lý kho.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên hai lý thuyết và mô hình chính:

  1. Lý thuyết Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP): ERP được định nghĩa là hệ thống tích hợp quản lý các nguồn lực của doanh nghiệp nhằm tối ưu hóa quy trình sản xuất, mua bán, phân phối và kế toán. ERP giúp doanh nghiệp giảm tồn kho, nâng cao khả năng đáp ứng đơn hàng và cải thiện hiệu suất tổng thể.
  2. Mô hình Hoạch định sản xuất (Production Planning): Bao gồm các bước lập kế hoạch bán hàng và sản xuất (S&OP), hoạch định yêu cầu vật tư (MRP), hoạch định năng lực (CRP) và kiểm soát sản xuất. Nghiên cứu tập trung vào quy trình từ tạo đơn hàng sản xuất đến đăng biên nhận thành phẩm (Good Receipt).
  3. Phương pháp Kanban trong sản xuất: Kanban là phương pháp kiểm soát sản xuất và lưu lượng vật liệu theo nhu cầu thực tế, giúp giảm tồn kho và tăng tính linh hoạt trong sản xuất.
  4. Phương pháp triển khai ASAP (Accelerated SAP): Đây là phương pháp triển khai SAP hiệu quả, tối ưu thời gian và nguồn lực qua các giai đoạn chuẩn bị, xác nhận phạm vi, thiết kế, hiện thực, chuyển tiếp, chăm sóc đặc biệt và trao quyền quản lý.

Các khái niệm chuyên ngành quan trọng bao gồm: Master Data (dữ liệu gốc), Bill Of Material (BOM), Production Version, và các quy trình MTD-P (Make To Demand Production).

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu chính được thu thập trực tiếp tại công ty FrieslandCampina Vietnam chi nhánh Bình Dương trong 4 tháng (08/2017 - 12/2017). Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm toàn bộ quy trình sản xuất và dữ liệu hệ thống ERP liên quan đến mô đun sản xuất. Phương pháp chọn mẫu là phương pháp toàn diện, tập trung vào các bộ phận sản xuất, kho, và quản lý dữ liệu.

Phân tích dữ liệu được thực hiện qua các bước:

  • Đánh giá hiện trạng quy trình và dữ liệu trên hệ thống SAP hiện tại.
  • So sánh với mẫu chuẩn của tập đoàn để xác định điểm khác biệt và sai sót.
  • Thiết kế giải pháp tái cấu trúc dựa trên phương pháp ASAP và các tiêu chuẩn tập đoàn.
  • Thực hiện vệ sinh và tiêu chuẩn hóa dữ liệu gốc (mã vật tư, BOM, phiên bản sản xuất).
  • Đào tạo người dùng cuối và triển khai quy trình mới.
  • Theo dõi và quản lý dữ liệu rác sau khi triển khai.

Timeline nghiên cứu kéo dài 10 tháng, từ tháng 08/2017 đến tháng 06/2018, bao gồm các giai đoạn chuẩn bị, thiết kế, hiện thực, chuyển tiếp và chăm sóc đặc biệt.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Quy trình sản xuất chưa chuẩn hóa: Hai quy trình chính là sản xuất bán thành phẩm và đóng gói thành phẩm chưa có sự đồng bộ về thứ tự công việc và phân công trách nhiệm rõ ràng. Ví dụ, đơn hàng sản xuất kéo dài từ 28 đến 60 giờ, nguyên vật liệu chỉ được xác nhận tiêu thụ sau khi kết thúc đơn hàng, gây khó khăn trong quản lý tồn kho và kế hoạch sản xuất.
  2. Dữ liệu gốc trên hệ thống SAP tồn đọng nhiều lỗi: Hơn 30% mã vật tư không còn sử dụng hoặc không đạt chuẩn, BOM và phiên bản sản xuất không chính xác, gây ra nhiều rác dữ liệu và ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành.
  3. Ứng dụng phương pháp Kanban chưa đồng bộ: Một số khu vực sản xuất chưa áp dụng hệ thống quản lý kho bằng mã vạch, dẫn đến việc tiêu thụ nguyên vật liệu thủ công, làm giảm hiệu quả kiểm soát và tăng rủi ro sai sót.
  4. Đào tạo và phân quyền người dùng chưa hiệu quả: Chỉ khoảng 20% nhân viên sản xuất thành thạo sử dụng SAP, tài liệu đào tạo không còn phù hợp, dẫn đến việc truyền đạt kiến thức chủ yếu qua truyền miệng, làm giảm hiệu quả áp dụng hệ thống mới.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các vấn đề trên xuất phát từ việc triển khai hệ thống ERP ban đầu chưa đồng bộ với quy trình sản xuất thực tế và thiếu sự chuẩn hóa dữ liệu. So với các nghiên cứu trong ngành, việc áp dụng phương pháp ASAP và tiêu chuẩn hóa dữ liệu gốc đã được chứng minh là giải pháp hiệu quả để nâng cao chất lượng triển khai ERP. Việc chuẩn hóa quy trình và dữ liệu giúp giảm thiểu sai sót, tăng tính minh bạch và khả năng kiểm soát trong sản xuất.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ mức độ ảnh hưởng của các vấn đề đến hiệu quả sản xuất, bảng thống kê tỷ lệ mã vật tư lỗi và biểu đồ tiến độ đào tạo người dùng cuối. Những kết quả này cho thấy sự cần thiết của việc nâng cấp hệ thống và đào tạo bài bản để đạt được hiệu quả tối ưu.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tiêu chuẩn hóa quy trình sản xuất theo mẫu tập đoàn: Thiết kế và áp dụng quy trình sản xuất mới với phân công trách nhiệm rõ ràng, rút ngắn chu kỳ đơn hàng xuống dưới 30 giờ, đảm bảo tính đồng bộ và minh bạch. Chủ thể thực hiện: Ban quản lý sản xuất, timeline: 3 tháng.
  2. Vệ sinh và chuẩn hóa dữ liệu gốc trên hệ thống ERP: Xóa bỏ mã vật tư không sử dụng, cập nhật BOM và phiên bản sản xuất chính xác theo công thức chuẩn, giảm rác dữ liệu ít nhất 80%. Chủ thể thực hiện: Nhóm IT và quản lý dữ liệu, timeline: 4 tháng.
  3. Mở rộng áp dụng hệ thống quản lý kho bằng mã vạch (WM): Triển khai đồng bộ tại tất cả các khu vực sản xuất để nâng cao hiệu quả kiểm soát nguyên vật liệu và giảm sai sót thủ công. Chủ thể thực hiện: Bộ phận kho và sản xuất, timeline: 6 tháng.
  4. Đào tạo bài bản và phân quyền rõ ràng cho người dùng cuối: Xây dựng tài liệu đào tạo mới, tổ chức các khóa đào tạo chính thức cho ít nhất 90% nhân viên sản xuất, đảm bảo họ thành thạo sử dụng hệ thống ERP. Chủ thể thực hiện: Ban đào tạo và quản lý nhân sự, timeline: 3 tháng.
  5. Thiết lập quy trình quản lý và xử lý dữ liệu rác sau triển khai: Định kỳ kiểm tra, làm sạch dữ liệu để duy trì chất lượng hệ thống, giảm thiểu lỗi phát sinh. Chủ thể thực hiện: Nhóm quản lý dữ liệu, timeline: liên tục sau triển khai.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Các nhà quản lý sản xuất trong ngành công nghiệp thực phẩm và sữa: Giúp hiểu rõ cách thức chuẩn hóa quy trình và dữ liệu ERP để nâng cao hiệu quả sản xuất.
  2. Chuyên gia triển khai hệ thống ERP và tư vấn công nghệ thông tin: Cung cấp phương pháp luận và case study thực tiễn về tái cấu trúc mô đun sản xuất trong ERP.
  3. Sinh viên và nghiên cứu sinh ngành kỹ thuật công nghiệp, quản trị sản xuất: Là tài liệu tham khảo quý giá về ứng dụng lý thuyết ERP và Kanban trong môi trường sản xuất thực tế.
  4. Các doanh nghiệp sản xuất đang có kế hoạch nâng cấp hoặc triển khai hệ thống ERP: Hướng dẫn chi tiết các bước chuẩn bị, thiết kế và triển khai mô đun sản xuất hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và chi phí.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao cần tái cấu trúc mô đun sản xuất trong hệ thống ERP?
    Việc tái cấu trúc giúp chuẩn hóa quy trình và dữ liệu, giảm thiểu sai sót, nâng cao hiệu quả quản lý và sản xuất, đồng thời tăng khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường nhanh chóng.

  2. Phương pháp ASAP có ưu điểm gì trong triển khai ERP?
    ASAP tối ưu hóa thời gian, nguồn lực và chất lượng triển khai qua các giai đoạn rõ ràng, giúp giảm thiểu rủi ro và tăng khả năng thành công của dự án.

  3. Làm thế nào để xử lý dữ liệu gốc không chính xác trên hệ thống ERP?
    Cần thực hiện vệ sinh dữ liệu bằng cách xóa bỏ dữ liệu lỗi thời, chuẩn hóa mã vật tư, BOM và phiên bản sản xuất theo tiêu chuẩn tập đoàn, đồng thời thiết lập quy trình quản lý dữ liệu định kỳ.

  4. Kanban giúp gì cho quy trình sản xuất?
    Kanban kiểm soát lưu lượng vật liệu theo nhu cầu thực tế, giảm tồn kho và tăng tính linh hoạt trong sản xuất, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian.

  5. Làm sao để đảm bảo nhân viên sử dụng hiệu quả hệ thống ERP?
    Cần tổ chức đào tạo bài bản, xây dựng tài liệu hướng dẫn chi tiết, phân quyền rõ ràng và hỗ trợ liên tục để nhân viên nắm vững và áp dụng thành thạo hệ thống.

Kết luận

  • Luận văn đã phân tích và đánh giá thực trạng quy trình sản xuất và dữ liệu gốc tại FCV, chỉ ra các điểm yếu cần khắc phục.
  • Áp dụng phương pháp ASAP và mẫu chuẩn tập đoàn giúp thiết kế giải pháp tái cấu trúc mô đun sản xuất hiệu quả.
  • Việc tiêu chuẩn hóa quy trình và dữ liệu gốc góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thất thoát và tăng khả năng đáp ứng thị trường.
  • Đào tạo người dùng cuối và quản lý dữ liệu sau triển khai là yếu tố then chốt đảm bảo thành công dự án.
  • Các bước tiếp theo bao gồm triển khai giải pháp, theo dõi hiệu quả và mở rộng áp dụng cho các mô đun khác trong hệ thống ERP.

Hành động ngay hôm nay để chuẩn hóa quy trình sản xuất và dữ liệu ERP, nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững cho doanh nghiệp của bạn!