phần mở đầu, phần kết luận, phần nội dung chính đƣợc chia thành 03 chƣơng: Chƣơng 1. Cơ sở lý luận và pháp lý về quản lý hồ sơ, tài liệu chuyên môn và tài liệu đăng ký đất đai Chƣơng 2. Thực trạng quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh Chƣơng 3. Giải pháp hoàn thiện quản lý hồ sơ, tài liệu chuyên môn tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh Luan van 9 Chƣơng 1.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU CHUYÊN MÔN VÀ TÀI LIỆU ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI 1. Khái niệm quản lý 1. Khái niệm quản lý Từ khi xã hội loài ngƣời đƣợc hình thành, hoạt động tổ chức, quản lý đã đƣợc quan tâm. Hoạt động quản lý bắt nguồn từ sự phân công lao động nhằm đạt đƣợc hiệu quả cao hơn.
Đó là hoạt động giúp cho ngƣời đứng đầu tổ chức phối hợp sự nỗ lực của các thành viên trong nhóm, trong cộng đồng nhằm đạt đƣợc mục tiêu đề ra. Trên thực tế do lịch sử ra đời khác nhau, các l nh vực khác nhau mà nảy sinh nhiều quan điểm khác nhau về quản lý. Hay nói cách khác, tùy theo từng ngành khoa học (tự nhiên, xã hội hay một ngành khoa học nào đó) với nhiều đối tƣợng nghiên cứu khác nhau thì khái niệm quản lý cũng đƣợc hiểu dƣới góc độ khác nhau. TS Nguyễn Cửu Việt thì quản lý là đối tƣợng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học tự nhiên và xã hội, vì vậy mỗi ngành khoa học khái niệm về quản lý dƣới góc độ riêng của từng cá nhân.
Nhƣng quan niệm chung nhất về quản lý là do điều khiển học đƣa ra “Đó l sự t c độn có địn ướng bất kỳ lên một h th n n o đó n ằm trật tự óa nó v ướng nó phát triển phù hợp với những quy luật nhất địn ”. Hệ thống đƣợc hiểu là tổng thể những yếu tố cấu thành có những đặc trƣng riêng nằm trong hệ thống. Quan niệm này không những phù hợp với sự vận động của thiết bị tự động mà còn phù hợp với một tập thể ngƣời, một cơ quan nhà nƣớc, tức là cũng phù hợp với quản lý xã hội. Theo Henry Fayol định ngh a quản lý “l một tiến trình bao g m tất cả các khâu lập kế hoạch, tổ chức lãn đạo và kiểm tra các nỗ lực của từng thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các ngu n lực khác của tổ chức nhằm đạt mục t êu đã định trước” Theo tác giả Võ Kim Sơn (2001) thì Quản lý gồm hai quá trình đan xen vào nhau một cách chặt chẽ là duy trì và phát triển.
Nếu chỉ có duy trì mà không có phát triển thì khi môi trƣờng thay đổi, khi đó tổ chức sẽ không thích ứng và sẽ bị lạc lõng, trì trệ và đổ vỡ. Nhƣng nếu chỉ lo thúc đẩy tổ chức sẽ bị phá vỡ, hoặc gặp phải rủi ro làm ảnh hƣởng đến sự phát triển hoặc không phát triển. Hiện nay, trong các tài liệu nghiên cứu, có nhiều định ngh a khác nhau về quản lý. Theo Từ điển “Thuật ngữ hành chính” năm 2002 của Học viện Hành chính Quốc Luan van 10 gia: “Quản lý là hoạt động có ý thức của con ngƣời nhằm sắp xếp, tổ chức, chỉ huy, điều hành, hƣớng dẫn, kiểm tra các quá trình xã hội và hoạt động của con ngƣời để hƣớng chúng phù hợp với quy luật xã hội, đạt đƣợc mục tiêu xác định theo ý chí của nhà quản lý với chi phí thấp nhất”.
Theo Giáo trình Quản lý Nhà nƣớc – tập I năm 2001: “Quản lý là sự tác động có ý thức để chỉ huy, điều hành, hƣớng dẫn các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con ngƣời để hƣớng tới mục đích, đúng ý chí và phù hợp với quy luật khách quan [25]. Trên cơ sở kế thừa những khái niệm đã đƣợc nghiên cứu, tác giả sử dụng khái niệm theo Giáo trình Quản lý Nhà nƣớc tập I năm 2001 “ uản l l sự t c độn có t ức để c ỉ u đ ều n ướn dẫn c c qu trìn xã ộ v n v oạt độn của con n ườ để ướn tớ mục đ c đún c v p ù ợp vớ qu luật k c quan” 1. Khái niệm đất đai Hiện nay đất đai có rất nhiều định ngh a: - Đối với các nhà địa lý nó là cảnh quan, một sản phẩm của quá trình địa chất địa mạo. - Đối với nhà kinh tế thì đất đai là nguồn tài nguyên cần đƣợc khai thác hoặc cần đƣợc bảo vệ để đạt đƣợc những phát triển kinh tế tối ƣu.
- Đối với những nhà làm luật thì đất đai là một khoảng không gian trải dài vô tận từ trung tâm trái đất tới vô cực trên trời và liên quan đến nó là một loạt các quyền lợi khác nhau quyết định những gì có thể thực hiện đƣợc với đất. - Ngày nay đất đai bao gồm các vật thể đƣợc gắn liền trực tiếp với bề mặt đất, kể cả những vùng bị nƣớc bao phủ. Nó bao gồm vô số các tính chất tự nhiên trừu tƣợng, từ các quyền lợi đối với sự phát triển hay xây dựng trên đất, đối với nƣớc ngầm và khoáng sản và các quyền lợi liên quan đến việc sử dụng và khai thác chúng. - Đất đai đƣợc hiểu: “Là bề mặt của trái đất, vật chất ở phía dƣới, không khí ở bên và mọi vật gắn với đất”.
Khái niệm địa chính Từ xa xƣa, con ngƣời đã biết khai thác, sử dụng nguồn tài nguyên đất. Cùng với quá trình phát triển của xã hội, việc sử dụng đất lâu dài đã nảy sinh vấn đề quan hệ giữa quá trình phát triển của xã hội, quan hệ giữa con ngƣời với con Luan van 11 ngƣời liên quan đến đất đai, đặc biệt là vấn đề chiếm hữu và sử dụng đất, vấn đề phân phối và quản lý đất. Trong một số tài liệu thuật ngữ “Địa chính” mà tiếng Pháp gọi là Cadastre. Một số ngƣời cho rằng từ này có lẽ bắt nguồn từ chữ Latinh Capitastra mà ở Roma thời cổ đại dùng để chỉ những sổ sách trong đó có những bản kê khai tài sản kèm theo những chỉ dẫn về các chủ sở hữu của chúng.
Cũng có tài liệu cho rằng nó bắt nguồn từ chữ Latinh Caput hàm ngh a là đối tƣợng thuế khóa hoặc chữa Caputstrum là đối tƣợng đăng ký thuế khóa. Trong tiếng Anh, còn gặp các cụm từ nhƣ Land administratinon (quản lý nhà nƣớc về đất đai, đất là sở hữu của toàn dân, do nhà nƣớc thống nhất quản lý quỹ đất đai). Hoặc Land management (quản lý đất đai, không chỉ nhằm thu thuế, đăng ký quyền sở hữu, mà còn cung cấp tƣ liệu cho quản lý đất đai toàn diện, lập quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai). Hai ngh a trên đều có ngh a chỉ địa chính.
Theo truyền thống, địa chính đƣợc xem nhƣ “trạng thái hộ tịch của quyền sở hữu đất đai”. Ngày nay, có thể hiểu địa chính là tổng hợp các tƣ liệu và văn bản xác định rõ vị trí, ranh giới, phân loại, số lƣợng, chất lƣợng của đất đai, quyền sở hữu, quyền sử dụng đất và những vật kiến trúc phụ thuộc kèm theo. Lúc ban đầu, địa chính nhằm mục đích thu thuế. Ngày nay, nó không chỉ là đăng ký các đối tƣợng thuế khóa mà còn bao gồm cả đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng đất, các số liệu thống kê diện tích các loại đất, phân hạng đất, ƣớc tính giá đất….để có cơ sở cho việc điều tra thu thập, tổng hợp các thƣ liệu trên thì nhất thiết phải đo đạc.
Theo tác giả Đặng Hùng Võ, Nguyễn Đức Khả nêu khái niệm “Địa chính là khoa học về quản lý nhà nƣớc đối với đất đai mà nội dung cơ bản là quản lý nhà nƣớc đối với đất đai”. Khái niệm hồ sơ, tài liệu địa chính. Hiện nay, chƣa có cách hiểu thống nhất về khái niệm tài liệu lƣu trữ địa chính, nhƣng tác giả xin đƣa ra cách hiểu nhƣ sau: T l u lưu trữ địa c n l to n ộ t l u được ìn t n tron qu trìn oạt độn quản l N nước về đất đa có trị về k n tế c n trị văn óa k oa ọc kỹ t uật p ục vụ c o oạt độn quản l n nước về đất đa v c c n u c u k c của xã ộ được lựa c ọn để lưu trữ Luan van 12 1. Đặc điểm, thành phần của hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn tại Văn phòng đăng ký đất đai nói chung 1.
Đặc điểm của hồ sơ, tài liệu lưu trữ chuyên môn tại Văn phòng đăng ký đất đai - Hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn tại Văn phòng đăng ký đất đai nói chung có số lƣợng lớn. - Nội dung hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn rất phong phú, đa dạng; hồ sơ, tài liệu phản ánh quá trình phát triển của bất động sản qua các thời kỳ; nội dung hồ sơ thể hiện vai trò quản lý của Nhà nƣớc trong l nh vực đất đai, sự phát triển kinh tế xã hội của một địa phƣơng nhất định - Hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn về đất đai có 3 ngôn ngữ chủ yếu, gồm: Tiếng Việt, tiếng Anh và tiềng Pháp - Hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn về đất đai đƣợc hình thành dƣới dạng văn bản giấy, có kích thƣớc khá đa dạng từ khổ giấy A4 đến những loại tài liệu phải sử dụng khổ giấy A0 hoặc lớn hơn để thể hiện kích thƣớc, hình dáng của căn nhà, thửa đất. - Hồ sơ, tài liệu lƣu trữ chuyên môn về đất đai tại Văn phòng đăng ký đất đai của địa phƣơng chủ yếu là hồ sơ có thời hạn bảo quản v nh viễn, giá trị hiện hành rất dài. Thành phần hồ sơ, tài liệu Theo Thông tƣ số 24/2014/TT-BTNMT ngày 19 tháng 4 năm 2014 quy định về hồ sơ địa chính (hồ sơ, tài liệu chuyên môn về đất đai), gồm: - Cơ sở dữ liệu địa chính, hồ sơ địa chính đƣợc lập dƣới dạng số và lƣu trong cơ sở dữ liệu đất đai, gồm có các tài liệu sau đây: + Tài liệu điều tra đo đạc địa chính gồm bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai; + Sổ địa chính; + Bản lƣu Giấy chứng nhận.
- Hồ sơ địa chính dạng giấy gồm có: + Tài liệu điều tra đo đạc địa chính gồm bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai; + Sổ địa chính; + Bản lƣu Giấy chứng nhận; + Sổ theo dõi biến động đất đai.