Phần mở đầu. Trong phần này phải ghi đầy đủ các vấn đề theo quy định tại khoản 2 Điều 224 của BLTTHS. Phần nội dung. Trong phần này có hai phần nhỏ như sau: - Phần thứ nhất là phần “nhận thấy”, trong đó phải trình bày các hành vi phạm tội của bị cáo mà Viện kiểm sát truy tố; số của cáo trạng; ngày, tháng, năm ra cáo trạng; tên Viện Kiểm sát truy tố bị cáo; tội danh, điểm, khoản, điều của Bộ Luật Hình sự và mức hình phạt mà Viện Kiểm sát đề nghị áp dụng đối với bị cáo.
Cuối cùng của phần này ghi: “Sau khi xem xét, kiểm tra những tài liệu, chứng cứ tại phiên toà, qua việc xét hỏi và tranh luận tại phiên toà” và chuyển sang phần thứ hai. - Phần thứ hai là phần “xét thấy”, trong đó phân tích những chứng cứ xác định có tội và chứng cứ xác định không có tội đối với các hành vi mà Viện Kiểm sát đã truy tố đối với bị cáo; nếu xác định bị cáo phạm tội thì phạm tội gì, theo Điểm, Khoản, Điều Luật nào của Bộ Luật Hình sự; tình tiết tăng nặng, tình tiết giảm nhẹ trách nhiệm hình sự đối với bị cáo và hướng xử lý. Nếu bị cáo không phạm tội thì phải ghi rõ những căn cứ xác định bị cáo không phạm tội và giải quyết việc khôi phục danh dự, quyền và lợi ích hợp pháp cho họ. Phần quyết định.
Trong phần này ghi những quyết định của Toà án. Nếu bị cáo phạm tội thì ghi tuyên bố bị cáo phạm tội gì; áp dụng điểm, khoản, điều luật của Bộ Luật Hình sự để xử phạt bị cáo và hình phạt cụ thể; các biện pháp tư pháp; án phí hình sự và án phí dân sự sơ thẩm. Cuối cùng là ghi quyền kháng cáo đối với bản án. Ngoài nội dung ghi trên liên quan đến ngôn ngữ án văn, Nghị quyết còn có thêm một mẫu bản án hình sự sơ thẩm kèm theo.
Mẫu bản án này quy định một cách chi tiết hơn về tổ chức văn bản của bản án, những khuôn mẫu cố định dùng chung cho tất cả các bản án hình sự sơ thẩm. Ví dụ quy định về thể thức từ phần “Nhận thấy” đến “Xét thấy” như sau: NHẬN THẤY - Bị cáo (các bị cáo) bị Viện kiểm sát. truy tố về hành vi (các hành vi) phạm tội như sau: (Trình bày việc phạm tội, các hành vi phạm tội của bị cáo (các bị cáo) mà Viện kiểm sát truy tố theo nội dung của cáo trạng). - Tại bản cáo trạng số.
Căn cứ vào các chứng cứ và tài liệu đã được thẩm tra tại phiên toà; căn cứ vào kết quả tranh luận tại phiên toà trên cơ sở xem xét đầy đủ, toàn diện chứng cứ, ý kiến của Kiểm sát viên, bị cáo, người bào chữa (nếu có) và những người tham gia tố tụng khác, XÉT THẤY Nghị quyết 01 cũng kèm theo một mẫu bản án dân sự sơ thẩm sử dụng cho tất cả các tòa án xét xử sơ thẩm các tranh chấp về dân sự, hôn nhân và gia đình, kinh doanh, thương mại, lao động. Trong đó còn có thêm phần hướng dẫn chi tiết về việc sử dụng mẫu bản án sơ thẩm theo từng đề mục. Như vậy các Bộ Luật tố tụng và Nghị định không quy định cụ thể, rõ ràng về việc sử dụng ngôn ngữ trong án văn mà chỉ đưa ra những quy định về cấu trúc và nội dung của án văn. Nhưng chính cấu trúc và những nội dung này lại quy định cách thức sử dụng ngôn ngữ và tổ chức ngôn bản của án văn nói chung và của từng bộ phận trong án văn nói riêng.
Bên cạnh những văn bản quy phạm pháp luật có liên quan trực tiếp tới ngôn ngữ án văn còn có những văn bản liên quan gián tiếp. Đó là Thông tư 55/2005/TTLT- BNV-VPCP ngày 6 tháng 5 năm 2005 của Liên tịch Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và trình bày văn bản (gọi tắt là Thông tư 55). Phạm vi và đối tượng áp dụng Thông tư 55 là những văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và bản sao văn bản; được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân. Như vậy án văn cũng thuộc đối tượng áp dụng của Thông tư 55.
Nội dung Thông tư 55 quy định cách thức và kỹ thuật trình bày văn bản rất chi tiết, cụ thể về cỡ chữ, kiểu chữ, khổ giấy, vị trí trình bày các thể thức…Đặc biệt, Thông tư 55 có quy định về việc sử dụng ngôn ngữ trong văn bản, như: - Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; - Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản; - Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó; - Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt; - Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trừ trường hợp đối với luật và pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, có thể ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó. Như vậy, Thông tư 55 quy định về chuẩn ngôn ngữ sử dụng trong các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính tiếng Việt.
Thông tư 01/2011/TT-BNV, ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (gọi tắt là Thông tư 01) là văn bản pháp luật mới nhất hiện nay có liên quan gián tiếp tới ngôn ngữ án văn. Thông tư 01 chủ yếu đề cập đến kĩ thuật trình bày văn bản hành chính, bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày văn bản, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức… Ví dụ quy định về thể thức và kĩ thuật trình bày Quốc hiệu trong Thông tư 01 như sau: Điều 6. Thể thức Quốc hiệu ghi trên văn bản gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”. Kĩ thuật trình bày Quốc hiệu được trình bày ở ô số 1; chiếm khoảng ½ trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên phải.
Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; Dòng thứ hai: “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 hoặc 14 […]. Nội dung văn bản của Thông tư 01 có những quy định về việc sử dụng ngôn ngữ trong văn bản hành chính như: Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết). Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản; chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu… Những văn bản quy phạm pháp luật có liên quan tới án văn sẽ là những tư liệu cần thiết để người nghiên cứu tham khảo, lấy căn cứ xác định tính chất, mức độ chuẩn của án văn. Tiểu kết Những vấn đề chung được trình bày trong chương một là những vấn đề về án văn và ngôn ngữ án văn.
Về khái niệm và tên gọi, chúng tôi dựa vào hai nguồn tư liệu đáng tin cậy là Từ điển Luật học và Từ điển tiếng Việt để xác định chính xác đối tượng nghiên cứu. Trong đó, chúng tôi lựa chọn án văn làm tên gọi chung cho đối tượng, bao gồm cả các quyết định có giá trị như một bản án. Đặc điểm cần lưu ý thứ hai khi nghiên cứu ngôn ngữ án văn là phải xác định vị trí của án văn trong hệ thống văn bản pháp luật. Chúng tôi đã so sánh đối chiếu ba dạng cơ bản của văn bản pháp luật là văn bản cá biệt, văn bản quy phạm pháp luật, văn bản có tính chất chủ đạo ở ba khía cạnh: nội dung, hiệu lực và mục đích giao tiếp của văn bản.
Từ đó, chúng tôi xác định án văn thuộc dạng văn bản cá biệt với những đặc thù như: Án văn phải do cơ quan có thẩm quyền là tòa án các cấp ban hành, xử lý các hành vi hoặc quan hệ pháp luật phát sinh từ một vụ việc cụ thể về tính hợp pháp hay không hợp pháp của các hành vi hay quan hệ đó. Ngoài ra, chúng tôi cũng chỉ ra bốn đặc trưng pháp lý tiêu biểu của án văn: Án văn luôn nhân danh nhà nước; án văn được một Hội đồng xét xử thảo luận, thông qua và tuyên án công khai tại phòng xử án; án văn được viết thành văn bản và giao án theo đúng quy định; án văn đã được tuyên bố thì không được sửa đổi, bổ sung trừ trường hợp có sai sót rõ ràng về số liệu và chính tả. Bốn đặc trưng này ảnh hưởng đến sự lựa chọn ngôn từ và tổ chức văn bản của án văn, khiến cho ngôn ngữ án văn mang những nét riêng. Bên cạnh việc xác định vị trí của án văn trong hệ thống văn bản pháp luật, chúng tôi cũng xác định vị trí của ngôn ngữ án văn trong hệ thống ngôn ngữ luật pháp.
Ngôn ngữ án văn thuộc dạng ngôn ngữ viết (phân biệt với dạng nói), nằm trong hệ thống ngôn ngữ thủ tục pháp luật và phân biệt với ngôn ngữ của các tài liệu trong hồ sơ vụ án. Ngôn ngữ án văn có những nét riêng về hoàn cảnh và mục đích giao tiếp. Về hoàn cảnh giao tiếp, ngôn ngữ án văn xử lý mối quan hệ pháp luật với nhiều vai giao tiếp khác nhau. Trong đó, vai quyền lực/vai tác động là vai của người phát – người đại diện cho luật pháp, đại diện cho quyền lực của nhà nước và vai chịu sự tác động là vai của người nhận – những cá nhân hay pháp nhân có quan hệ pháp luật trực tiếp được gọi ra trong bản án.
Về mục đích giao tiếp, khi được công bố, án văn thực hiện một hành động xã hội.