Hướng dẫn quản trị viên Microsoft Project Server 2013 - Tài liệu chính thức

• Chuyên ngành: Quản lý dự án
• Đề tài: Hướng dẫn quản trị Microsoft Project Server 2013
• Loại tài liệu: Hướng dẫn quản trị
• Năm xuất bản: 2013

Tóm tắt

I. Tổng quan về Microsoft Project Server 2013 Administrator s Guide

Microsoft Project Server 2013 Administrator's Guide là tài liệu hướng dẫn toàn diện dành cho quản trị viên hệ thống quản lý dự án doanh nghiệp. Tài liệu này cung cấp kiến thức chi tiết về cấu hình, vận hành và bảo trì Project Server 2013 trong môi trường doanh nghiệp. Hướng dẫn bao gồm các phần cài đặt Project Web App, quản lý dữ liệu doanh nghiệp, cấu hình hàng đợi và cơ sở dữ liệu, thiết lập giao diện người dùng, quản lý thời gian và nhiệm vụ, cùng các chính sách vận hành. Quản trị viên sẽ học cách thiết lập trường tùy chỉnh, bảng tra cứu, lịch doanh nghiệp, tài nguyên và khung phân tích tài nguyên. Tài liệu cũng hướng dẫn đồng bộ hóa nhóm tài nguyên với Active Directory. Đây là nguồn tham khảo thiết yếu cho bất kỳ chuyên gia IT nào phụ trách triển khai và duy trì hệ thống quản lý dự án Microsoft trong tổ chức của mình. Mỗi phần đi kèm hướng dẫn từng bước và giải thích rõ ràng các tùy chọn cấu hình.

1.1. Đối tượng và phạm vi của tài liệu

Tài liệu hướng đến quản trị viên hệ thống, chuyên gia IT và người quản lý dự án chịu trách nhiệm triển khai Project Server 2013. Phạm vi bao gồm toàn bộ vòng đời quản trị từ cài đặt ban đầu, cấu hình hệ thống, đến giám sát và khắc phục sự cố hàng ngày. Người đọc cần có kiến thức nền tảng về SharePoint Server, SQL Server và Active Directory. Tài liệu không yêu cầu kinh nghiệm chuyên sâu về quản lý dự án nhưng cần hiểu biết cơ bản về quy trình làm việc trong tổ chức.

1.2. Các thay đổi quan trọng trong Project Server 2013

Project Server 2013引入 nhiều cải tiến đáng kể so với phiên bản trước. Hệ thống sử dụng kiến trúc mới dựa trên SharePoint 2013, cải thiện hiệu suất và khả năng mở rộng. Giao diện Project Web App được thiết kế lại với ribbon hiện đại hơn. Tính năng đồng bộ hóa Active Directory được nâng cấp, hỗ trợ nhiều kịch bản người dùng hơn. Hệ thống hàng đợi xử lý công việc được tối ưu hóa để quản lý tải lớn. Các trường tùy chỉnh và bảng tra cứu có thêm tùy chọn cấu hình mới, cho phép kiểm soát tốt hơn giá trị dữ liệu đầu vào.

II. Phân tích các thành phần cấu hình Project Web App

Project Web App trong Project Server 2013 bao gồm nhiều nhóm cấu hình quan trọng mà quản trị viên phải nắm vững. Nhóm Dữ liệu Doanh nghiệp cho phép thiết lập trường tùy chỉnh, bảng tra cứu, lịch và tài nguyên. Trường tùy chỉnh hỗ trợ nhiều loại dữ liệu như văn bản, số, ngày tháng và đánh dấu, mỗi loại có tùy chọn validation riêng. Bảng tra cứu cung cấp danh sách giá trị chuẩn hóa cho trường tùy chỉnh, đảm bảo tính nhất quán dữ liệu. Lịch doanh nghiệp xác định ngày làm việc và ngày nghỉ cho toàn tổ chức. Quản lý hàng đợi là yếu tố then chốt để giám sát trạng thái xử lý công việc. Quản trị viên có thể xem, hủy hoặc kiểm tra lại các công việc đang chờ xử lý. Tính năng Force Check-in cho phép giải phóng tài nguyên bị khóa do lỗi hệ thống hoặc người dùng không đăng xuất đúng cách. Việc hiểu rõ từng thành phần giúp quản trị viên duy trì hệ thống ổn định và hiệu quả.

2.1. Trường tùy chỉnh và bảng tra cứu doanh nghiệp

Trường tùy chỉnh là công cụ mạnh mẽ để mở rộng khả năng theo dõi dự án. Quản trị viên có thể tạo trường cho dự án, tài nguyên và nhiệm vụ với nhiều loại dữ liệu khác nhau. Bảng tra cứu liên kết với trường tùy chỉnh để cung cấp danh sách giá trị có kiểm soát. Khi liên kết bảng tra cứu với trường, không thể hủy liên kết sau khi lưu. Tùy chọn cho phép chọn giá trị mặc định khi người dùng không chỉ định. Trường cũng hỗ trợ giới hạn giá trị chỉ hiển thị các mục không có mục con trong cấu trúc phân cấp.

2.2. Quản lý hàng đợi và cơ sở dữ liệu

Hệ thống hàng đợi xử lý tất cả các thay đổi dữ liệu trong Project Server, bao gồm lưu dự án, cập nhật tài nguyên và đồng bộ hóa. Quản trị viên sử dụng trang Manage Queue Jobs để giám sát trạng thái công việc, xem chi tiết lỗi và thực hiện hành động khắc phục. Các công việc có thể bị hủy, đặt lại hoặc kiểm tra lại khi gặp sự cố. Tính năng Delete Enterprise Objects cho phép xóa tài nguyên, phản cáo báo cáo trạng thái và người ủy quyền không cần thiết. Force Check-in giải phóng dự án và tài nguyên bị khóa.

III. Phương pháp cấu hình và quản trị hiệu quả hệ thống

Quản trị hiệu quả Project Server 2013 đòi hỏi phương pháp tiếp cận có hệ thống và tuân thủ các best practice. Đầu tiên, nên sửa đổi lịch Standard làm lịch chính cho tổ chức thay vì tạo lịch mới. Điều này tiết kiệm thời gian vì lịch Standard là mặc định khi tạo dự án hoặc tài nguyên mới. Khi tạo trường tùy chỉnh, cần cân nhắc kỹ loại dữ liệu và có cần bảng tra cứu hay không. Sử dụng cấu trúc phân tích tài nguyên để phân loại nhân sự theo phòng ban, kỹ năng và vị trí địa lý. Thiết lập thời kỳ báo cáo thời gian hàng loạt để tiết kiệm công sức. Cấu hình đồng bộ hóa nhóm tài nguyên với Active Directory để tự động cập nhật thông tin người dùng. Thiết lập các giai đoạn tài chính phù hợp với năm tài chính của tổ chức. Thường xuyên kiểm tra hàng đợi xử lý và dọn dẹp dữ liệu không cần thiết để duy trì hiệu suất hệ thống tối ưu.

3.1. Thiết lập lịch doanh nghiệp và thời gian làm việc

Lịch doanh nghiệp xác định giờ làm việc tiêu chuẩn và ngày nghỉ lễ cho toàn bộ tổ chức. Quản trị viên truy cập Enterprise Calendars trong PWA Settings để tạo hoặc chỉnh sửa lịch. Khi tạo lịch mới, Project Professional 2013 mở hộp thoại Change Working Time cho phép tùy chỉnh tab Exceptions và Work Weeks. Nên cập nhật lịch Standard với ngày nghỉ lễ và giờ làm việc của tổ chức trước. Đối với nhân viên ở quốc gia khác, tạo lịch riêng biệt phù hợp với ngày nghỉ địa phương. Lưu ý rằng việc sửa đổi lịch ảnh hưởng đến tất cả dự án sử dụng lịch đó.

3.2. Đồng bộ hóa tài nguyên với Active Directory

Đồng bộ hóa nhóm tài nguyên doanh nghiệp với Active Directory giúp tự động hóa quản lý người dùng. Project Server 2013 cải tiến tính năng này với nhiều kịch bản đồng bộ hóa mới hơn. Yêu cầu bao gồm cấu hình đúng kết nối Active Directory và mapping trường dữ liệu. Quản trị viên có thể đồng bộ hóa theo nhóm AD hoặc OU cụ thể. Quá trình đồng bộ tạo tài nguyên mới, cập nhật thông tin hiện có và xử lý người dùng không còn hoạt động. Cần kiểm tra thường xuyên để đảm bảo dữ liệu tài nguyên luôn chính xác và cập nhật.

IV. Kết luận và ứng dụng thực tiễn cho doanh nghiệp

Microsoft Project Server 2013 Administrator's Guide cung cấp nền tảng vững chắc để triển khai và quản lý hệ thống quản lý dự án doanh nghiệp. Kiến thức từ tài liệu này áp dụng trực tiếp vào nhiều tình huống thực tế. Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh trường dữ liệu để theo dõi thông tin đặc thù ngành như tiến độ xây dựng, chi phí nguyên vật liệu hoặc rủi ro dự án. Hệ thống lịch linh hoạt hỗ trợ tổ chức đa quốc gia với múi giờ và ngày nghỉ khác nhau. Quản lý hàng đợi giúp nhóm IT nhanh chóng phát hiện và giải quyết tắc nghẽn hệ thống. Tích hợp Active Directory giảm tải công việc quản trị khi nhân sự thay đổi. Các best practice về cấu hình giúp tránh sai lầm phổ biến và đảm bảo hệ thống vận hành ổn định dài hạn. Đầu tư thời gian học hỏi tài liệu này mang lại lợi ích lâu dài cho bất kỳ tổ chức nào sử dụng Microsoft Project Server làm công cụ quản lý dự án chính.

4.1. Ứng dụng trong quản lý dự án đa quốc gia

Doanh nghiệp hoạt động tại nhiều quốc gia hưởng lợi lớn từ khả năng tạo lịch doanh nghiệp riêng biệt. Mỗi nhóm nhân sự có thể sử dụng lịch phù hợp với ngày nghỉ lễ địa phương và múi giờ làm việc. Trường tùy chỉnh giúp theo dõi thông tin dự án theo yêu cầu pháp lý từng quốc gia. Hệ thống báo cáo thời gian có thể cấu hình theo chu kỳ tài chính khác nhau. Quản trị viên cần lập kế hoạch cẩn thận khi triển khai cho nhiều khu vực để đảm bảo tính nhất quán dữ liệu toàn cầu.

4.2. Tối ưu hóa hiệu suất và bảo trì hệ thống

Duy trì hiệu suất Project Server đòi hỏi giám sát thường xuyên và dọn dẹp định kỳ. Quản trị viên nên kiểm tra hàng đợi xử lý hàng ngày để phát hiện công việc bị treo hoặc lỗi. Xóa dữ liệu không cần thiết như dự án cũ, tài nguyên không hoạt động và phản hồi báo cáo trạng thái quá hạn. Sử dụng tính năng Force Check-in thận trọng chỉ khi thực sự cần thiết. Sao lưu cơ sở dữ liệu thường xuyên và kiểm tra tính toàn vẹn dữ liệu. Cập nhật bản vá bảo mật từ Microsoft để bảo vệ hệ thống khỏi lỗ hổng.

Trích đoạn nội dung tài liệu

1 Microsoft Project Server 2013 Administrator's Guide Copyright This document is provided “as-is”. Information and views expressed in this document, including URL and other Internet Web site references, may change without notice. This document does not provide you with any legal rights to any intellectual property in any Microsoft product. You may copy and use this document for your internal, reference purposes. All rights reserved. Microsoft, Active Directory, Excel, Internet Explorer, Outlook, SharePoint, SQL Server, and Windows are trademarks of the Microsoft group of companies. All other trademarks are property of their respective owners. Table of Contents Table of Contents Table of Contents 3 Introduction 1 What Will You Learn from this Book? . 1 Who Should Read this Book? . 1 Changes in Project Server 2013 that affect administration . 2 How is this Book Structured? . 3 Part I 5 Project Web App Settings in Project Server 2013 5 1 7 Personal Settings 7 My Queued Jobs . 8 Act as a Delegate .10 2 12 Enterprise Data: Project Web App Settings 12 Enterprise Custom Fields and Lookup Tables . 13 Enterprise Custom Fields . 13 Creating Enterprise Custom Fields . 14 Creating Enterprise Custom Lookup Tables . 35 Resource Breakdown Structure (RBS) . 39 Create a new calendar. 40 Copy an existing calendar . 41 Edit an existing calendar . 43 Modify Working and Nonworking Times . 54 Create a new resource. 54 Edit an existing resource . 60 3 63 Queue and Database Administration: Project Web App Settings 63 Manage Queue Jobs . 64 Use the Manage Queue Jobs settings . 73 Delete Enterprise Objects . 77 Delete resources and users . 79 Delete status report responses. 81 Delete user delegates. 81 Force Check-in Enterprise Objects . 82 Check-in Enterprise Projects . 83 Check-in Enterprise Resources . 84 Check-in Enterprise Custom Fields . 84 Check-in Enterprise Calendars . 85 Check-in Lookup Tables for Enterprise Custom Fields . 86 Check-in Resource Plans . 87 4 88 Look and Feel: Project Web App Settings 88 Manage Views . 89 Create a New View . 99 Gantt Chart Formats . 102 Change Quick Launch Behavior . 103 Table of Contents Add a New Link .104 Modify an Existing Link .106 Reorder Quick Launch Items .108 5 109 Time and Task Management: Project Web App Settings 109 Fiscal Periods . 110 Define Fiscal Periods .110 Delete Fiscal Periods .113 Time Reporting Periods . 114 Create Bulk Time Reporting Periods .114 Insert or Delete Time Reporting Periods. 117 Timesheet Settings and Defaults . 122 Task Settings and Display . 125 6 127 Operational Policies: Project Web App Settings 127 Additional Server Settings .129 Resource Capacity Settings.132 Resource Plan Work Day .133 Task Mode Settings .134 Active Directory Resource Pool Synchronization . 135 Changes in Active Directory Resource Pool synchronization for Project Server 2013 .136 User Synchronization scenarios .136 Requirements for Enterprise Resource Pool synchronization .138 Configure Enterprise Resource Pool Synchronization .138 Schedule Enterprise Resource Pool Synchronization .139 Supported Active Directory topologies for Project Server 2013 Enterprise Resource Pool synchronization . 142 Single Domain topology . 142 Single Forest Parent-Child Trust topology . 143 Single Forest Tree-Root Trust topology .144 Forest Trust topology . 145 External Trust topology . 147 Best practices to configure Active Directory groups for Enterprise Resource Pool synchronization in Project Server 2013 .147 Active Directory group configuration for ERP and security group synchronization148 Manage connected SharePoint sites in Project Server 2013149 Create Site settings . 150 Edit Site Address settings . 152 Delete site settings . 155 Go to Project Site Settings . 155 7 157 Workflow and Project Detail Pages: Project Web App Settings 157 Enterprise Project Types. 162 Change or Restart Workflows . 164 Project Detail Pages . 166 8 169 Security: PWA Settings 169 Permission modes.170 SharePoint permission mode . 172 Project Server permission mode. 174 Add or Edit a User . 175 Deactivate a user account . 185 Table of Contents Reactivate a user account .186 Manage security groups .187 Create or modify a security group .188 Delete a security group .193 Security group synchronization with Active Directory .199 Create or modify a category .207 Manage security templates . 208 Create or modify a security template .209 Delete a security template .212 Manage Project Web App permissions . 214 Enable the Delegation feature .214 Set up which users and groups can act as delegates .215 Set up which users and groups can have delegates .216 To create a delegation .217 Part II 219 SharePoint Central Administration Project Web App Settings 219 9 221 Queue and Database Administration OLAP Database Management: SharePoint Central Administration PWA Settings 221 Manage Queue Jobs . 222 Use the Manage Queue Jobs settings .231 OLAP Database Management . 235 Create an OLAP cube .236 Configure an OLAP cube .240 Copy an OLAP cube .244 Delete an OLAP cube .245 Build an OLAP cube .246 10 247 Operational Policies: SharePoint Central Administration PWA Settings 247 Alerts and Reminders . 248 Notification Email Settings . 248 Additional Server Settings. 250 Project Professional Versions . 253 Resource Capacity Settings. 255 Resource Plan Work Day . 256 Exchange Server Details . 257 Task Mode Settings . 258 Server Side Event Handlers . 259 Project Site Provisioning Settings . 262 Default Site Properties . 262 Site Creation Settings . 263 Bulk Update Project Sites . 264 Update Site Paths . 264 Update Content Types . 265 11 267 Workflow and Project Detail Pages: SharePoint Central Administration PWA Settings 267 12 269 Manage Queue Settings 269 Requirements . 270 Configure Queue Settings . 270 Maximum Degree of Concurrency. 273 Cleanup Age Limit for Successful Jobs .273 Cleanup Age Limit for Non-Successful Jobs . 274 Table of Contents Bookkeeping Interval .276 Appendices 277 A 278 Project Server 2013 Category Permissions 278 B 288 Project Server 2013 Global Permissions 288 C 304 Project Server 2010 Default Security Groups 304 Default global permissions . 305 D 311 Project Server 2013 Default Categories 311 Categories associated to default security groups .312 E 316 SharePoint Permissions Mode default permissions for Project Server 2013 SharePoint groups 316 Permissions for SharePoint groups in Project Server 2013 317 Global permissions for SharePoint groups in SharePoint Permission Mode .317 Category permissions for SharePoint groups in SharePoint Permission Mode .323 F 326 Description of Project Server 2013 Windows PowerShell Cmdlets326 1 Introduction The Microsoft Project Server 2013 Administrator’s Guide helps your organization understand the tasks involved with administering Microsoft Project Server 2013. Send us your feedback (projdocs@microsoft. Please let us know what you think about the quality of this content. If this text does not meet your needs, let us know how we can improve it. If this text was helpful to you, let us know how it helped. What Will You Learn from this Book? There are several important tasks that an administrator must manage in Microsoft Project Server 2013 for Project Web App users to access and interact effectively with project data, including:  Managing users, groups, and categories.  Customizing Project Web App to fit the specific needs of your organization.  Managing enterprise data (custom fields, calendars, views, etc.  Managing queue settings for your specific environment.  Managing time and task tracking.  Configuring Active Directory synchronization to security groups and resources. Who Should Read this Book? This book is designed to produce maximum benefits for the following professionals: Project Server administrators Those individuals who will have administrative privileges for Project Server and will perform the duties required to configure and maintain Project Server. SharePoint Server farm administrators Those individuals responsible for administering the SharePoint Server Central Administration web site and ensuring that Project Server and Microsoft SharePoint 2 Project Server 2013 Administrator's Guide Server are always properly synchronized and that SharePoint Server features and functionality are available. Project Management Office (PMO) Those individuals who help to define and maintain project management standards and practices throughout the organization. Project site administrators Those individuals who will have administrative privileges for Project Server and will perform the duties required to configure Project Server to meet organizational portfolio and project management needs. Active Directory administrators Those individuals responsible for setting up individual e-mail accounts and security groups in the Active Directory directory service that will be mapped to the Project Server Enterprise Resource Pool and Project Server security groups. Any member of your organization’s Project Server deployment planning team Those individuals within your organization who will plan the deployment of Project Server 2013 and who may need a better understanding of the day-to-day Project Server administrative tasks that are available in Project Web App. Changes in Project Server 2013 that affect administration There are several key changes in Project Server 2013 that differ from the way administration was done in previous versions. This includes:  Some server settings moved to SharePoint Central Administration: A few Project Web App Server Settings that have previously been located in Project Web App in Project Server 2010 have been moved to SharePoint Central Administration in Project Server 2013. The reason for this change was that these settings were tasks that were more typically done by a farm administrator, instead of a PMO manager or Project Server administrator.  SharePoint Permissions Mode: By default, Project Server 2013 security will be in SharePoint Permissions Mode. This mode uses “Project Server 2013” SharePoint Security groups as containers in which Project Server 2013 users can be added as members. Project Server 2013 permissions are assigned to these group, and they are not editable. If you require more control, you can change to the traditional Project Server Permissions Mode. It is important to understand security modes when you are viewing the “Security” chapter.  Project Online: Project Online is a hosted version of Project Server 2013 in which the service is hosted in the cloud. Administration will differ between Introduction Project Online and Project Server 2013, since many administrative tasks are done for you and are not accessible to users. The tasks documented in this guide are intended for Project Server 2013 users, and not for Project Online users. How is this Book Structured? This book is divided into two sections (plus several appendices), since Project Server administrative settings are now located in Project Web App and in SharePoint Central Administration. The Project Web App section contains eight chapters and is targeted to the Project Server Administrator or PMO. The SharePoint Central Administration section contains four chapters and contains information that is of more interest to your farm administrator. Both sections are organized in the same manner in this book as they are organized in Project Web App and in SharePoint Central Administration. Appendix data is primarily reference data and lists:  Introduction Project Web App Settings in Project Server 2013 o Chapter 1, “Personal Settings” o Chapter 2, “Enterprise Data” o Chapter 3, “Queue and Database Administration” o Chapter 4, “Look and Feel” o Chapter 5, “Time and Task Management” o Chapter 6, “Operational Policies” o Chapter 7, “Workflow and Project Detail Pages” o Chapter 8, “Security” 4 Project Server 2013 Administrator's Guide Project Web App Settings in SharePoint Central Administration o Chapter 9, “Queue and Database Administration” o Chapter 10, “Operational Policies” o Chapter 11, “Workflow and Project Detail Pages” o Chapter 12, “Manage Queue Settings” Appendices o Appendix A, “Project Server 2013 Category Permissions” o Appendix B, “Project Server 2013 Global Permissions” o Appendix C, “Project Server 2013 Default Security Groups” o Appendix D, “Project Server 2013 Default Categories” o Appendix E, “SharePoint Permission Mode default permissions for Project Server 2013 SharePoint groups” o Appendix F, “Project Server 2013 Windows PowerShell cmdlets” 5 Part I Project Web App Settings in Project Server 2013 Part I of this book includes all Project Web App settings that are available in Project Server 2013. These are different from the Project Web App settings that are available in SharePoint Central Administration since these settings are more for Project Server Administrators and PMO managers (versus farm administrators).