Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Ngành kinh doanh dịch vụ đồ uống và cà phê (F&B) tại Việt Nam có mức độ cạnh tranh cao với sự hiện diện của nhiều thương hiệu chuỗi lớn. Trong bối cảnh đó, việc ứng dụng các công cụ tiếp thị kỹ thuật số, đặc biệt là Email Marketing, đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu chi phí tiếp cận, duy trì mối quan hệ và chăm sóc khách hàng mục tiêu. Đồ án môn học "Email Marketing" (mã môn: DOM102) tại Trường Cao đẳng FPT (FPT Polytechnic) với đề tài "Xây dựng và triển khai kế hoạch Email Marketing của thương hiệu Creator’s Coffee" được nhóm sinh viên lớp EC17202 thực hiện nhằm vận dụng kiến thức chuyên môn vào mô hình kinh doanh thực tế.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài bao gồm:

  1. Tổng quan hóa mô hình hoạt động, sản phẩm, phân tích ma trận điểm mạnh - điểm yếu - cơ hội - thách thức (SWOT), xác định chân dung khách hàng mục tiêu và đánh giá đối thủ cạnh tranh của thương hiệu Creator’s Coffee.
  2. Ứng dụng công cụ Mail Client (Microsoft Outlook kết hợp Microsoft Word) để thiết lập hạ tầng gửi thư và triển khai các kịch bản chăm sóc khách hàng tự động hóa dạng cá nhân hóa thông qua tính năng Mail Merge.
  3. Thu thập dữ liệu khách hàng tiềm năng, kiểm định chất lượng danh sách email bằng phần mềm chuyên dụng, xây dựng hệ thống 10 thông điệp tiếp thị và triển khai chiến dịch trên nền tảng tiếp thị tự động GetResponse.
  4. Tổng kết, đánh giá hiệu quả triển khai chiến dịch và đề xuất giải pháp cải thiện hiệu suất tiếp thị qua email cho doanh nghiệp.

Đối tượng nghiên cứu của đồ án là quy trình xây dựng, thiết kế nội dung và kỹ thuật vận hành chiến dịch Email Marketing. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào thương hiệu Creator’s Coffee tại khu vực Thành phố Hồ Chí Minh, với dữ liệu và mốc thời gian thực hiện ghi nhận vào tháng 11 năm 2021.


Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Đồ án ứng dụng các khung lý thuyết tiếp thị và phương pháp kỹ thuật số bao gồm:

  • Khung phân tích quản trị tiếp thị: Mô hình ma trận SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats); mô hình phân tích chân dung khách hàng 5W1H (Who, Where, Why, When, How); phương pháp phân tích đối thủ cạnh tranh (Benchmarking) dựa trên các biến số sản phẩm, giá bán, kênh phân phối và thông điệp truyền thông.
  • Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu: Thu thập dữ liệu sơ cấp thông qua biểu mẫu trực tuyến (Google Forms) được phân phối trên các nhóm cộng đồng mạng xã hội Facebook về cà phê; sử dụng công cụ VinaMail để xác minh trạng thái tồn tại (validity) của các địa chỉ email trước khi gửi.
  • Hệ thống công cụ kỹ thuật ứng dụng:
    • Bộ công cụ văn phòng Microsoft Office LTSC Professional Plus 2021 (Microsoft Outlook và Microsoft Word) cấu hình theo giao thức POP để cá nhân hóa nội dung hàng loạt bằng Mail Merge.
    • Nền tảng tiếp thị đám mây GetResponse phục vụ thiết kế giao diện (template), quản lý danh bạ khách hàng và phát hành chiến dịch tiếp thị.

Nội dung chính theo từng chương

Chương I: Tổng quan về dự án

Chương I hệ thống hóa thông tin nền tảng về doanh nghiệp dự án, danh mục sản phẩm, môi trường vi mô và vĩ mô của Creator’s Coffee:

  • Thông tin doanh nghiệp: Creator’s Coffee được đồng sáng lập bởi 3 thành viên (Nguyễn Thị Yến Thanh, Nguyễn Thị Vân Anh, Lê Đỗ Uyên Nhi), thành lập ngày 01/10/2020, trụ sở đặt tại số 799/B1 Nguyễn Kiệm, Phường Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh, vận hành cổng thông tin tại tên miền https://creatorcoffee.site/. Định vị thương hiệu khai thác nguồn nguyên liệu cà phê Buôn Ma Thuột kết hợp với các dòng hạt nhập khẩu (Ethiopia, Brazil, Colombia, Guatemala) và ứng dụng công nghệ rang xay Châu Âu.
  • Danh mục sản phẩm kinh doanh:
Tên sản phẩm Thành phần và đặc trưng kỹ thuật Đơn giá niêm yết (VNĐ)
Cà phê Phin Cà phê rang xay truyền thống chiết xuất qua phin kim loại 30.000
Cà phê Espresso Chiết xuất từ công thức phối trộn giữa hạt Arabica và Robusta 44.000
Cà phê Latte Cà phê Espresso kết hợp sữa tươi thanh trùng và bọt sữa 54.000
Hồng trà Trà lên men vị thanh nhẹ, định vị đồ uống hỗ trợ sức khỏe 36.000
  • Phân tích ma trận SWOT:
    • Điểm mạnh (Strengths): Nguồn nguyên liệu chọn lọc; bí quyết pha chế truyền thống kết hợp công nghệ hiện đại; đánh vào tâm lý chuộng sản phẩm Việt.
    • Điểm yếu (Weaknesses): Mức giá cao so với mặt bằng chung; chưa có khu vực tiếp nhận phản hồi của khách hàng; thực đơn chưa đa dạng; ít chương trình ưu đãi định kỳ.
    • Cơ hội (Opportunities): Thức uống mang hương vị riêng biệt; dung lượng tiêu thụ cà phê trên thị trường tăng trưởng; tệp khách hàng tiềm năng lớn và tỷ lệ quay lại cao.
    • Thách thức (Threats): Áp lực cạnh tranh gay gắt từ các chuỗi lớn (The Coffee House, Starbucks, Highlands Coffee); tác động tiêu cực của dịch bệnh COVID-19 kéo dài.
  • Chân dung khách hàng mục tiêu (5W1H):
    • Who: Khách hàng từ 20–40 tuổi (nhóm 20–25 tuổi là sinh viên, nhóm 25–40 tuổi là nhân viên văn phòng), thu nhập từ 5–25 triệu đồng/tháng.
    • Where: Online qua mạng xã hội (Facebook, Instagram, TikTok, YouTube) và ứng dụng giao thức ăn (Grab, Baemin); Offline tại các cửa hàng khu vực TP.HCM.
    • Why: Nhu cầu tập trung làm việc, thư giãn, gặp gỡ bạn bè, không gian học tập yên tĩnh và lợi ích giảm căng thẳng.
    • When: Hai khung giờ cao điểm chính gồm 11h–13h (nghỉ trưa) và 17h–21h (thư giãn buổi tối).
    • How: Tương tác qua email cảm ơn sau mua, thông báo quét mã QR nhận quà trên ly Latte, gửi mã ưu đãi nhân dịp sinh nhật.
  • Phân tích đối thủ cạnh tranh:
Đối thủ cạnh tranh Quy mô chuỗi Mức giá tham chiếu Kênh đặt hàng chính Chiến dịch truyền thông tiêu biểu
The Coffee House Gần 200 cửa hàng Từ 29.000 VNĐ Website, Baemin Tiếp sức phòng chống dịch COVID-19; Phim ngắn Tết 2020 "Người Mẹ"
Starbucks Gần 200 cửa hàng Từ 65.000 VNĐ Foody, Shopee Food, App "Mỗi cái tên là một câu chuyện" (What’s your name) hỗ trợ cộng đồng LGBT+
Highlands Coffee Hơn 230 cửa hàng Từ 29.000 VNĐ Foody, GrabFood, Baemin, Web Chiến lược "Kiềng Ba Chân" (Phin Sữa Đá, Trà Sen Vàng, Freeze Trà Xanh); Dự án Lồng đèn xanh tái chế

Chương II: Sử dụng công cụ Mail Client Microsoft Outlook để chăm sóc khách hàng

Chương II mô tả toàn bộ quy trình thiết lập kỹ thuật và triển khai các kịch bản gửi email cá nhân hóa cục bộ:

  1. Thiết lập hạ tầng tài khoản: Khởi tạo hộp thư điện tử doanh nghiệp trên nền tảng Gmail, thực hiện xác thực bảo mật và kích hoạt các quyền truy cập ứng dụng.
  2. Cấu hình giao thức kết nối trên Microsoft Outlook LTSC 2021:
    • Kết nối tài khoản Gmail thông qua cấu hình thủ công sử dụng giao thức POP (Post Office Protocol).
    • Thiết lập chữ ký thư điện tử chuẩn hóa nhận diện thương hiệu Creator’s Coffee (bao gồm tên thương hiệu, khẩu hiệu, số điện thoại, địa chỉ và liên kết website).
    • Tạo lập và quản lý danh bạ khách hàng mục tiêu trên giao diện Microsoft Outlook.
  3. Thực hiện gửi thư cá nhân hóa bằng tính năng Mail Merge (kết hợp Word và Outlook):
    • Kịch bản 1 - Chăm sóc khách hàng sau khi mua hàng: Gửi thư tri ân đến từng khách hàng cụ thể (ví dụ: khách hàng mua sản phẩm Latte vào ngày 20/11/2021), thăm dò mức độ hài lòng về chất lượng đồ uống và kêu gọi giới thiệu sản phẩm.
    • Kịch bản 2 - Thông báo mã số tham dự chương trình trúng thưởng: Mời khách hàng tham gia sự kiện kỷ niệm 1 năm thành lập thương hiệu (tổ chức lúc 18h ngày 23/11/2021) với chương trình "Mừng kỷ niệm vàng – Vạn quà tri ân", cấp phát mã dự thưởng cá nhân hóa để có cơ hội trúng điện thoại iPhone 13 Pro Max.
    • Kịch bản 3 - Chúc mừng sinh nhật nội bộ: Gửi thư chúc mừng sinh nhật được cá nhân hóa đến cán bộ nhân viên trong tổ chức (ví dụ: chúc mừng Trưởng phòng Marketing).

Chương III: Xây dựng và triển khai kế hoạch Email Marketing

Chương III trình bày quá trình thực thi chiến dịch tiếp thị số diện rộng:

  1. Mục tiêu và kế hoạch thu thập dữ liệu:
    • Tạo lập biểu mẫu khảo sát trực tuyến qua Google Forms để thu thập dữ liệu khách hàng có nhu cầu sử dụng cà phê.
    • Triển khai đăng tải liên kết biểu mẫu trên các nhóm cộng đồng mạng xã hội Facebook chuyên ngành gồm "Group Yêu cà phê", "Hội cà phê", và "Cà phê chất lượng cao".
    • Sử dụng phần mềm VinaMail để lọc, xác thực sự tồn tại của danh sách địa chỉ email thu thập được trước khi nạp vào hệ thống gửi.
  2. Xây dựng hệ thống 10 tiêu đề và thông điệp truyền thông:
STT Tiêu đề Email Trọng tâm thông điệp và ưu đãi
1 Bạn có một cuộc hẹn với Creator’s Coffee Giới thiệu không gian trải nghiệm cổ kính, tĩnh lặng tại quán và các dòng sản phẩm Americano, Latte.
2 Bạn đã thử qua hương vị ngọt ngào của Cappuccino chưa? Ra mắt dòng sản phẩm mới Cappuccino với sự hòa quyện giữa sữa, kem béo và cà phê nguyên chất.
3 Đón giáng sinh rinh quà đỉnh từ Creator’s Coffee Tổ chức mini-game quét mã QR trên ly Espresso nhận quà tặng (iPhone 13 mini, tai nghe Sony, ly Cappuccino).
4 Đại tiệc Black Friday - Creator’s Coffee siêu ưu đãi 50% Chương trình giảm giá 50% áp dụng cho các dòng sản phẩm Latte, Americano và Hồng trà.
5 Ưu đãi Giáng sinh rinh ngay voucher xịn Tặng mã giảm giá 30% áp dụng khi mua trực tiếp hoặc qua website vào ngày 25/12/2021.
6 Công thức đặc biệt cho cuối tuần thêm ngọt ngào Giới thiệu món tráng miệng mới Bánh Chocolate Tart kết hợp cùng Cà phê Espresso.
7 Cùng Creator’s Coffee chung tay giúp mẹ cứu lấy con Chiến dịch CSR từ 01/12 đến 31/12/2021: trích 30.000 VNĐ trên mỗi tách cà phê bán ra ủng hộ quỹ mổ tim trẻ em.
8 Cùng Creator’s Coffee chào đón đại tiệc ưu đãi cuối năm 12/12 Chương trình siêu khuyến mãi 12/12 giảm 50% đồ uống tại cửa hàng, website và các ứng dụng giao hàng.
9 Thưởng thức hương vị đậm đà truyền thống của Phin Quảng bá giá trị truyền thống của Cà phê Phin nguyên bản với mức giá 30.000 VNĐ/ly.
10 Bật mí bí quyết làm nên hương vị đậm đà của Creator’s Coffee Truyền thông về nguồn gốc hạt Buôn Ma Thuột kết hợp nguyên liệu thế giới và công nghệ chế biến Châu Âu.
  1. Vận hành trên nền tảng GetResponse:
    • Xây dựng 10 mẫu giao diện thư điện tử (templates) tương ứng với 10 thông điệp đã biên soạn.
    • Nhập danh bạ khách hàng đã được kiểm định hợp lệ vào nền tảng.
    • Thiết lập lịch phát hành và kiểm tra kết quả hiển thị của email trên các thiết bị nhận.

Chương IV: Báo cáo tổng kết

Theo khung cấu trúc mục lục của đồ án, nội dung chương IV tập trung vào:

  • Phân tích và đánh giá chiến dịch: Đo lường các chỉ số tương tác, tỷ lệ gửi nhận và hiệu quả truyền tải thông điệp tiếp thị của chuỗi 10 email đã thực hiện.
  • Đề xuất giải pháp: Đưa ra các biện pháp nâng cao hiệu quả thu thập dữ liệu danh bạ, tối ưu hóa giao diện hiển thị trên thiết bị di động, cải thiện tần suất gửi thư và nâng cao tính cá nhân hóa trong các chiến dịch tiếp thị điện tử tiếp theo.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả thực nghiệm:
    • Hoàn thiện việc cấu hình kết nối tài khoản mail client trên Microsoft Outlook 2021 thông qua giao thức POP, thiết lập chữ ký và vận hành thành công tính năng Mail Merge gửi thư cá nhân hóa theo 3 kịch bản chăm sóc khách hàng và truyền thông nội bộ.
    • Xây dựng cơ chế thu thập email bằng Google Forms qua 3 nhóm chuyên môn trên Facebook và làm sạch danh sách dữ liệu bằng công cụ kiểm tra VinaMail.
    • Thiết kế và phát hành hoàn chỉnh 10 mẫu email marketing đa dạng chủ đề (chào hàng, kích cầu tiêu dùng, mini-game, sự kiện khuyến mãi 12/12, Black Friday, hoạt động xã hội vì cộng đồng) trên hệ thống GetResponse.
  • Giải pháp đề xuất của nhóm tác giả:
    • Định hình chiến lược nội dung kết hợp giữa tiếp thị thương mại và các chương trình trách nhiệm xã hội (CSR) nhằm nâng cao uy tín thương hiệu.
    • Tích hợp các kênh phân phối trực tuyến (website, Grab, Baemin, Foody) vào liên kết hành động (Call to Action) trong email để chuyển đổi lưu lượng truy cập thành đơn hàng.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế:
    • Quy mô dữ liệu khách hàng thu thập còn mang tính chất thử nghiệm trong phạm vi hẹp từ các hội nhóm mạng xã hội và mối quan hệ sinh viên.
    • Kế hoạch triển khai tập trung chủ yếu vào khâu thiết kế mẫu và gửi chiến dịch, chưa đi sâu vào các chuỗi kịch bản tự động hóa chuyên sâu theo hành vi người dùng (Marketing Automation Workflows).
  • Hướng phát triển:
    • Ứng dụng các phương pháp phân đoạn danh sách (List Segmentation) chi tiết hơn dựa trên lịch sử mua sắm và hành vi mở thư của người tiêu dùng.
    • Tích hợp hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) đồng bộ với nền tảng Email Marketing để tự động hóa toàn bộ phễu bán hàng trong ngành F&B.

Giá trị tham khảo

Đồ án là tài liệu tham khảo thực tế cho sinh viên các chuyên ngành Thương mại điện tử, Marketing số (Digital Marketing) và Quản trị kinh doanh. Tài liệu cung cấp hướng dẫn từng bước về:

  • Quy trình kết nối kỹ thuật và cá nhân hóa thư bằng Mail Merge trên phần mềm văn phòng.
  • Phương pháp xây dựng ma trận chân dung khách hàng 5W1H và hệ thống chủ đề nội dung email đa dạng cho một thương hiệu đồ uống.
  • Thao tác thiết kế và quản trị chiến dịch thực tế trên nền tảng tiếp thị đám mây GetResponse.

Câu hỏi thường gặp

1. Thương hiệu Creator’s Coffee kinh doanh những sản phẩm đồ uống chính nào và mức giá ra sao?
Thực đơn của Creator’s Coffee gồm 4 sản phẩm chính: Cà phê Phin (30.000 VNĐ), Cà phê Espresso (44.000 VNĐ), Cà phê Latte (54.000 VNĐ) và Hồng trà (36.000 VNĐ).

2. Nhóm tác giả đã sử dụng những công cụ và phần mềm nào trong toàn bộ đồ án?
Các công cụ được sử dụng gồm: Microsoft Outlook LTSC Professional Plus 2021, Microsoft Word, Google Forms, phần mềm xác thực email VinaMail và nền tảng tiếp thị GetResponse.

3. Danh sách 3 đối thủ cạnh tranh được phân tích trong đồ án là những đơn vị nào?
Ba thương hiệu chuỗi đối thủ được phân tích so sánh là The Coffee House, Starbucks và Highlands Coffee.

4. Dữ liệu danh bạ email được thu thập bằng cách nào và kiểm tra tính hợp lệ bằng công cụ gì?
Dữ liệu được thu thập qua biểu mẫu Google Forms đăng tải trên các nhóm Facebook ("Yêu cà phê", "Hội cà phê", "Cà phê chất lượng cao") và được kiểm tra tính tồn tại bằng phần mềm VinaMail.

5. Chiến dịch trách nhiệm xã hội (CSR) trong chuỗi email của Creator's Coffee có nội dung gì?
Trong chiến dịch diễn ra từ 01/12 đến 31/12/2021 (Tiêu đề Email số 7), thương hiệu trích 30.000 VNĐ trên mỗi tách cà phê bán ra để đóng góp vào quỹ phẫu thuật tim cho trẻ em có hoàn cảnh khó khăn.


Kết luận

Đồ án "Xây dựng và triển khai kế hoạch Email Marketing của thương hiệu Creator’s Coffee" của nhóm sinh viên Trường Cao đẳng FPT đã hệ thống hóa đầy đủ các bước xây dựng một chiến dịch tiếp thị qua thư điện tử trong lĩnh vực F&B. Từ việc phân tích thực trạng thương hiệu, thiết lập hạ tầng kỹ thuật gửi thư cá nhân hóa bằng Mail Merge đến việc triển khai 10 kịch bản truyền thông trên nền tảng GetResponse, đồ án thể hiện tính ứng dụng thực tiễn cao. Đây là tài liệu tham khảo hữu ích cho việc triển khai các giải pháp tiếp thị số chi phí thấp cho các doanh nghiệp khởi nghiệp và chuỗi bán lẻ vừa và nhỏ.