I. Hướng dẫn kiểm soát thời gian hiệu quả
Kiểm soát sử dụng thời gian là quá trình thu thập thông tin để phân tích cách thức sử dụng thời gian, tìm ra những sai lầm và nguyên nhân gây ra lãng phí thời gian. Quá trình này diễn ra thường xuyên, liên tục bao gồm cả kiểm soát trước khi thực hiện công việc, trong khi thực hiện công việc và sau khi thực hiện công việc. Kiểm soát sử dụng thời gian giúp cá nhân/tổ chức chủ động điều chỉnh kế hoạch sử dụng thời gian cho phù hợp hơn. Mặc dù các kế hoạch chiến lược, kế hoạch dài hạn, kế hoạch ngày, tuần đã được xây dựng nhưng với sự tác động của các yếu tố môi trường và thực tế quá trình triển khai có thể phát hiện ra những bất cập trong kế hoạch. Từ đó, chúng ta có những điều chỉnh kế hoạch một cách kịp thời. Kiểm soát sử dụng thời gian sẽ giúp mỗi cá nhân trả lời câu hỏi về tính hiệu quả trong sử dụng thời gian của mình, phát hiện những sai lầm trong sử dụng thời gian và tìm hiểu rõ nguyên nhân của lãng phí thời gian để từ đó có những biện pháp khắc phục kịp thời.
1.1. Khái niệm kiểm soát sử dụng thời gian
Kiểm soát được hiểu là việc xem xét, phân tích để từ đó có được các nhận định về những ưu điểm, hạn chế hay những nhận xét liên quan đến đối tượng, nội dung nào đó cần được kiểm soát. Kiểm soát sử dụng thời gian được hiểu là quá trình thu thập thông tin để phân tích cách thức sử dụng thời gian, tìm ra những sai lầm và nguyên nhân gây ra lãng phí thời gian. Từ khái niệm này nhận thấy: Một là, kiểm soát sử dụng thời gian là một quá trình. Quá trình kiểm soát cách thức sử dụng thời gian bao gồm việc xem xét về cách thức phân bổ công việc, phân chia thời gian triển khai thực hiện công việc dựa trên việc phân tích các thông tin liên quan trong kế hoạch sử dụng thời gian, nhật ký công tác. Hai là, mục tiêu của kiểm soát sử dụng thời gian là giúp chỉ ra được thực trạng và khả năng sử dụng thời gian của bản thân như thế nào, những ưu điểm và hạn chế trong cách sử dụng thời gian làm cơ sở tiến hành những điều chỉnh cần thiết nhằm sử dụng thời gian một cách hợp lý và khoa học hơn.
1.2. Vai trò của kiểm soát thời gian
Kiểm soát sử dụng thời gian giúp cá nhân/tổ chức chủ động điều chỉnh kế hoạch sử dụng thời gian cho phù hợp hơn. Mặc dù các kế hoạch chiến lược, kế hoạch dài hạn, kế hoạch ngày, tuần đã được xây dựng song với sự tác động của các yếu tố môi trường và thực tế quá trình triển khai có thể phát hiện ra những bất cập trong kế hoạch. Từ đó, chúng ta có những điều chỉnh kế hoạch một cách kịp thời. Kiểm soát sử dụng thời gian là căn cứ quan trọng để điều chỉnh hoạt động tổ chức triển khai sử dụng thời gian một cách hợp lý nhằm đạt được mục tiêu mong muốn. Kiểm soát sử dụng thời gian sẽ giúp mỗi cá nhân trả lời câu hỏi về tính hiệu quả trong sử dụng thời gian của mình, phát hiện những sai lầm trong sử dụng thời gian và tìm hiểu rõ nguyên nhân của lãng phí thời gian để từ đó có những biện pháp khắc phục kịp thời. Điều này giúp mỗi cá nhân sử dụng thời gian hiệu quả hơn và có thời gian cân bằng công việc, cuộc sống và cải thiện chất lượng cuộc sống, công việc.
1.3. Chu kỳ kiểm soát năng lực thời gian
Chu kỳ là đơn vị đo thời gian, được hiểu là khoảng thời gian giữa hai lần lặp lại liên tiếp của một sự việc, hay thời gian để kết thúc một vòng quay, một chu trình. Trên thực tế, việc kiểm soát năng lực sử dụng thời gian được tiến hành liên tục, hàng ngày để có thể nhìn nhận được chính xác khả năng sử dụng thời gian của bản thân cũng như nhanh chóng phát hiện ra những điểm bất hợp lý để có thể có được những điều chỉnh kịp thời, mang lại hiệu quả cao. Việc kiểm soát năng lực sử dụng thời gian được tiến hành cuối mỗi ngày để có thể lập được kế hoạch làm việc của ngày tiếp theo, cuối mỗi tuần, mỗi tháng để có thể xây dựng được kế hoạch làm việc của tuần, tháng tiếp theo. Hay khi kết thúc một dự án, một chương trình, kiểm soát năng lực sử dụng thời gian cũng cần được thực hiện.
II. Phương pháp phát hiện lãng phí thời gian
Lãng phí thời gian chính là việc phân bổ, sử dụng thời gian một cách không hợp lý và việc phân chia thời gian đó không mang lại hiệu quả tốt nhất cho công việc mà còn có thể mang đến hậu quả ngược lại. Ví dụ bắt đầu năm học mới, một sinh viên năm thứ hai đặt mục tiêu nâng điểm trung bình chung học tập từ 2,5/4 điểm lên 3,0/4 điểm và sau 1 năm nữa sẽ thi Toeic đạt 550 điểm. Sau đó, trong một ngày, sinh viên này dành 2 giờ để chơi game, 1 giờ để xem phim, 2 giờ để đọc báo về tin tức của các thần tượng và sử dụng mạng xã hội để giải trí và 9 giờ để ngủ (nhiều hơn 1 giờ so với 8 giờ trung bình). Theo mô hình Eisenhower, các hoạt động chơi game, xem phim, đọc tin tức và sử dụng mạng xã hội để giải trí thuộc nhóm ô P4 không nên làm hoặc chỉ làm khi còn dư thời gian và chỉ chiếm tối đa 5% tổng thời gian. Phát hiện sự lãng phí thời gian là việc tìm thấy những biểu hiện của việc sử dụng thời gian không hữu ích. Việc tìm ra những biểu hiện của việc sử dụng thời gian không hữu ích và nguyên nhân của sự lãng phí thời gian là cơ sở quan trọng để có các biện pháp phù hợp nhằm khắc phục được sự lãng phí thời gian.
2.1. Phân tích nhật ký công việc cá nhân
Nhật ký công việc là tài liệu ghi chép lại toàn bộ các công việc được thực hiện trong ngày và thời gian để thực hiện mỗi công việc đó. Phân tích nhật ký công việc giúp chúng ta nhìn nhận được thời gian thực sự đã sử dụng cho từng nhóm công việc, kiểm soát được tính hiệu quả trong sử dụng thời gian đồng thời từ đó có thể chỉ ra những điểm chưa hợp lý khi sử dụng thời gian. Lợi ích của lập nhật ký công việc: Đầu tiên, nhật ký công việc giúp có được kết quả chính xác về thời gian đã sử dụng. Nếu không ghi chép lại các công việc đã làm trong một ngày, chúng ta thường chỉ nhớ những việc quan trọng mình đã làm và thời gian sử dụng một cách tương đối trong khi lại dễ bỏ sót thời gian dành cho những việc nhỏ như giải lao uống cà phê, đọc tin tức giải trí, nói chuyện cùng bạn bè đồng nghiệp mà đôi khi những việc này lại tốn khá nhiều thời gian.
2.2. Các biểu hiện lãng phí thời gian
Qua quá trình kiểm soát năng lực sử dụng thời gian và kiểm soát tình hình sử dụng thời gian thực tế giúp phát hiện ra những sai lầm mà người sử dụng thời gian gặp phải trong quá trình thực hiện công việc. Những sai lầm trong sử dụng thời gian dẫn đến sự lãng phí nguồn lực đặc biệt hữu hạn này. Các biểu hiện của sự lãng phí thời gian đó là: Sự trì hoãn; Ôm đồm công việc; Di chuyển không cần thiết; Hành chính hóa; Họp hành; Bị động đến từ cấp trên và từ những người khác; Thư điện tử và công việc giấy tờ. Theo một cuộc khảo sát, 89% số người trả lời thừa nhận họ đã lãng phí thời gian khi làm việc, trong đó 31% lãng phí khoảng 30 phút/ngày, 31% khác lãng phí 1 giờ/ngày, 16% lãng phí 3 giờ/ngày, 2% lãng phí 4 giờ/ngày và 2% lãng phí từ 5 giờ/ngày trở lên.
2.3. Nguyên nhân gây lãng phí thời gian
Có nhiều nguyên nhân sử dụng thời gian không tốt, dẫn đến lãng phí thời gian nhưng chủ yếu có thể kể đến những nguyên nhân chính như sau: Không lập kế hoạch làm việc, thiếu các mục tiêu và ưu tiên thực hiện công việc: Đây là nguyên nhân gây lãng phí thời gian nhiều nhất cho chúng ta trên các phương diện cả về học tập, nghề nghiệp, cá nhân. Với suy nghĩ làm tới đâu tính tới đó, bản thân không có mục tiêu nhất định để lập kế hoạch làm việc, dẫn đến bỏ sót những công việc quan trọng, thường loay hoay khi làm việc và không biết tiếp theo phải làm gì dẫn đến việc tiêu tốn nhiều thời gian và ảnh hưởng tới kết quả những công việc khác. Những nhiệm vụ không muốn làm, không biết bắt đầu từ đâu, sợ thất bại, cầu toàn: Đây là những nguyên nhân gây ra sự trì hoãn trong công việc, làm lãng phí thời gian.
III. Bí quyết khắc phục lãng phí thời gian
Khắc phục sự lãng phí thời gian là quá trình thực hiện các biện pháp để làm giảm và tiến tới xóa bỏ hiện tượng sử dụng thời gian không hữu ích. Chúng ta đều biết số lượng thời gian mà mỗi người có được trong một ngày là như nhau và hữu hạn. Trong tổng số thời gian quý báu đó, có người sử dụng hiệu quả từng giây phút để thực hiện các công việc của mình, có người lại loay hoanh trong việc tổ chức triển khai dẫn tới việc sử dụng thời gian không hữu ích, làm lãng phí thời gian. Lãng phí thời gian là điều không mong muốn và nếu hiện tượng lãng phí thời gian càng kéo dài thì sẽ càng gây ra những hệ quả tiêu cực như đình trệ công việc, không nâng cao được kiến thức, kỹ năng thực hiện công việc, trượt khỏi kế hoạch và mục tiêu đề ra, kết quả thực hiện công việc không như mong đợi, làm mất đi ước mơ, khát vọng và cảm giác thành công. Do vậy, việc tìm ra các biện pháp thích hợp để làm giảm và tiến tới xoá bỏ hiện tượng lãng phí thời gian là điều tất yếu cần triển khai.
3.1. Kế hoạch hóa và xác lập ưu tiên
Lập kế hoạch sử dụng thời gian kèm theo danh sách mục tiêu ưu tiên một cách bài bản, khoa học là giải pháp chữa căn bệnh lãng phí thời gian bắt nguồn từ khoảng trống trong kế hoạch sử dụng thời gian. Trên thực tế, có nhiều người gặp vấn đề trong lập kế hoạch sử dụng thời gian, ví dụ như kế hoạch không được rõ ràng, không khoa học và chi tiết, thứ tự ưu tiên trong sử dụng thời gian không được xác lập hoặc xác lập không chính xác, từ đó dẫn đến việc sử dụng thời gian không hiệu quả. Sẵn sàng hành động, bắt tay vào thực hiện công việc rõ ràng tốt hơn so với sự trì hoãn nhưng nếu hành động mà không có kế hoạch sẽ dễ dẫn đến thất bại, không mang lại hiệu quả như mong muốn và làm lãng phí thời gian. Để khắc phục điều này cần phải lập kế hoạch làm việc và sử dụng thời gian của mình một cách tổng quát, kế hoạch hàng tháng, hàng tuần và hàng ngày, sắp xếp thời gian thích hợp cho từng công việc để đạt được mục tiêu trong một khoảng thời gian nhất định.
3.2. Tránh ôm đồm công việc
Nếu người khác có thể dồn công việc hay vấn đề lên vai bạn, họ sẽ làm. Đôi khi do quá cả nể, không biết cách từ chối sự nhờ vả của người khác, sợ người khác phật ý sẽ khiến kế hoạch của chính bản thân bị phá vỡ, tiêu tốn thời gian vào những công việc không cần thiết và do đó không đủ thời gian để làm nhiệm vụ chính của mình. Biết nói "không" là một trong những phương pháp hữu hiệu nhất để khắc phục việc lãng phí thời gian. Nhưng việc này thật sự không đơn giản. Việc cần làm là phải kiên định với một công việc đang làm và không bỏ dở hoặc mất tập trung. Vấn đề khó khăn nhất của rất nhiều bạn trẻ hiện nay là ham chơi hơn ham học, ham làm; muốn nghỉ ngơi, đi chơi nhiều hơn muốn làm việc. Chỉ cần một lời mời là sẵn sàng hủy mọi công việc đã hoạch tính trước đó.
3.3. Ủy quyền hiệu quả trong công việc
Một trong những công cụ quản lý thời gian hữu hiệu nhất là tìm được người có thể đảm đương nhiệm vụ thay mình. Khả năng giao các nhiệm vụ có giá trị thấp hơn cho những người có khả năng với mức tiền công theo giờ thấp hơn là một trong những kỹ năng thiết yếu trong quản lý hiện đại. Giao tất cả những nhiệm vụ có thể ủy quyền cho những người có thể làm được chúng với kết quả tương đương hoặc tốt hơn. Sử dụng "quy tắc 70%" trong ủy quyền có nghĩa là nếu một người có thể làm một nhiệm vụ tốt bằng 70% khả năng của bản thân, hãy giao việc đó cho họ. Việc ủy quyền giúp chuyển từ việc mình có thể tự làm sang việc mình có thể quản lý. Ủy quyền là một kỹ năng cho phép mỗi người tận dụng tài năng của mình và gấp bội lên bằng những người mình có thể giao phó các phần việc nhỏ hơn.
IV. Cách vượt qua sự trì hoãn công việc
Trong cuốn sách "Thuật Quản lý thời gian", tác giả Brian Tracy (2021) đã viết: Người ta thường nói rằng "trì hoãn là kẻ đánh cắp thời gian" và mở rộng quan điểm này, người ta còn nói rằng "trì hoãn chính là kẻ đánh cắp cuộc đời". Trì hoãn sẽ khiến chi phí thời gian, tiền bạc, sức khỏe, hiệu suất trở nên cao hơn. Khả năng vượt qua sự trì hoãn và hoàn thành công việc đúng tiến độ có thể quyết định đến sự thành bại trong sự nghiệp của mỗi người. Tuy nhiên có một thực tế là tất cả mọi người đều trì hoãn vì ai cũng có quá nhiều việc để làm với quá ít thời gian. Nhưng nếu như tất cả đều trì hoãn, đâu là sự khác biệt giữa một người có hiệu suất cao và một người có hiệu suất thấp? Người có hiệu suất cao trì hoãn làm những nhiệm vụ và hoạt động giá trị thấp hoặc vô giá trị, còn người có hiệu suất thấp trì hoãn làm những việc có giá trị lớn. Do đó, để có thể đạt hiệu suất lớn nhất, phải quyết tâm vượt qua trì hoãn bằng cách "trì hoãn một cách sáng tạo", "trì hoãn một cách thông minh" trì hoãn một cách chủ động càng sớm càng tốt.
4.1. Hiểu rõ cơ chế trì hoãn
Theo nghiên cứu về não bộ, sự trì hoãn sẽ diễn ra theo 1 vòng lặp như sau: Cảm thấy khó chịu (khi chuẩn bị làm 1 việc nào đó); Đánh lạc hướng - Tìm kiếm thứ khác khiến mình bớt khó chịu (giải trí, thư giãn, dễ dàng. Ví dụ: Facebook, Youtube, chơi game, đọc báo, xem phim,...); Cảm thấy dễ chịu tạm thời. Kết quả là bạn sẽ liên tục "TRÌ HOÃN" và sẽ đắm chìm vào những thứ dễ chịu, thay vì thực hiện công việc đã lên kế hoạch. Căn bệnh trì hoãn là một trong những yếu tố gây mất thời gian nhất. Cách suy nghĩ là mình còn nhiều thời gian, công việc cũng chưa khẩn cấp hay cho rằng "Tôi sẽ làm việc đó vào ngày mai" đã là suy nghĩ của rất nhiều người, nó làm cho chúng ta trở nên chủ quan, ỷ lại và nếu lặp đi lặp lại nhiều lần, vô tình biến chúng ta trở thành những con người chậm chạp, ì ạch, luôn trễ trong các hoạt động.
4.2. Kỹ thuật cắt lát salami
Có nghĩa là hoàn thành từng chút một. Một biến thể của kỹ thuật "các miếng vừa ăn" nhằm vượt qua sự trì hoãn được gọi là "phương pháp cắt lát salami". Cũng giống như việc không muốn ăn một cây xúc xích salami chỉ với một miếng, cũng sẽ không muốn hoàn tất một việc lớn chỉ trong một lần. Thay vào đó, sẽ cắt lát nhiệm vụ để làm giảm quy mô của nó. Sau đó cố gắng hoàn thành một phần công việc đã cắt lát trước khi làm việc khác. Thường thì chiến thuật này sẽ giúp bắt tay vào dự án và khiến việc hoàn thành các phần việc tiếp theo dễ dàng hơn. Bắt đầu những hoạt động dễ dàng khi thực hiện một công việc lớn, đây là những hoạt động có thể hoàn thành nhanh chóng với ít nỗ lực, điều đó làm cho công việc phần sau nhẹ hơn. Giống như, khi đối mặt với căn bếp sau bữa tiệc, thức ăn thừa xếp chồng, bồn rửa đầy đồ bẩn, bám đầy dầu mỡ.
4.3. Phương pháp đánh bại chủ nghĩa cầu toàn
Người theo chủ nghĩa cầu toàn là luôn mong muốn công việc đạt tiêu chuẩn cao, đến mức hoàn hảo và khi chưa chạm đến mức độ đó thường hay trì hoãn để cố gắng đạt bằng được kỳ vọng trong tiềm thức. Lý do biện minh thường được nêu ra là do đang trong tình trạng trí óc không tốt, đang bị phân tâm, cảm hứng chưa lên để bắt đầu. Thường người cầu toàn suy nghĩ rất cực đoan: Nếu họ định làm gì đó, họ lập luận, họ làm việc tốt nhất có thể. Không có kiểu "lửng lơ" chấp nhận được. Khi đối mặt với nhiệm vụ cấp bách, những người này thường bị giằng xé giữa hai thái cực cống hiến tất cả những gì họ có, hoặc từ bỏ tất cả mọi thứ. Thực tế, người cầu toàn càng trì hoãn thì càng đẩy mình vào thế bí vì thời gian ngày càng rút ngắn và công việc càng khó có thể hoàn hảo.
V. Top kỹ thuật kiểm soát gián đoạn
Tất cả những dấu hiệu chen ngang dù nhỏ nhất cũng làm "đánh mất" tối thiểu 5 phút trong thời gian hiệu suất. Khi có yếu tố chen ngang xâm phạm quy trình công việc sẽ gây ra hiện tượng xao nhãng. Do đó, người ta thường coi xao nhãng là yếu tố phá hoại các khung thời gian, là cách nhanh nhất khiến thời gian bị lãng phí. Những gián đoạn này có thể xuất hiện dưới dạng một tiếng chuông báo có thư mới từ máy tính, chuông báo có tin nhắn từ điện thoại, chuông cuộc gọi, hay việc mọi người đi vào văn phòng vì có chuyện cần trao đổi. Kiểm soát gián đoạn công việc là giải pháp khắc phục lãng phí thời gian mà nguyên nhân là do phân tán công việc khi bị chen ngang. Để kiểm soát gián đoạn, cần có các kỹ thuật cụ thể như quản lý cuộc gọi và tin nhắn, xử lý khách không mời lịch sự, và tạo không gian làm việc tập trung.
5.1. Quản lý cuộc gọi và tin nhắn
Điện thoại có thể là một công cụ tuyệt vời hoặc một người chủ tồi tệ - nhất là khi cảm thấy buộc phải trả lời mỗi khi chuông reo. Để đạt được năng suất tối đa, phải giữ điện thoại ở vai trò thích hợp nhằm không để bản thân bị phụ thuộc vào bất kỳ ai gọi đến. Các cách để vượt qua cám dỗ của sự phân tán chú ý này là: Để trợ lý hành chính sàng lọc tất cả những cuộc gọi đó; Để điện thoại ở chế độ rung và chế độ hộp thư thoại. Có rất ít cuộc gọi hay tin nhắn không thể chờ đến khi thấy thuận tiện hơn để xử lý chúng. Một trong những lý do khiến con người đang trở thành nô lệ của sự xao nhãng đó là tính tò mò, không thể kìm lại việc tự hỏi ai đang gửi tin nhắn cho mình hay ai ở bên kia đầu dây.
5.2. Xử lý khách không mời lịch sự
Những gián đoạn lớn nhất trong ngày làm việc thường đến từ nội bộ hay đồng nghiệp. Không gian làm việc hiện đại thường được thiết kế theo hướng mở (phân định bằng vách ngăn) và kết nối thông qua mạng xã hội, rất ít có văn phòng riêng. Khi không thể có hàng rào hữu hình, thì hàng rào "ảo" là giải pháp hữu dụng như: Giao tiếp tinh tế bằng các biển báo: Có thể sử dụng các biển báo "Không làm phiền" hay các dấu hiệu trên cửa hay vách ngăn để đồng nghiệp, lãnh đạo thông cảm; Trao đổi trực tiếp lịch làm việc không sẵn sàng cho những xâm phạm. Còn trong trường hợp, người chen ngang đã xuất hiện trước mặt, có thể nói: "Tôi rất muốn nói chuyện với anh bây giờ, nhưng tôi thực sự phải làm việc. Tôi cần hoàn thành việc này trước chiều hôm nay."
5.3. Tạo không gian làm việc tập trung
Một yếu tố quan trọng khác để có thể tập trung toàn bộ tâm trí là tránh xa "cám dỗ của sự xao nhãng". Thay vì trả lời tất cả các thư điện tử hay cuộc gọi, hãy tắt bỏ chúng, đóng cửa lại, tắt các thiết bị và gạt mọi thứ sang một bên để có thể xử lý nhiệm vụ sẽ tạo nên khác biệt lớn nhất cho sự nghiệp ở thời điểm này. Khi tạo được thói quen đó, hiệu suất và thành quả sẽ được tăng gấp nhiều lần. Khả năng tập trung là yếu tố quan trọng cần thiết cho học tập và làm việc. Tập trung là cách rất tốt để không lãng phí thời gian. Tập trung ở đây là tập trung tất cả sức lực và trí tuệ cho công việc, điều đó không chỉ đem lại kết quả công việc cao mà còn giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian.
VI. Cách làm chủ cuộc họp hiệu quả
Cuộc họp là một phần quan trọng trong công việc. Đó có thể là cuộc họp với quản lí, đồng nghiệp, cộng sự, đối tác, khách hàng, nhà cung ứng. Mục đích của cuộc họp là để truyền đạt những nội dung quan trọng, trao đổi, kiểm soát những hành động cần thiết. Mặc dù vậy, cuộc họp thường bị lạm dụng, do đó kém hiệu quả, lãng phí thời gian, tiêu tốn nhiều phút, nhiều giờ. Drucker cũng cho rằng: Họp là dấu hiệu của tổ chức kém. Họp càng ít càng tốt. Có tới 25 đến 50% thời gian quản lý được dùng vào việc họp hành. Đó có thể là những cuộc họp trực tiếp với một người, những cuộc gặp ngắn ở hành lang hay khi ra vào văn phòng hoặc những cuộc họp trang trọng hơn trong văn phòng hay phòng họp. Thật không may là ít nhất 50% thời gian họp hành bị lãng phí. Các cuộc gặp mặt tiêu tốn rất nhiều thời gian mà ít khi mang lại giá trị về lâu dài.
6.1. Chuẩn bị trước cuộc họp
Để tránh lãng phí thời gian do họp hành, cần đảm bảo: Loại bỏ những cuộc họp không cần thiết. Tránh các cuộc họp đóng góp rất ít hoặc đạt được rất ít hay không đạt được gì từ cuộc họp ấy. Cần chắc chắn rằng có lý do chính đáng để triệu tập hay tham dự một cuộc họp. Hãy coi mỗi cuộc họp như một khoản đầu tư trong kinh doanh với các chi phí đi kèm về thời gian và tiền lương của nhân viên và lãnh đạo. Hãy tính tổng tiền lương theo giờ của những người tham dự cuộc họp và xác định rằng bạn cần phải thu về một khoản lợi nhuận từ khoản đầu tư này. Hãy tránh những cuộc họp không cần thiết. Luôn đặt câu hỏi rằng cuộc họp này có cần diễn ra hay không? Bất cứ khi nào một cuộc họp là không cần thiết thì phải tránh không tham dự nó.
6.2. Tiến hành cuộc họp hiệu quả
Cần chuẩn bị lịch trình cho mọi cuộc họp và luôn tuân theo chương trình đã lập ra. Hãy ưu tiên cho những đề mục trong chương trình và xử lý những vấn đề quan trọng nhất trước tiên, phòng khi bị hết thời gian. Là người chủ tọa cuộc họp, nhiệm vụ là giữ cho việc thảo luận đi đúng hướng và thúc đẩy việc hoàn tất mỗi đề mục trước khi tiếp tục. Bắt đầu và kết thúc các cuộc họp đúng giờ. Nếu có những người thường xuyên đến muộn, có thể cân nhắc việc khóa cửa ít phút sau giờ bắt đầu. Một chiến thuật khác là giả định rằng người đến muộn sẽ không tham dự và bắt đầu họp ngay. Một khi cuộc họp bắt đầu, hãy đảm bảo sẽ không có sự gián đoạn nào trong thời gian họp.
6.3. Theo dõi kết quả sau cuộc họp
Sau cuộc họp, việc theo dõi kết quả và các quyết định đã đưa ra là rất quan trọng để đảm bảo rằng thời gian dành cho cuộc họp không bị lãng phí. Người chủ tọa cuộc họp hoặc một người được chỉ định cần tổng hợp lại các quyết định, kết luận và hành động cần thực hiện sau cuộc họp. Các quyết định và hành động này cần được gửi đến tất cả những người tham dự và những người liên quan. Mỗi hành động cần được giao cho một người chịu trách nhiệm cụ thể và có thời hạn hoàn thành rõ ràng. Việc theo dõi tiến độ thực hiện các hành động sau cuộc họp cần được thực hiện thường xuyên để đảm bảo rằng các quyết định được thực thi và mục tiêu của cuộc họp được đạt được. Nếu không có sự theo dõi này, rất có thể các quyết định trong cuộc họp sẽ không được thực hiện và cuộc họp trở nên lãng phí thời gian.
