Luận văn thạc sĩ lưu trữ học nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông ủy ban nhân dân tỉnh thành phố trực thuộc trung ương

Luận văn thạc sĩ lưu trữ học nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu tại ủy ban nhân dân tỉnh thành phố trực thuộc trung ương.

• Tác giả: Nguyễn Thị Lan Anh
• Người hướng dẫn: PGS. Vương Đình Quyền
• Trường học: Đại học Quốc gia Hà Nội
• Chuyên ngành: Lưu trữ
• Đề tài: Bảng Thời Hạn Bảo Quản Tài Liệu Uỷ Ban Nhân Dân: Nghiên Cứu Lưu Trữ Học
• Loại tài liệu: luận văn thạc sĩ
• Năm xuất bản: 2006
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN CÔNG CỤ CHỦ YẾU ĐỂ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC
• 1.1. Khái niệm, mục đích, công dụng của bảng thời hạn bảo quản tài liệu
• 1.2. Các loại bảng thời hạn bảo quản tài liệu. Tình hình xây dựng, ban hành và áp dụng bảng thời hạn bảo quản tài liệu trong công tác văn thư, lưu trữ ở nước ta
• 1.3. Ưu, nhược điểm của các loại bảng thời hạn bảo quản đã được xây dựng, ban hành và áp dụng
• 1.4. Cơ sở lý luận và thực tiễn để xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông Uỷ ban nhân dân tỉnh
• 1.5. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và quan hệ công tác của Uỷ ban nhân dân tỉnh
• 1.6. Thành phần, nội dung và ý nghĩa của tài liệu hình thành trong hoạt động của Uỷ ban nhân dân tỉnh
• 1.7. Cơ sở lý luận và thực tiễn cần vận dụng để xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông Uỷ ban nhân dân tỉnh
• 1.8. Các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu
• 1.9. Các yêu cầu thực tiễn của việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản
• 1.10. Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông Uỷ ban nhân dân tỉnh
• 1.11. Khái quát về phương pháp xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông Uỷ ban nhân dân tỉnh
• 1.12. Hướng dẫn sử dụng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông Uỷ ban nhân dân tỉnh
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Giới thiệu về Bảng thời hạn bảo quản tài liệu ủy ban nhân dân

Bảng thời hạn bảo quản tài liệu ủy ban nhân dân là một công cụ quan trọng trong công tác lưu trữ, giúp xác định giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước. Semantic LSI keyword 'Bảng thời hạn bảo quản' không chỉ đơn thuần là một danh sách, mà còn là một hệ thống quy định nhằm đảm bảo tài liệu được bảo quản đúng cách, phù hợp với giá trị thực tế của chúng. Việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu là một nhiệm vụ cấp thiết, đặc biệt trong bối cảnh hiện nay khi mà khối lượng tài liệu ngày càng gia tăng. Theo Nghị định số 111/2004/NĐ-CP, việc ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu tiêu biểu là trách nhiệm của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Tuy nhiên, thực tế cho thấy, nhiều cơ quan vẫn gặp khó khăn trong việc áp dụng quy định này, dẫn đến tình trạng bảo quản tài liệu không hiệu quả.

1.1. Khái niệm và mục đích của bảng thời hạn bảo quản

Bảng thời hạn bảo quản tài liệu được định nghĩa là một công cụ giúp xác định thời gian bảo quản cho từng loại tài liệu, từ đó phân loại tài liệu theo giá trị của chúng. Salient Keyword 'mục đích' của bảng thời hạn bảo quản là nhằm tối ưu hóa quy trình lưu trữ, giảm thiểu lãng phí trong việc bảo quản tài liệu không có giá trị. Việc xác định thời hạn bảo quản không chỉ giúp các cơ quan nhà nước quản lý tài liệu hiệu quả hơn mà còn đảm bảo rằng những tài liệu quan trọng được bảo tồn lâu dài. Theo nghiên cứu, việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản cần dựa trên các nguyên tắc và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu, từ đó tạo ra một hệ thống bảo quản tài liệu đồng bộ và hiệu quả.

II. Tình hình xây dựng và áp dụng bảng thời hạn bảo quản tài liệu

Tình hình xây dựng và áp dụng bảng thời hạn bảo quản tài liệu ở Việt Nam hiện nay còn nhiều bất cập. Salient LSI keyword 'tình hình xây dựng' cho thấy rằng, mặc dù đã có nhiều nỗ lực trong việc nghiên cứu và xây dựng bảng thời hạn bảo quản, nhưng việc áp dụng thực tế vẫn chưa đạt hiệu quả như mong đợi. Nhiều cơ quan vẫn chưa có bảng thời hạn bảo quản chính thức, dẫn đến việc bảo quản tài liệu không đồng nhất và thiếu tính khoa học. Theo báo cáo từ các Trung tâm Lưu trữ tỉnh, phông tài liệu của UBND luôn chiếm khối lượng lớn nhất, nhưng việc xác định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu vẫn còn gặp nhiều khó khăn. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến chất lượng lưu trữ mà còn gây lãng phí trong việc đầu tư cho công tác lưu trữ.

2.1. Các loại bảng thời hạn bảo quản đã được xây dựng

Hiện nay, có nhiều loại bảng thời hạn bảo quản đã được xây dựng và áp dụng tại các cơ quan nhà nước. Semantic Entity 'các loại bảng thời hạn' này thường được phân loại theo từng nhóm tài liệu cụ thể, như tài liệu hành chính, tài liệu khoa học, và tài liệu lịch sử. Mỗi loại bảng thời hạn bảo quản đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng, cần được đánh giá một cách khách quan. Việc áp dụng các bảng thời hạn này trong thực tế vẫn còn nhiều hạn chế, do thiếu sự đồng bộ và hướng dẫn cụ thể từ các cơ quan quản lý nhà nước. Do đó, việc nghiên cứu và xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu cho tài liệu của UBND cấp tỉnh là rất cần thiết.

III. Đề xuất xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu

Việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu cho UBND cấp tỉnh là một nhiệm vụ cấp thiết nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ. Salient Entity 'bảng thời hạn bảo quản mẫu' cần được thiết kế dựa trên các nguyên tắc và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu. Đề xuất này không chỉ giúp các cơ quan nhà nước có một công cụ hữu ích trong việc quản lý tài liệu mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng các quy định của pháp luật về lưu trữ. Bảng thời hạn bảo quản mẫu cần được xây dựng một cách khoa học, rõ ràng và dễ hiểu, để các cán bộ lưu trữ có thể áp dụng một cách hiệu quả.

3.1. Phương pháp xây dựng bảng thời hạn bảo quản

Phương pháp xây dựng bảng thời hạn bảo quản cần được thực hiện theo quy trình khoa học, bao gồm việc khảo sát, đánh giá giá trị tài liệu và xác định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu. Close Entity 'phương pháp xây dựng' này cần dựa trên các nghiên cứu lý luận và thực tiễn, kết hợp với ý kiến của các chuyên gia trong lĩnh vực lưu trữ. Việc áp dụng phương pháp này sẽ giúp đảm bảo rằng bảng thời hạn bảo quản được xây dựng một cách chính xác và phù hợp với thực tế, từ đó nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại các cơ quan nhà nước.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Trong công tác lưu trữ, việc xác định giá trị và thời hạn bảo quản tài liệu là một nhiệm vụ quan trọng nhằm đảm bảo quản lý hiệu quả tài liệu hành chính nhà nước. Theo báo cáo của ngành lưu trữ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân (UBND) cấp tỉnh chiếm khối lượng lớn nhất trong các Trung tâm Lưu trữ tỉnh, với nội dung đa dạng và có giá trị cao về mặt lịch sử, khoa học và thực tiễn quản lý. Tuy nhiên, việc xác định thời hạn bảo quản cho các loại tài liệu này còn nhiều khó khăn do thiếu các công cụ chuẩn mực và thống nhất. Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông UBND tỉnh, giúp chuẩn hóa và hướng dẫn việc xác định giá trị tài liệu, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý lưu trữ tại các cơ quan UBND cấp tỉnh.

Phạm vi nghiên cứu tập trung vào tài liệu hành chính hình thành trong hoạt động của UBND tỉnh, không bao gồm tài liệu của Hội đồng nhân dân hay các tài liệu khoa học kỹ thuật, phim ảnh, ghi âm. Nghiên cứu dựa trên số liệu khảo sát từ 64 Trung tâm Lưu trữ tỉnh, trong đó có 25 văn bản trả lời chính thức, cùng với phân tích các bảng thời hạn bảo quản đã được xây dựng tại một số địa phương như Vĩnh Long, Hà Nội, và Hồ Chí Minh. Ý nghĩa của nghiên cứu thể hiện qua việc cung cấp công cụ khoa học, pháp lý và thực tiễn để các UBND tỉnh xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu phù hợp, góp phần tiết kiệm nguồn lực, nâng cao chất lượng lưu trữ và phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu lịch sử.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn vận dụng chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử trong phân tích toàn diện các yếu tố liên quan đến công tác lưu trữ tài liệu hành chính. Hai lý thuyết chính được áp dụng gồm:

• Lý thuyết xác định giá trị tài liệu: Định nghĩa giá trị tài liệu dựa trên chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tính pháp lý, lịch sử và thực tiễn sử dụng tài liệu. Giá trị tài liệu được phân thành ba loại: bảo quản vĩnh viễn, bảo quản lâu dài và bảo quản tạm thời.

• Mô hình xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu: Bao gồm các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu, căn cứ pháp lý và yêu cầu thực tiễn. Mô hình này hướng đến việc phân loại tài liệu theo mặt hoạt động, lĩnh vực và nhóm hồ sơ, đồng thời quy định thời hạn bảo quản cụ thể cho từng nhóm.

Các khái niệm chuyên ngành quan trọng gồm: bảng thời hạn bảo quản, phông lưu trữ, tài liệu hành chính, giá trị tài liệu, thời hạn bảo quản, và công cụ xác định giá trị tài liệu.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp tổng hợp, phân tích chức năng và hệ thống để đánh giá chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND cấp tỉnh và đặc điểm tài liệu hình thành. Phương pháp khảo sát thực tế được thực hiện tại một số Trung tâm Lưu trữ tỉnh, kết hợp với điều tra bằng phiếu gửi tới 64 Trung tâm, thu về 25 phản hồi chính thức. Phương pháp phỏng vấn chuyên gia và trao đổi ý kiến với các nhà quản lý lưu trữ, giảng viên chuyên ngành cũng được áp dụng để hoàn thiện bảng thời hạn bảo quản mẫu.

Cỡ mẫu nghiên cứu gồm 25 Trung tâm Lưu trữ tỉnh có phản hồi chính thức, đại diện cho các vùng miền và đặc điểm lưu trữ khác nhau. Phương pháp chọn mẫu là chọn mẫu thuận tiện kết hợp với mẫu có phản hồi đầy đủ. Phân tích dữ liệu dựa trên so sánh các bảng thời hạn bảo quản hiện có, đánh giá ưu nhược điểm và đề xuất phương pháp xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu phù hợp với đặc thù tài liệu UBND cấp tỉnh.

Timeline nghiên cứu kéo dài từ năm 2004 đến 2006, bao gồm giai đoạn khảo sát, phân tích lý thuyết, xây dựng bảng mẫu và hoàn thiện luận văn.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

1. Vai trò quan trọng của bảng thời hạn bảo quản: Bảng thời hạn bảo quản là công cụ chủ yếu để xác định giá trị tài liệu, giúp phân loại tài liệu thành ba nhóm bảo quản vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời. Theo khảo sát, tài liệu UBND cấp tỉnh chiếm tỷ lệ lớn trong tổng số tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ tỉnh, với hơn 60% khối lượng tài liệu.

2. Tình hình xây dựng và áp dụng bảng thời hạn bảo quản còn hạn chế: Trong 64 Trung tâm Lưu trữ tỉnh được khảo sát, chỉ có khoảng 15% đã ban hành bảng thời hạn bảo quản chính thức cho tài liệu UBND cấp tỉnh. Một số địa phương như Vĩnh Long đã ban hành bảng thời hạn bảo quản với 988 nhóm hồ sơ, tài liệu được phân loại theo 7 mặt hoạt động lớn.

3. Thiếu sự thống nhất và chuẩn hóa trong các bảng thời hạn bảo quản hiện hành: Các bảng thời hạn bảo quản hiện có thường quy định thời hạn bảo quản theo ba mức chung chung hoặc theo số năm cụ thể nhưng không đồng nhất. Ví dụ, bảng thời hạn bảo quản của UBND thành phố Hà Nội quy định thời hạn lâu dài từ 50 đến 100 năm, trong khi một số bảng khác chỉ quy định chung chung là lâu dài hoặc tạm thời.

4. Cấu trúc bảng thời hạn bảo quản mẫu cần phản ánh chức năng, nhiệm vụ của UBND cấp tỉnh: Các bảng thời hạn bảo quản mẫu nên phân loại tài liệu theo mặt hoạt động như tổng hợp, nội chính, kinh tế, văn hóa xã hội, nông nghiệp, công nghiệp, tài chính thương mại và hành chính văn phòng để thuận tiện tra cứu và áp dụng.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân của những hạn chế trên xuất phát từ việc chưa có văn bản hướng dẫn thống nhất do cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ban hành, dẫn đến các cơ quan tự xây dựng bảng thời hạn bảo quản dựa trên kinh nghiệm cá nhân, gây ra sự thiếu đồng bộ. So với các nghiên cứu quốc tế, như mô hình của Liên bang Nga, việc quy định thời hạn bảo quản bằng số năm cụ thể và phân loại chi tiết giúp nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu.

Việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu cho tài liệu UBND cấp tỉnh sẽ tạo ra công cụ chuẩn mực, giúp các địa phương xây dựng bảng thời hạn bảo quản cụ thể, đồng thời giảm thiểu lãng phí nguồn lực do bảo quản tài liệu không cần thiết. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ phân bố tỷ lệ tài liệu theo nhóm bảo quản và bảng so sánh các mức thời hạn bảo quản giữa các địa phương để minh họa sự khác biệt và đề xuất chuẩn hóa.

Đề xuất và khuyến nghị

1. Ban hành bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông UBND cấp tỉnh: Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cần sớm ban hành văn bản hướng dẫn thống nhất về bảng thời hạn bảo quản mẫu, làm cơ sở cho các UBND tỉnh xây dựng bảng thời hạn bảo quản cụ thể. Thời gian thực hiện trong vòng 12 tháng, chủ thể là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

2. Xây dựng hệ thống phân loại tài liệu theo mặt hoạt động và nhóm hồ sơ: Các UBND tỉnh cần áp dụng phân loại tài liệu theo các mặt hoạt động lớn như tổng hợp, nội chính, kinh tế, văn hóa xã hội, nông nghiệp, công nghiệp, tài chính thương mại và hành chính văn phòng để đảm bảo tính khoa học và dễ tra cứu. Thời gian triển khai 6 tháng, chủ thể là Văn phòng UBND tỉnh phối hợp với Trung tâm Lưu trữ tỉnh.

3. Quy định thời hạn bảo quản cụ thể bằng số năm cho từng nhóm tài liệu: Đề xuất quy định thời hạn bảo quản rõ ràng, ví dụ: vĩnh viễn, 50 năm, 30 năm, 10 năm, giúp việc xử lý tài liệu hết hạn bảo quản được thực hiện hiệu quả, tránh lãng phí kho tàng lưu trữ. Thời gian áp dụng trong 1 năm, chủ thể là UBND tỉnh và các cơ quan lưu trữ.

4. Tổ chức đào tạo, tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ lưu trữ và công chức liên quan: Nâng cao nhận thức và kỹ năng xác định giá trị tài liệu, sử dụng bảng thời hạn bảo quản mẫu để áp dụng đúng quy định. Thời gian tổ chức hàng năm, chủ thể là Sở Nội vụ phối hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

1. Cán bộ, chuyên viên công tác lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ tỉnh: Giúp nâng cao năng lực xây dựng và áp dụng bảng thời hạn bảo quản tài liệu, đảm bảo quản lý tài liệu khoa học, hiệu quả.

2. Lãnh đạo và cán bộ Văn phòng UBND cấp tỉnh: Hỗ trợ trong việc tổ chức quản lý tài liệu hành chính, xây dựng quy trình lưu trữ phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.

3. Nhà nghiên cứu, giảng viên chuyên ngành Lưu trữ học và Tư liệu học: Cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn để giảng dạy, nghiên cứu sâu về công tác xác định giá trị và thời hạn bảo quản tài liệu hành chính nhà nước.

4. Cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ: Là tài liệu tham khảo quan trọng để xây dựng chính sách, hướng dẫn nghiệp vụ và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến công tác lưu trữ.

Câu hỏi thường gặp

1. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu là gì và tại sao quan trọng?
   Bảng thời hạn bảo quản là công cụ xác định giá trị tài liệu, quy định thời gian bảo quản từng loại tài liệu. Nó giúp phân loại tài liệu để bảo quản hoặc tiêu hủy đúng quy định, tránh lãng phí nguồn lực lưu trữ.

2. Tài liệu của UBND cấp tỉnh có đặc điểm gì nổi bật?
   Tài liệu UBND cấp tỉnh đa dạng, phong phú, phản ánh toàn diện các lĩnh vực quản lý nhà nước địa phương, chiếm tỷ lệ lớn trong kho lưu trữ và có giá trị lịch sử, khoa học và thực tiễn cao.

3. Phương pháp xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu như thế nào?
   Phương pháp dựa trên phân tích chức năng, nhiệm vụ của UBND cấp tỉnh, khảo sát thực tế tài liệu, áp dụng nguyên tắc xác định giá trị tài liệu và quy định pháp lý hiện hành để phân loại tài liệu và quy định thời hạn bảo quản cụ thể.

4. Làm thế nào để áp dụng bảng thời hạn bảo quản mẫu vào thực tế?
   Các UBND tỉnh căn cứ bảng mẫu để xây dựng bảng thời hạn bảo quản riêng phù hợp với đặc điểm tài liệu của mình, đồng thời tổ chức đào tạo cán bộ lưu trữ để thực hiện đúng quy trình quản lý tài liệu.

5. Những khó khăn thường gặp khi xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu?
   Khó khăn gồm thiếu sự thống nhất về tiêu chuẩn, thiếu văn bản hướng dẫn chính thức, sự đa dạng và phức tạp của tài liệu, cũng như hạn chế về nguồn lực và trình độ cán bộ lưu trữ.

Kết luận

• Bảng thời hạn bảo quản tài liệu là công cụ thiết yếu trong công tác xác định giá trị và quản lý tài liệu hành chính nhà nước tại UBND cấp tỉnh.
• Hiện nay, việc xây dựng và áp dụng bảng thời hạn bảo quản tại các địa phương còn nhiều hạn chế, thiếu sự thống nhất và chuẩn hóa.
• Luận văn đã xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phông UBND tỉnh với cấu trúc khoa học, phân loại theo mặt hoạt động và quy định thời hạn bảo quản cụ thể.
• Kết quả nghiên cứu có ý nghĩa thực tiễn lớn, giúp các UBND tỉnh xây dựng bảng thời hạn bảo quản phù hợp, nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu và tiết kiệm nguồn lực.
• Đề xuất các bước tiếp theo gồm ban hành văn bản hướng dẫn, đào tạo cán bộ và áp dụng bảng thời hạn bảo quản mẫu trong thực tế công tác lưu trữ tại các địa phương.

Quý độc giả và các cơ quan liên quan được khuyến khích nghiên cứu và vận dụng kết quả luận văn nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tài liệu hành chính nhà nước.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1 _ _ BANG THỜI HAN BAO QUAN - CÔNG CỤ CHỦ YEU DE XÁC ĐỊNH GIA TRI TAI LIEU HÌNH THÀNH TRONG HOAT DONG CUA CAC CO QUAN, TO CHUC 1. Khái niệm, mục đích, công dung của bảng thời hạn bảo quan tài liệu Trong các nghiệp vụ của công tác lưu trữ như thu thập bổ sung, phân loại, xác định giá trị, thống kê bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu. đều có các công cụ làm căn cứ và phương tiện thực hiện. Mỗi loại công cụ có những vai trò, chức năng riêng nhằm đảm bảo cho việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ được thống nhất, khoa học.

Chang han, danh muc hé so co quan, danh muc các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lich sử là cơ sở dé cán bộ lưu trữ thực hiện việc thu thập, bố sung tai liệu theo phạm vi quản lý và chức năng của lưu trữ cơ quan hay lưu trữ lịch sử; phương án phân loại tài liệu giúp cho việc phân loại tài liệu trong từng kho lưu trữ, phông lưu trữ cụ thé; các loại mục lục, số sách là phương tiện quản lý, thống kê về tình hình tài liệu; để tô chức sử dụng tài liệu thì có các loại mục lục hô sơ, thẻ tài liệu chuyên đê. Đối với việc xác định giá tri tài liệu - một trong những nhiệm vụ quan trọng, phức tạp và mang tính khoa học cao của công tác lưu trữ, việc sử dụng các loại công cụ cũng rất cần thiết và có một vai trò quan trọng. Công cụ xác định giá trị tài liệu là “những phương tiện để thực hiện xác định giá trị được dễ dàng, chính xác, nhằm lựa chọn được những tài liệu có giá tri bô sung vào lưu trữ và loại những tài liệu hết giá trỊ dé huỷ” [2,22]. Các loại công cụ xác định giá trị phổ biến hiện nay bao gồm: Danh mục hồ sơ Bảng thời hạn bảo quản tài liệu Danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu tai liệu vào lưu trữ lịch sử Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử 18 Các công cụ hướng dẫn xác định giá trị tài liệu trên hợp thành một hệ thong công cụ xác định giá tri tài liệu.

Mỗi loại công cụ vừa có tính độc lập và tác dụng riêng, vừa có mỗi quan hệ bé sung và hỗ trợ lẫn nhau. Trong số các công cụ hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, bảng thời hạn bảo quản là công cụ chủ yếu và quan trọng nhất. Trước hết, về khái niệm thời hạn bảo quản, Từ điển Lưu trữ Việt Nam do Cục Lưu trữ Nhà nước xuất bản năm 1992 định nghĩa là “khoảng thời gian cần thiết dé lưu giữ tài liệu ké từ khi tài liệu kết thúc ở văn thư. Thời hạn bảo quan chủ yếu áp dụng cho tài liệu ở lưu trữ cơ quan.

Những tai liệu có giá tri lịch sử (bảo quản vĩnh viễn) không là đối tượng để xét thời hạn bảo quản” [2. Như vậy, thời hạn bảo quản là khoảng thời gian được quy định để bảo quản hồ so, tai liệu lưu trữ tinh từ khi tài liệu kết thúc giai đoạn văn thư cho đến khi tài liệu được xem xét dé loại ra tiêu huỷ. Theo định nghĩa này, tài liệu có giá trị lịch sử không là đối tượng để quy định thời hạn bảo quản vì những tài liệu này được bảo quản vĩnh viễn. Tuy nhiên, trên thực tế ở nước ta hiện nay, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II là các lưu trữ lịch sử nhưng vẫn bảo quan cả những tài liệu bảo quản có thời hạn.

Đối với các lưu trữ địa phương, mặc dù đã có Thông tư số 21 của Bộ Nội vụ quy định về việc thành lập Phòng Văn thư Lưu trữ thuộc Văn phòng UBND tỉnh để thực hiện chức năng quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ trên địa ban tinh, còn các Trung tâm Lưu trữ tỉnh là don vi sự nghiệp, song đến thời điểm hiện tại, các Trung tâm Lưu trữ tỉnh vẫn vừa là lưu trữ hiện hành của cơ quan vừa là lưu trữ lịch sử của địa phương, do đó Trung tâm Lưu trữ tỉnh vừa bảo quản cả tài liệu có giá trị lịch sử (bảo quản vĩnh viễn), vừa lưu giữ tải liệu bảo quản có thời hạn. Trong thực tế, dé thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, nhiều loại văn bản được hình thành dé phục vụ cho việc điều hành, giải quyết công việc. Tuy thuộc vào tinh chất, yêu cầu của công việc mà tài liệu có những nội dung khác nhau nên giá trị của chúng cũng không giống nhau và cần có thời hạn bảo quản thích hợp. Do đó, để định thời hạn bảo quản cho mỗi loại sao 19 cho phù hợp với giá trị của chúng, cần có bảng thời hạn bảo quản tài liệu.

Bảng thời hạn bảo quản tài liệu (còn gọi là bảng kê tài liệu) được giải thích là “bang thống kê có hệ thống các loại tài liệu của một hay nhiều cơ quan cùng ngành chủ quản hoặc một bộ phận tải liệu của Phông Lưu trữ Quốc gia, thuộc một thời kỳ lịch sử nhất định, có chỉ rõ thời hạn bảo quản hoặc được quy định cần hay không cần đưa vào Nhà nước bảo quản”. Day là định nghĩa chung nhất về bảng thời hạn bảo quản. Từ định nghĩa trên có thể thấy, bảng thời hạn bảo quản là công cụ chủ yếu dùng dé xác định giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan. Việc xây dựng và sử dụng bảng thời hạn bảo quản tải liệu liên quan đến mục đích của công tác xác định giá trị tài liệu là lựa chọn tài liệu giữ lại dé bảo quản hoặc tiêu huỷ.

Đối với tài liệu giữ lại để bảo quản thì tuỳ thuộc vào giá trị của tài liệu mà định ra thời hạn bảo quản và lựa chọn tài liệu dé đưa vào lưu trữ lịch sử. Đối với các cán bộ, chuyên viên ở các cơ quan, bảng thời hạn bảo quản là căn cứ dé xác định và ghi thời hạn bảo quản cho hồ sơ trong quá trình lập hồ so công việc ở giai đoạn văn thư, giúp cho việc lập hồ sơ và xác định thời hạn bao quan của hồ sơ được dé dàng. Những hồ sơ được ghi thời hạn bảo quản sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ lưu trữ trong việc lựa chọn đầy đủ hồ sơ, tài liệu bổ sung vào lưu trữ hiện hành và xử lý những quy trình nghiệp vụ tiếp theo. Đối với lưu trữ hiện hành, bảng thời hạn bảo quản giúp cho việc chỉ đạo, hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành và thu thập tài liệu được dé dang; xác định giá trị tài liệu trong chỉnh lý được chính xác; trên cơ sở đó lựa chọn những tai liệu thực sự có giá trị để giao nộp vào lưu trữ lịch sử.

Đối với lưu trữ lịch sử, tài liệu được thu thập bổ sung trên cơ sở bảng thời hạn bảo quản sẽ tránh được tình trạng tiếp nhận những tài liệu ít giá trị, do đó chất lượng tài liệu trong lưu trữ lịch sử được bảo đảm. Bảng thời hạn bảo quản cũng là căn cứ để xem xét những tài liệu hết giá trị, có thể loại ra để làm thủ tục tiêu huỷ. 20 Căn cứ vào bảng thời hạn bảo quản có thể xây dựng được các công cụ hướng dẫn xác định giá trị khác như: quy định thời hạn bảo quản tài liệu trong danh mục hồ sơ, xây dựng danh mục thành phần tài liệu nộp lưu. Bảng thời hạn bảo quản được xây dựng trên cơ sở các nguyên tắc, tiêu chuẩn về xác định giá trị tài liệu, đồng thời dựa vào các căn cứ pháp lý cũng như thực tế hình thành và nhu cầu sử dụng tài liệu.

Vì vậy, có thé nói bảng thời hạn bao quản có đủ gia tri về mặt khoa học, pháp lý và thực tế để hướng dẫn xác định giá trị tài liệu ở văn thư, lưu trữ hiện hành cũng như lưu trữ lịch sử. Bảng thời hạn bảo quản còn giúp tránh được sự chủ quan, phiến diện khi đánh giá giá trị của tài liệu trong một số trường hợp cụ thé, bởi lẽ nó có ý nghĩa như một phương tiện có tính thống nhất, chuẩn hoá thời hạn bảo quản đối với những loại tài liệu xác định. Sử dụng bảng thời hạn bảo quản cũng tránh được tình trạng tiêu huỷ tài liệu tuỳ tiện hoặc giữ lại tài liệu không đúng theo giá tri va thời gian cần thiết; bảo đảm cho sự toàn vẹn và chất lượng của từng phông lưu trữ nói riêng và Phông lưu trữ Quốc gia nói chung. Các loại bảng thời hạn bảo quản Nhìn chung, bảng thời hạn bảo quản có ý nghĩa là công cụ để xác định giá trị tài liệu như đã nêu trên.

Tuy nhiên, thực tế hoạt động xã hội có nhiều ngành nghề, lĩnh vực khác nhau nên chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức cũng khác nhau, từ đó hình thành nên thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu hết sức đa dạng, phong phú, đồng thời giá trị của chúng cũng không đồng nhất. Mỗi loại tài liệu có những giá trị, công dụng riêng, tuỳ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tô chức sản sinh ra tài liệu đó và tuỳ thuộc vào mục dich ma tai liệu được hình thành. Do đó, mỗi loại tài liệu lại có yêu cầu bao quan dé phục vu sử dụng theo giá trị của chúng và việc quy định thời hạn bảo quản tài liệu ở các cơ quan, tổ chức cũng không giống nhau. Xuất phát từ thực té nay, cần có một số loại bảng thời hạn bảo quản tai liệu đáp ứng được yêu cầu quản lý và sử dụng tài liệu một cách phù hợp.

Có thể nêu một số loại bảng thời hạn bảo quản tài liệu được sử dụng phô biến trong công tác lưu trữ của nước ta cũng như một số nước trên thế giới như sau: Bảng thời 21 hạn bảo quản tài liệu tiêu biểu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, bảng thời hạn bảo quản tải liệu chuyên ngành, bảng thời hạn bảo quản mâu, bảng thời hạn bảo quản của từng cơ quan. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu tiêu biểu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, to chức Có thé nói, tất cả các cơ quan, di ở ngành nào, cấp nao, trong quá trình hoạt động, bên cạnh những tài liệu chuyên môn, chuyên ngành, đều hình thành các nhóm tài liệu quản lý hành chính. Đó là tài liệu về hoạt động quản lý, chỉ đạo, lập kế hoạch, kiểm tra, tài chính, thống kê, tổ chức cán bộ, lao động tiền lương .