CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN CÔNG CHỨNG VÀ VĂN BẢN CÔNG CHỨNG VÔ HIỆU 1. Khái quát về văn bản công chứng 1. Khái niệm văn bản công chứng Theo từ điển Tiếng Việt, văn bản là bản viết hoặc bản in, mang nội dung là những gì cần được ghi, chép để lưu lại làm bằng1. Với khái niệm này, có thể thấy văn bản là đối tượng được thể hiện dưới dạng vật chất cụ thể như bản viết hoặc bản in, có giá trị làm bằng chứng chứng minh cho các thỏa thuận, giao dịch hoặc nhằm thể hiện ý chí của người soạn thảo văn bản.
Với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, các hình thức giao dịch thông qua các phương tiện điện tử ngày càng phổ biến. Khái niệm văn bản điện tử ra đời đã bổ sung thêm phạm vi hiểu đối với văn bản. Trong pháp luật Việt Nam, tại khoản 2 Điều 43 Nghị định 01/2021/NĐ-CP ngày 14/9/2015 đã nêu khái niệm “văn bản điện tử” như sau: “Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy. Văn bản điện tử có thể định dạng “.
Như vậy ngoài hình thức văn bản truyền thống, còn có hình thức văn bản điện tử được thể hiện dưới dạng các dữ liệu điện tử. Điều 469 BLDS Trung Quốc 2020 cũng quy định hình thức văn bản như sau: “Hình thức văn bản là hình thức có thể biểu thị và truyền tải một cách hữu hình các nội dung hợp đồng như hợp đồng giấy, thư tín, điện báo, fax. Việc trao đổi số liệu điện tử, thư điện tử mà có thể hữu hình biểu thị và truyền tải nội dung, đồng thời có thể kiểm tra, sử dụng dữ liệu điện văn đó bất cứ lúc nào, thì được xem là hình thức văn bản”2. Như vậy, văn bản có thể được thể hiện dưới hình thức bản viết, bản in hoặc hình thức dữ liệu điện tử.
1 Học viện Tư pháp (2017), Giáo trình Kỹ năng hành nghề công chứng – tập 1, NXB. 2 Lê Khánh Linh, Trương Huỳnh Nga, Nguyễn Minh Tâm, Hoàng Thảo Anh, Trần Kiên (2021), BLDS Trung Quốc 2020 – Bản dịch và lược giải, NXB. Đại học Quốc gia Hà Nội, tr. 9 Khái niệm VBCC trong pháp luật nước ta hiện nay được xây dựng trên cơ sở đối tượng của văn bản là bản giấy hoặc bản in.
Theo quy định tại khoản 4 Điều 2 LCC 2014, “Văn bản công chứng là hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã được công chứng viên chứng nhận theo quy định của Luật này”. Với khái niệm này, một văn bản chỉ được xem là VBCC nếu thỏa mãn đồng thời hai điều kiện sau đây: Điều kiện thứ nhất, phải thuộc một trong ba loại văn bản là hợp đồng, giao dịch hoặc bản dịch; điều kiện thứ hai là phải được CCV chứng nhận theo nội dung, trình tự và thủ tục quy định tại LCC. Việc chứng nhận của CCV được thể hiện thông qua lời chứng của CCV. Lời chứng của CCV là một bộ phận cấu thành của VBCC3.
Khác với quy định của LCC 2006, LCC 2014 đã bổ sung bản dịch vào thành một trong các đối tượng của VBCC. LCC 2006 không đưa ra định nghĩa trực tiếp về VBCC mà chỉ đưa ra định nghĩa gián tiếp thông qua việc liệt kê các loại hình văn bản có thể là đối tượng của VBCC tại khoản 1 Điều 4 Luật này: “Hợp đồng, giao dịch bằng văn bản đã được công chứng theo quy định của Luật này gọi là văn bản công chứng”. Theo quy định tại Điều 385 BLDS 2015, “Hợp đồng là sự thoả thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự”. Khái niệm “giao dịch” cũng được quy định tại Điều 116 BLDS 2016 như sau: “Giao dịch dân sự là hợp đồng hoặc hành vi pháp lý đơn phương làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự”.
Khái niệm “bản dịch” hiện nay chưa được thể hiện trong các quy định pháp luật. Tuy vậy, có thể hiểu bản dịch là “sản phẩm của việc chuyển đổi ngôn ngữ từ ngôn ngữ nguồn đến ngôn ngữ đích cần dịch thuật”4. Việc bổ sung bản dịch thành một trong các loại VBCC tại LCC 2014 là phù hợp bởi bản dịch cũng được CCV chứng thực theo trình tự, thủ tục tương đương với công chứng hợp đồng, giao dịch. Đây cũng là điểm mới trong chức năng của CCV được LCC 2014 bổ sung so với LCC 2006.
3 Khoản 1 Điều 24 Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành LCC. 4 Công ty Cổ phần Dịch thuật Miền Trung, Bản dịch là gì? Kiến thức ngành dịch thuật, [https://dichthuatmientrung.vn/ban-dich/], truy cập ngày 03/9/2022. 10 Từ những định nghĩa nêu trên, có thể hiểu đối tượng của VBCC là các thỏa thuận dân sự, thương mại được xác lập bởi hai hoặc nhiều bên; hoặc các văn bản thể hiện ý chí, hành vi pháp lý đơn phương của một chủ thể về một vấn đề dân sự; hoặc bản dịch được chuyển thể từ ngôn ngữ gốc thành ngôn ngữ cần sử dụng. Thông qua VBCC, CCV đã góp phần xác thực tính thực tế của các quan hệ dân sự, thương mại trên thực tiễn.
Trong pháp luật dân sự Pháp, VBCC được gọi là “công chứng thư”. Khái niệm “công chứng thư” được quy định tại Điều 1317 BLDS Pháp như sau: “Công chứng thư là chứng thư được lập bởi các nhân viên công quyền có quyền lập văn bản tại nơi mà chứng thư được soạn thảo và theo những thể thức trang trọng cần thiết”5. Theo quy định tại Điều 1 Pháp lệnh ngày 02/11/1945 của Cộng hòa Pháp thì “Công chứng vi là nhân viên công quyền được bổ nhiệm để lập văn bản, hợp đồng mà đương sự phải hoặc muốn được công chứng, làm cho các văn bản đó có giá trị xác thực như văn bản của cơ quan công quyền …”6. Khái niệm “công chứng thư” trong BLDS Pháp không được xây dựng theo hướng liệt kê như LCC 2014 của nước ta nhưng nội hàm vẫn có nhiều điểm tương đồng.
Đồng thời, vẫn đảm bảo hai điều kiện của VBCC là được tạo lập dưới hình thức văn bản và được công chứng bởi CCV hoặc nhân viên công quyền như quy định của pháp luật công chứng Việt Nam. Từ những phân tích nêu trên, có thể khái quát khái niệm VBCC như sau: “Văn bản công chứng là hợp đồng, giao dịch và bản dịch được công chứng viên xác thực theo trình tự, thủ tục luật định thông qua lời chứng của công chứng viên trên hợp đồng, giao dịch, bản dịch đó”. Đặc điểm văn bản công chứng Được sử dụng như một chứng cứ không cần chứng minh trong pháp luật tố tụng Dân sự7, VBCC có các đặc điểm sau đây: 5 Nhà Pháp luật Việt – Pháp (2005), BLDS Pháp, NXB. Tư Pháp, Hà Nội, tr.
6 Nguyễn Ngọc Quyên (2018), Giá trị pháp lý VBCC giao dịch bất động sản, Luận văn Thạc sĩ Luật học, Trường Đại học Kinh tế - Luật Thành phố Hồ Chí Minh, tr. 7 Khoản 9 Điều 94 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015 (Luật số 92/2015/QH13) ngày 25/11/2015. Tính chính xác Tính chính xác của VBCC thể hiện ở nhiều khía cạnh: Thứ nhất, chính xác về chủ thể YCCC. Chủ thể YCCC có thể là cá nhân hoặc tổ chức.
Đối với chủ thể YCCC là cá nhân, VBCC thể hiện rõ các thông tin định danh của cá nhân đó phù hợp với các giấy tờ tùy thân do cá nhân tự cung cấp. Đồng thời, việc xác định năng lực hành vi dân sự của các nhân trong khi tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch công chứng cũng được thể hiện rõ trong nội dung VBCC. Đối với chủ thể YCCC là tổ chức, nội dung VBCC phải thể hiện chính xác và đầy đủ các thông tin đăng ký hoạt động của tổ chức, thông tin định danh của người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền của tổ chức. Năng lực hành vi dân sự của người đại diện tổ chức giao kết hợp đồng, giao dịch cần công chứng cũng được ghi nhận cụ thể trong VBCC như đối với trường hợp người YCCC là cá nhân.
Thứ hai, chính xác về thời điểm công chứng. Thời điểm công chứng luôn được ghi chính xác vì đây là thời điểm giao kết hợp đồng, giao dịch và cũng là thời điểm hợp đồng, giao dịch được công chứng hoặc bản dịch có hiệu lực. Thời điểm công chứng phải được ghi cả ngày, tháng, năm. Trong một số trường hợp, thời điểm công chứng có thể bao gồm cả giờ và phút nếu người YCCC đề nghị, khi công chứng di chúc hoặc khi CCV thấy cần thiết8.
Thời điểm công chứng được thể hiện trong hợp đồng, giao dịch và trong lời chứng của CCV. Ngày, tháng, năm ghi trong hợp đồng, giao dịch là thời điểm giao kết hợp đồng, giao dịch. Ngày, tháng, năm ghi trong lời chứng của CCV là thời điểm có hiệu lực của hợp đồng, giao dịch. Thời điểm ghi trong lời chứng của CCV được quy định chặt chẽ hơn thời điểm ghi trong hợp đồng, giao dịch bởi tính quan trọng của nó – là thời điểm thỏa thuận dân sự giữa các bên hoặc bản dịch có giá trị pháp lý.
Vì vậy, ngày, tháng, năm trong lời chứng của CCV còn được ghi bằng chữ nhằm tránh những nhầm lẫn hoặc sửa chữa, hạn chế tối đa sự thay đổi nội dung để đảm bảo tốt nhất tính chính xác của VBCC. 8 Khoản 2 Điều 45 LCC 2014 (Luật số 53/2014/QH13) ngày 20/6/2014. 12 Thứ ba, chính xác về địa điểm công chứng. Địa điểm công chứng được quy định bắt buộc tại trụ sở của TCHNCC, chỉ trừ một số trường hợp đặc biệt luật định.
Trụ sở của TCHNCC được xem là một địa điểm cố định và được TCHNCC đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền một cách chính thức để đảm bảo hoạt động hợp pháp của TCHNCC. Do vậy, ở khía cạnh địa điểm công chứng, địa điểm công chứng được xác định chính xác, rõ ràng và được quản lý bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Thông tin về địa điểm công chứng cũng được thể hiện đầy đủ trong lời chứng của CCV. Thứ tư, chính xác về nội dung YCCC.
Trong hợp đồng, giao dịch, nội dung của văn bản được CCV kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo tính chính xác đối với nội dung giao dịch, tính tuân thủ các quy định pháp luật và không trái đạo đức xã hội. Tương tự đối với công chứng bản dịch, bản dịch phải được dịch bởi cộng tác viên của TCHNCC là những người đáp ứng những điều kiện luật định. Thứ năm, chính xác về hình thức VBCC. Hình thức VBCC là một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định giá trị pháp lý của VBCC.