Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong tiến trình hội nhập kinh tế và đổi mới cơ chế quản lý, các doanh nghiệp sản xuất tại Việt Nam phải không ngừng kiện toàn bộ máy điều hành nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh, tối ưu hóa chi phí và bảo toàn vốn kinh doanh. Thực tiễn hoạt động của các doanh nghiệp đòi hỏi hệ thống thông tin kế toán phải phản ánh kịp thời, chính xác và trung thực mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hỗ trợ đắc lực cho ban lãnh đạo trong việc ra quyết định quản trị chiến lược.

Báo cáo thực tập tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Dịu (Lớp CĐKT1 – K6, Khoa Kinh tế, Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội, dưới sự hướng dẫn của ThS. Trần Thị Dung) được thực hiện nhằm gắn kết kiến thức lý thuyết chuyên ngành kế toán với thực tế tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp sản xuất thiết bị điện.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài bao gồm 3 nhiệm vụ trọng tâm:

  1. Khảo sát quá trình hình thành, phát triển, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm tại Công ty TNHH Việt Đông.
  2. Tìm hiểu và hệ thống hóa mô hình tổ chức bộ máy kế toán, hình thức sổ kế toán, hệ thống tài khoản, chứng từ và báo cáo tài chính đang áp dụng tại doanh nghiệp.
  3. Phân tích thực trạng hạch toán các phần hành kế toán chủ yếu: kế toán vốn bằng tiền, kế toán tài sản cố định, kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, kế toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, cùng kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức bộ máy quản trị, quy trình công nghệ sản xuất và thực tiễn hạch toán các nghiệp vụ kế toán tại đơn vị thực tập.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Việt Đông (Trụ sở chính đặt tại Khu Tập thể xí nghiệp vận tải luyện kim Yên Viên, Gia Lâm, Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu khảo sát tình hình sản xuất kinh doanh giai đoạn 2004 – 2006 và số liệu hạch toán kế toán chi tiết phát sinh tại công ty trong các tháng cuối năm 2006 và đầu năm 2007.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung pháp lý và chế độ kế toán áp dụng

Báo cáo dựa trên hệ thống quy định và chuẩn mực kế toán hiện hành của Nhà nước và Bộ Tài chính tại thời điểm nghiên cứu:

  • Áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính.
  • Hình thức sổ kế toán: Áp dụng hình thức sổ "Nhật ký – chứng từ".
  • Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên.
  • Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT): Phương pháp khấu trừ.
  • Phương pháp trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ): Phương pháp khấu hao đường thẳng.
  • Mô hình tổ chức bộ máy kế toán: Tổ chức theo mô hình kế toán tập trung.
  • Phương pháp tính giá thành sản phẩm: Phương pháp tính giá thành giản đơn (trực tiếp).
  • Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Phương pháp ghi thẻ song song.

Phương pháp nghiên cứu

Tác giả đã sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu học thuật và nghiệp vụ thực địa:

  • Phương pháp quan sát và thu thập dữ liệu thực tế: Khảo sát trực tiếp mặt bằng sản xuất, quy trình công nghệ chế tạo máy hàn tại 2 phân xưởng, thu thập các mẫu biểu chứng từ gốc tại phòng Kế toán và kho vật tư.
  • Phương pháp thống kê, phân tích và tổng hợp: Tổng hợp số liệu hoạt động sản xuất kinh doanh 3 năm (2004 – 2006), phân tích cơ cấu lao động và cơ cấu quỹ lương tháng 11/2006 và tháng 01/2007.
  • Phương pháp đối chiếu và mô hình hóa quy trình: Sơ đồ hóa cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, bộ máy kế toán và trình tự luân chuyển chứng từ ghi sổ kế toán của từng phần hành nghiệp vụ.

Nguồn dữ liệu

Nguồn dữ liệu của báo cáo bao gồm các tài liệu nội bộ do Công ty TNHH Việt Đông cung cấp: biên bản thành lập, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh giai đoạn 2004 – 2006, sổ quỹ tiền mặt, phiếu thu, phiếu chi, thẻ tài sản cố định (mẫu S23-DN), phiếu nhập kho, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội tháng 11/2006, cùng hệ thống sổ chi tiết, bảng kê và sổ cái các tài khoản kế toán liên quan.

Nội dung chính theo từng chương

Phần I: Tổng quan chung về Công ty TNHH Việt Đông

Công ty TNHH Việt Đông được thành lập ngày 01/02/1993 với số vốn điều lệ ban đầu là 500.000 đồng gồm hai thành viên tham gia góp vốn, trụ sở đặt tại Yên Viên, Gia Lâm, Hà Nội. Ban đầu, công ty sản xuất các thiết bị điện phục vụ tiêu dùng như quạt chống nóng 3 pha, cầu dao các loại, đèn cao áp, đui đèn. Trải qua hơn 10 năm phát triển, công ty đã mở rộng đầu tư công nghệ và chuyên sâu sản xuất các dòng máy hàn từ 150A đến 500A cung ứng cho các nhà máy, xí nghiệp và công trình xây dựng.

Cơ cấu bộ máy quản trị của công ty vận hành dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc (đại diện pháp nhân), bao gồm:

  • Phòng Kỹ thuật, vật tư: Thực hiện lập kế hoạch thu mua, quản lý kho vật tư hàng hóa, nghiên cứu định mức kinh tế kỹ thuật, kiểm tra nghiệm thu chất lượng sản phẩm (KCS) và bảo đảm an toàn lao động.
  • Phòng Tài chính kế toán: Quản lý toàn bộ vốn, tài sản; phân tích hoạt động kinh tế hàng kỳ; tổ chức thanh quyết toán thuế, lương; tổ chức kiểm kê và lập báo cáo tài chính.
  • Ban bảo vệ: Bảo vệ an ninh trật tự, quản lý người ra vào và tài sản đơn vị.
  • Hệ thống phân xưởng sản xuất: Bố trí trên mặt bằng 2.000 m², gồm 2 phân xưởng chính:
    • Phân xưởng cơ khí: Gia công sắt, tôn để chế tạo khung vỏ máy hàn (lấy dấu, cắt, đục lỗ, dập, uốn, hàn chống gỉ).
    • Phân xưởng lắp ráp: Thực hiện quấn dây đồng sơ cấp/thứ cấp, tẩm điện, lắp sun từ, thử ruột máy, lắp vỏ và sơn hoàn chỉnh.

Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2004 – 2006 ghi nhận sự tăng trưởng ổn định:

Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006
Tổng sản lượng Cái — — 2.700
Tổng doanh thu Nghìn đồng — — 43.000
Tổng lợi nhuận Nghìn đồng — — 32.930
Số lao động Người 110 121 135
Thu nhập bình quân Nghìn đồng/người/tháng — — 1.900
Nộp ngân sách Nhà nước Nghìn đồng — — 23.873,4

Phần II: Hạch toán nghiệp vụ kế toán ở Công ty TNHH Việt Đông

1. Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống sổ sách

Phòng Kế toán áp dụng mô hình tổ chức tập trung. Các phân xưởng không mở bộ phận kế toán riêng mà chỉ bố trí nhân viên thống kê thu thập chứng từ ban đầu chuyển về phòng Kế toán. Cơ cấu nhân sự phòng Kế toán gồm:

  • Kế toán trưởng: Phụ trách chung, hướng dẫn, kiểm tra và lập báo cáo tài chính.
  • Kế toán tổng hợp kiêm kế toán chi phí: Tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành, ghi sổ cái, sổ tổng hợp.
  • Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Theo dõi nhập – xuất – tồn kho và công nợ nhà cung cấp.
  • Kế toán tiền mặt, tiền lương, tài sản cố định: Theo dõi biến động tiền mặt, tạm ứng, tiền lương, trích lập BHXH/BHYT/KPCĐ, theo dõi tăng giảm và tính khấu hao TSCĐ.
  • Thủ quỹ: Trực tiếp thu, chi tiền mặt căn cứ vào chứng từ hợp lệ và ghi sổ quỹ.

Doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ Nhật ký – chứng từ với các sổ sách chủ yếu: NKCT số 1, 2, 4, 5, 7, 8, 9, 10; các Bảng kê số 1, 2, 3, 4, 5, 9, 11; các Bảng phân bổ số 1, 2, 3; cùng Sổ cái và Sổ chi tiết các tài khoản (TK 111, 112, 152, 153, 154, 155, 211, 214, 331, 334, 338, 511, 632...). Trình tự ghi sổ tuân thủ việc kết hợp giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp, định kỳ đối chiếu bảng tổng hợp chi tiết với sổ cái trước khi lập Báo cáo tài chính (gồm Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh BCTC).

2. Thực hành các phần hành kế toán nghiệp vụ

Kế toán vốn bằng tiền (TK 111, TK 112):

  • Sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là Việt Nam đồng (VND). Các nghiệp vụ ngoại tệ quy đổi theo tỷ giá thực tế hoặc tỷ giá bình quân liên ngân hàng, theo dõi ngoại tệ trên TK 007; chênh lệch tỷ giá phản ánh vào TK 515, TK 635 hoặc TK 413.
  • Chứng từ kế toán sử dụng: Phiếu thu (Mẫu 01-TT), Phiếu chi (Mẫu 02-TT), Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu 03-TT). Trình tự luân chuyển: Phiếu thu/chi lập thành 3 liên, Kế toán trưởng ký duyệt, Thủ quỹ thực hiện thu/chi, ghi Sổ quỹ và chuyển chứng từ gốc về phòng kế toán để ghi NKCT số 1, NKCT số 2, Bảng kê số 1, Bảng kê số 2 và Sổ cái.

Kế toán tài sản cố định (TK 211, TK 213, TK 214):

  • Tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ: giá trị từ 10.000.000 đồng trở lên và thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên. TSCĐ của công ty chủ yếu là TSCĐ hữu hình (nhà văn phòng, xưởng sản xuất, máy vi tính, ô tô, dây chuyền sản xuất...).
  • Hồ sơ chứng từ: Biên bản giao nhận TSCĐ (Mẫu 01-TSCĐ), Thẻ TSCĐ (Mẫu S23-DN), Biên bản thanh lý TSCĐ (Mẫu 02-TSCĐ). Thẻ TSCĐ được lập chi tiết (ví dụ: Thẻ số 09 lập ngày 20/10/2006 cho máy Photocopy TS 09 sản xuất năm 2003 tại Hàn Quốc, đưa vào sử dụng ngày 25/10/2006 với nguyên giá 11.942.334 đồng).
  • Phương pháp trích khấu hao: Áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng. Sửa chữa lớn TSCĐ thực hiện theo phương thức thuê ngoài thông qua hợp đồng kinh tế.

Kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ (TK 152, TK 153):

  • Doanh nghiệp sử dụng 43 loại vật liệu (vật liệu nhập khẩu gồm dây đồng bọc thủy tinh, dây đồng dẹt, tôn silic; vật liệu trong nước gồm sơn các loại, thanh nhôm, đế nhôm).
  • Phương pháp kế toán chi tiết: Áp dụng phương pháp ghi thẻ song song. Tại kho, thủ kho ghi chép số lượng trên Thẻ kho; tại phòng kế toán, kế toán mở Sổ chi tiết vật liệu theo dõi cả số lượng và giá trị. Cuối tháng lập Bảng kê Nhập – Xuất – Tồn để đối chiếu với Thẻ kho và Sổ cái.

Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương (TK 334, TK 338):

  • Cơ cấu lao động tháng 01/2007 gồm 135 người: cán bộ quản lý (15 người - 11,11%), công nhân sản xuất (114 người - 84,44%), nhân viên kinh doanh (6 người - 4,45%).
  • Hình thức trả lương: Lương theo thời gian đối với khối quản lý; lương theo sản phẩm trực tiếp đối với công nhân sản xuất; lương sản phẩm gián tiếp đối với bộ phận cơ điện, vệ sinh; lương khoán đối với nhân viên kinh doanh.
  • Trích nộp các quỹ: Tổng tỷ lệ trích nộp là 25% tính trên lương cơ bản (trong đó 19% tính vào chi phí doanh nghiệp, 6% trừ vào lương người lao động), gồm: BHXH 20% (doanh nghiệp 15%, người lao động 5%), BHYT 3% (doanh nghiệp 2%, người lao động 1%), KPCĐ 2% (doanh nghiệp chịu 2% tính trên lương thực tế).
  • Bảng phân bổ tiền lương tháng 11/2006 phản ánh tổng quỹ lương thực tế toàn công ty là 193.200 nghìn đồng (Bộ phận sản xuất trực tiếp: 155.000 nghìn đồng; Quản lý: 19.000 nghìn đồng; Kinh doanh và khác: 18.200 nghìn đồng; chi phí nhân công trực tiếp TK 622 ghi nhận 124.600 nghìn đồng).

Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm (TK 621, TK 622, TK 627, TK 154):

  • Đối tượng tập hợp chi phí: Toàn bộ quy trình công nghệ của công ty.
  • Đối tượng tính giá thành: Từng loại máy hàn hoàn thành nhập kho.
  • Phương pháp tính giá thành: Do quy trình công nghệ khép kín và cuối kỳ không có sản phẩm dở dang, công ty áp dụng phương pháp giản đơn (trực tiếp): $$\text{Tổng giá thành } (Z) = \text{Tổng chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ } (C_{tk})$$ $$\text{Giá thành đơn vị} = \frac{\text{Chi phí sản xuất phân bổ cho từng loại máy hàn}}{\text{Sản lượng máy hàn nhập kho}}$$

Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm (TK 155, TK 157, TK 632, TK 511):

  • Thành phẩm là các loại máy hàn đã qua kiểm tra chất lượng (KCS) nhập kho. Giá thực tế thành phẩm bằng tổng chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung.
  • Nghiệp vụ tiêu thụ xác định khi hàng được giao và khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Kế toán phản ánh đồng thời doanh thu bán hàng (Có TK 511, Có TK 3331) và giá vốn hàng bán (Nợ TK 632 / Có TK 155).

Kết quả và đóng góp

Kết quả khảo sát thực tế

Báo cáo đã tổng hợp các số liệu thực tế về tổ chức lao động, tài chính và công tác kế toán tại Công ty TNHH Việt Đông:

Tiêu chí Dữ liệu thực tế tại đơn vị
Quy mô lao động (01/2007) 135 người (Quản lý: 15; Sản xuất: 114; Kinh doanh: 6)
Quỹ lương thực tế (11/2006) 193.200.000 đồng (Sản xuất: 155.000.000 đ; Quản lý: 19.000.000 đ; Kinh doanh: 18.200.000 đ)
Doanh thu & Lợi nhuận (2006) Doanh thu: 43.000.000 đồng; Lợi nhuận: 32.930.000 đồng
Chế độ kế toán áp dụng Quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính
Hình thức sổ kế toán Nhật ký – chứng từ
Phương pháp hạch toán kho Kê khai thường xuyên; Ghi thẻ song song chi tiết vật liệu
Phương pháp tính giá thành Giản đơn trực tiếp ($Z = C_{tk}$)

Đánh giá công tác quản trị và kế toán

  • Hệ thống tổ chức bộ máy kế toán tập trung gọn nhẹ, phân công công việc rõ ràng giữa các phần hành, kiểm soát chặt chẽ các khâu từ lập chứng từ gốc đến ghi sổ tổng hợp.
  • Việc áp dụng hình thức Nhật ký – chứng từ phù hợp với điều kiện hạch toán thủ công kết hợp đối chiếu định kỳ tại một doanh nghiệp sản xuất quy mô vừa.
  • Quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán tiền lương, quản lý kho vật tư và xuất bán thành phẩm được duy trì có nề nếp, bảo đảm nguyên tắc hạch toán theo quy định của Nhà nước.

Đóng góp của báo cáo

Báo cáo đã mô tả chi tiết và có hệ thống toàn bộ quy trình hạch toán nghiệp vụ kế toán tại một doanh nghiệp sản xuất thiết bị điện cơ khí, cung cấp minh chứng thực tế về việc áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp (QĐ 15/2006/QĐ-BTC) và hình thức Nhật ký – chứng từ trong môi trường sản xuất thực tế.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Do là báo cáo thực tập tổng hợp ban đầu, đề tài tập trung vào việc mô tả tổng thể các phần hành kế toán và chu chuyển chứng từ mà chưa đi sâu vào phân tích tài chính chuyên sâu, đánh giá hiệu quả sinh lời của từng dòng sản phẩm máy hàn, hay tối ưu hóa chi phí sản xuất dở dang giữa các công đoạn.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang chuyên đề khóa luận tốt nghiệp chuyên sâu về một phần hành cụ thể, trọng tâm là: "Hoàn thiện kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty TNHH Việt Đông" hoặc nghiên cứu chuyển đổi từ hình thức ghi sổ thủ công sang ứng dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp.

Giá trị tham khảo

Báo cáo là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp: Tham khảo cách trình bày báo cáo thực tập tốt nghiệp tổng hợp, cách khảo sát quy trình công nghệ sản xuất và mô tả các phần hành kế toán trong doanh nghiệp sản xuất.
  • Người nghiên cứu về hình thức sổ Nhật ký – chứng từ: Tham khảo quy trình mở, ghi chép và đối chiếu hệ thống sổ Nhật ký chứng từ (NKCT số 1, 2, 4, 5, 7, 8, 9, 10), Bảng kê và Bảng phân bổ theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC.
  • Cán bộ kế toán tại các doanh nghiệp sản xuất cơ khí - thiết bị điện vừa và nhỏ: Tham khảo phương pháp tổ chức bộ máy kế toán tập trung, quy trình ghi thẻ song song quản lý nguyên vật liệu và phương pháp tính giá thành giản đơn.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Việt Đông áp dụng chế độ và hình thức sổ kế toán nào?

Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính, với hình thức sổ kế toán là "Nhật ký – chứng từ", phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

2. Quy mô và cơ cấu lao động của công ty tại thời điểm khảo sát như thế nào?

Tính đến tháng 01/2007, công ty có tổng số 135 lao động. Cơ cấu gồm 15 cán bộ quản lý (chiếm 11,11%), 114 công nhân làm việc tại 2 phân xưởng sản xuất cơ khí và lắp ráp (chiếm 84,44%) và 6 nhân viên kinh doanh (chiếm 4,45%).

3. Công ty áp dụng phương pháp nào để tính giá thành sản phẩm máy hàn?

Công ty áp dụng phương pháp tính giá thành giản đơn (trực tiếp). Do quy trình sản xuất liên tục, khép kín và cuối kỳ không có sản phẩm dở dang, tổng giá thành sản phẩm hoàn thành nhập kho bằng đúng tổng chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ ($Z = C_{tk}$).

4. Tỷ lệ trích nộp các khoản theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ) tại công ty được thực hiện ra sao?

Tổng tỷ lệ trích là 25% tính trên lương cơ bản (19% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của công ty và 6% trừ vào lương người lao động), cụ thể gồm: BHXH 20% (15% tính vào chi phí, 5% trừ lương), BHYT 3% (2% tính vào chi phí, 1% trừ lương), và KPCĐ 2% (doanh nghiệp chịu, tính trên quỹ lương thực tế).

5. Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty được tổ chức theo hình thức nào?

Kế toán chi tiết nguyên vật liệu được thực hiện theo phương pháp ghi thẻ song song. Thủ kho sử dụng Thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng tại kho; phòng Kế toán mở Sổ kế toán chi tiết vật liệu để theo dõi đồng thời về cả số lượng và giá trị, cuối tháng lập Bảng kê Nhập – Xuất – Tồn để đối chiếu.

Kết luận

Báo cáo thực tập của tác giả Nguyễn Thị Dịu đã phản ánh toàn diện bức tranh hoạt động sản xuất kinh doanh và thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Việt Đông. Doanh nghiệp đã vận dụng đúng đắn Chế độ Kế toán Doanh nghiệp theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC, tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung gọn nhẹ và duy trì hình thức sổ Nhật ký – chứng từ phù hợp với đặc điểm sản xuất máy hàn. Các phân hệ kế toán từ vốn bằng tiền, tài sản cố định, vật liệu, tiền lương cho đến giá thành và tiêu thụ đều được thiết lập với trình tự luân chuyển chứng từ rõ ràng, bảo đảm cung cấp số liệu kịp thời cho công tác quản trị và nghĩa vụ tài chính với Nhà nước.