Xây Dựng Phần Mềm Quản Lý Bán Thiết Bị Điện Tử

Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh khốc liệt, chuyển đổi số không còn là lựa chọn mà là yêu cầu bắt buộc đối với các doanh nghiệp bán lẻ thiết bị… 55 trang.

• Đề tài: Phần Mềm Quản Lý Bán Thiết Bị Điện Tử: Giải Pháp Hiện Đại Cho Doanh Nghiệp

Mục lục chi tiết

• LỜI NÓI ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU
• 1.1. Phân tích nhu cầu website
• 1.2. Tầm ảnh hưởng của website
• 1.3. Nghiên cứu tính khả thi của website
• 2. CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG
• 2.1. Mục tiêu – Phạm vi đồ án
• 2.2. Mô tả hệ thống
• 2.3. Nhiệm vụ cơ bản
• 2.4. Khảo sát hiện trạng
• 2.5. Quản trị hệ thống
• 3. CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
• 3.1. Phân tích hệ thống về mặt chức năng
• 3.2. Sơ đồ phân giải chức năng
• 3.3. Sơ đồ luồng dữ liệu
• 3.4. Đặc tả chức năng chi tiết
• 3.5. Phân tích hệ thống về mặt dữ liệu
• 3.5.1. Xây dựng mô hình thực thể kết hợp (ERD – Entity Relationship Diagram)
• 4. CHƯƠNG 4: THIẾT KẾ HỆ THỐNG
• 4.1. Thiết kế giao diện
• 4.2. Thiết kế giao diện người dùng
• 4.3. Giao diện trang quản trị
• 5. CHƯƠNG 5: CÀI ĐẶT HỆ THỐNG
• 5.1. Cài đặt XAMPP
• 5.2. Chèn cơ sở dữ liệu
• 5.3. Chạy hệ thống
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Phần Mềm Quản Lý Bán Thiết Bị Điện Tử

Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh khốc liệt, chuyển đổi số không còn là lựa chọn mà là yêu cầu bắt buộc đối với các doanh nghiệp bán lẻ thiết bị điện tử. Việc vận hành một cửa hàng điện máy hay shop điện thoại theo phương pháp thủ công bộc lộ nhiều hạn chế, từ quản lý hàng tồn kho, theo dõi doanh thu đến chăm sóc khách hàng. Sự ra đời của phần mềm quản lý bán thiết bị điện tử được xem là một giải pháp công nghệ toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành và nâng cao năng lực cạnh tranh. Tài liệu nghiên cứu "Xây dựng phần mềm quản lý bán thiết bị điện tử" của Đại học Điện Lực đã chỉ ra rằng, việc ứng dụng một hệ thống tập trung không chỉ giúp tự động hóa các quy trình phức tạp mà còn cung cấp dữ liệu chính xác, làm cơ sở cho các quyết định chiến lược. Hệ thống này không đơn thuần là một công cụ bán hàng, mà còn là một hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) thu nhỏ, tích hợp nhiều chức năng từ quản lý kho, bán hàng, marketing đến chăm sóc khách hàng, tạo thành một hệ sinh thái vận hành đồng bộ và hiệu quả. Việc đầu tư vào một nền tảng quản lý hiện đại chính là bước đi chiến lược, đảm bảo sự phát triển bền vững trong kỷ nguyên số.

1.1. Bối cảnh chuyển đổi số trong ngành bán lẻ điện máy

Ngành bán lẻ thiết bị điện tử có những đặc thù riêng biệt: sản phẩm có giá trị cao, vòng đời ngắn, nhiều mẫu mã và yêu cầu quản lý nghiêm ngặt theo số serial hoặc IMEI. Áp lực từ thương mại điện tử và sự thay đổi trong hành vi người tiêu dùng buộc các doanh nghiệp phải tìm kiếm giải pháp để tồn tại và phát triển. Quá trình chuyển đổi số trở thành xu hướng tất yếu, giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng trên nhiều nền tảng, từ cửa hàng vật lý đến website, mạng xã hội. Một giải pháp công nghệ quản lý hợp nhất cho phép doanh nghiệp thực hiện chiến lược bán hàng đa kênh một cách liền mạch, mang lại trải nghiệm đồng nhất cho khách hàng dù họ mua sắm ở bất kỳ đâu.

1.2. Định nghĩa và vai trò của giải pháp công nghệ quản lý

Phần mềm quản lý bán thiết bị điện tử là một hệ thống được thiết kế chuyên biệt để giải quyết các bài toán vận hành của ngành hàng này. Nó không chỉ là một phần mềm POS (Point of Sale) thông thường mà còn tích hợp sâu các module quản lý kho, quản lý khách hàng (CRM), và quản lý bảo hành. Vai trò của nó là trung tâm hóa dữ liệu, tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, cung cấp các báo cáo doanh thu trực quan và hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh chóng. Theo đó, hệ thống giúp giảm thiểu sai sót do con người, tiết kiệm chi phí vận hành và tăng cường hiệu quả kinh doanh một cách rõ rệt.

II. Thách Thức Khi Quản Lý Bán Hàng Điện Tử Theo Cách Thủ Công

Vận hành một cửa hàng kinh doanh thiết bị điện tử, đặc biệt là linh kiện máy tính hay điện thoại, đối mặt với nhiều thách thức đặc thù mà phương pháp quản lý thủ công không thể giải quyết triệt để. Khó khăn lớn nhất nằm ở việc kiểm soát hàng tồn kho với hàng nghìn mã sản phẩm, mỗi sản phẩm lại gắn với một số IMEI/Serial duy nhất. Việc ghi chép bằng sổ sách hoặc Excel rất dễ gây nhầm lẫn, dẫn đến thất thoát hàng hóa và không thể truy xuất nguồn gốc sản phẩm khi cần bảo hành. Bên cạnh đó, việc quản lý đơn hàng từ nhiều kênh (tại cửa hàng, website, mạng xã hội) trở nên hỗn loạn, gây chậm trễ trong xử lý và làm giảm sự hài lòng của khách hàng. Việc thiếu một hệ thống quản lý khách hàng tập trung cũng khiến doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội bán hàng lại và xây dựng mối quan hệ bền vững. Những thách thức này không chỉ gây tổn thất về tài chính mà còn làm suy giảm uy tín thương hiệu, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng tăng trưởng của doanh nghiệp trong dài hạn.

2.1. Khó khăn trong quản lý kho và sản phẩm đặc thù IMEI Serial

Đối với thiết bị điện tử, việc quản lý IMEI/Serial là yêu cầu bắt buộc để kiểm soát hàng chính hãng, truy xuất lịch sử bảo hành và chống gian lận. Quản lý thủ công khiến quá trình nhập, xuất kho theo IMEI trở thành gánh nặng, tốn nhiều thời gian và nhân lực. Sai sót trong khâu này có thể dẫn đến việc giao nhầm sản phẩm, không thể xác định thiết bị cần bảo hành, gây tranh chấp với khách hàng. Hơn nữa, việc kiểm kê kho định kỳ trở nên vô cùng phức tạp, khó xác định chính xác số lượng tồn kho của từng mã sản phẩm, dẫn đến tình trạng hết hàng đột ngột hoặc tồn kho quá nhiều gây đọng vốn.

2.2. Thất thoát doanh thu và quản lý đơn hàng không hiệu quả

Khi không có một hệ thống quản lý bán lẻ đồng bộ, các đơn hàng từ nhiều nguồn khác nhau dễ bị bỏ sót hoặc xử lý trùng lặp. Nhân viên phải mất thời gian tổng hợp đơn hàng thủ công, kiểm tra tình trạng tồn kho và cập nhật trạng thái giao hàng một cách rời rạc. Quá trình này không chỉ làm chậm tốc độ xử lý đơn mà còn tiềm ẩn nguy cơ sai sót về giá cả, thông tin khách hàng. Hệ quả là doanh thu bị thất thoát, chi phí vận hành tăng cao và trải nghiệm mua sắm của khách hàng bị ảnh hưởng tiêu cực.

III. Top 5 Tính Năng Cốt Lõi Của Phần Mềm Bán Thiết Bị Điện Tử

Một phần mềm quản lý bán thiết bị điện tử hiệu quả phải được trang bị những tính năng chuyên biệt để giải quyết các bài toán đặc thù của ngành. Báo cáo "Xây dựng phần mềm quản lý bán thiết bị điện tử" đã nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xây dựng các module chức năng rõ ràng, từ quản lý sản phẩm, đơn hàng đến khách hàng. Tính năng quan trọng hàng đầu là phần mềm quản lý kho thông minh, cho phép theo dõi sản phẩm chi tiết đến từng số IMEI/Serial. Tiếp theo là hệ thống phần mềm POS hiện đại, hỗ trợ thanh toán nhanh chóng và quản lý giao dịch tại cửa hàng. Để đáp ứng xu hướng mua sắm hiện đại, khả năng bán hàng đa kênh là không thể thiếu, giúp đồng bộ dữ liệu sản phẩm, đơn hàng và khách hàng trên mọi nền tảng. Ngoài ra, việc quản lý đơn hàng tập trung và tích hợp vận chuyển tự động giúp tối ưu hóa quy trình từ khi khách đặt hàng đến khi nhận hàng. Cuối cùng, một hệ thống mạnh mẽ cần có module quản lý bảo hành, giúp truy xuất lịch sử sửa chữa và nâng cao chất lượng dịch vụ hậu mãi.

3.1. Hệ thống quản lý kho thông minh Kiểm soát IMEI Serial

Đây là tính năng tạo nên sự khác biệt cho phần mềm chuyên dụng. Hệ thống cho phép nhập, xuất, và kiểm kê hàng hóa bằng cách quét mã vạch hoặc mã QR của từng số IMEI/Serial. Mọi giao dịch đều được ghi nhận lại, giúp truy xuất nguồn gốc sản phẩm một cách dễ dàng. Khi bán hàng, nhân viên chỉ cần quét mã, hệ thống sẽ tự động gán số IMEI đó vào hóa đơn. Tính năng này giúp loại bỏ hoàn toàn sai sót, giảm thiểu thất thoát và là nền tảng cho việc quản lý bảo hành chính xác sau này.

3.2. Tích hợp phần mềm POS và xử lý bán hàng đa kênh

Hệ thống phần mềm POS hiện đại không chỉ giúp tính tiền nhanh mà còn đồng bộ dữ liệu bán hàng tại quầy với hệ thống quản lý chung. Mọi giao dịch đều được cập nhật tức thì vào báo cáo doanh thu và trừ tồn kho tự động. Quan trọng hơn, phần mềm cần hỗ trợ bán hàng đa kênh, kết nối với website, sàn thương mại điện tử và mạng xã hội. Điều này đảm bảo rằng số lượng tồn kho hiển thị trên tất cả các kênh luôn chính xác, tránh tình trạng khách đặt hàng nhưng kho đã hết.

3.3. Chức năng quản lý đơn hàng và tích hợp vận chuyển

Phần mềm tập trung toàn bộ đơn hàng từ các kênh về một giao diện quản lý duy nhất. Tại đây, nhân viên có thể xem, xác nhận, đóng gói và bàn giao đơn hàng cho đơn vị vận chuyển. Việc tích hợp vận chuyển với các đối tác lớn như Giao Hàng Nhanh, Viettel Post cho phép tạo vận đơn tự động, theo dõi hành trình đơn hàng và đối soát phí ship ngay trên phần mềm, giúp tối ưu vận hành và tiết kiệm đáng kể thời gian xử lý.

IV. Hướng Dẫn Tối Ưu Vận Hành Với Phần Mềm Quản Lý Bán Lẻ

Sở hữu một phần mềm mạnh mẽ chỉ là bước đầu; việc khai thác tối đa các tính năng của nó để tối ưu vận hành mới là yếu tố quyết định thành công. Trước hết, doanh nghiệp cần tận dụng module phần mềm CRM (Customer Relationship Management) để xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng. Việc lưu trữ lịch sử mua hàng, thông tin liên hệ và sở thích giúp triển khai các chiến dịch marketing cá nhân hóa, tăng tỷ lệ khách hàng quay trở lại. Thứ hai, hệ thống báo cáo doanh thu và phân tích dữ liệu cần được sử dụng thường xuyên. Các báo cáo về sản phẩm bán chạy, lợi nhuận theo mặt hàng, hiệu quả kinh doanh của từng nhân viên cung cấp cái nhìn sâu sắc, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác. Như được mô tả trong sơ đồ luồng dữ liệu của tài liệu tham khảo, dữ liệu khách hàng và đơn hàng là đầu vào quan trọng cho các chức năng phân tích. Cuối cùng, quy trình quản lý bảo hành cần được chuẩn hóa trên phần mềm để đảm bảo tính chuyên nghiệp và minh bạch, từ đó xây dựng lòng tin vững chắc nơi khách hàng.

4.1. Xây dựng hệ thống CRM và quản lý khách hàng hiệu quả

Mỗi khi có giao dịch, thông tin khách hàng sẽ được tự động lưu vào hệ thống phần mềm CRM. Doanh nghiệp có thể phân nhóm khách hàng dựa trên các tiêu chí như tần suất mua, tổng chi tiêu, hoặc sản phẩm ưa thích. Từ đó, các chương trình khuyến mãi, tích điểm, hay tin nhắn chăm sóc khách hàng được gửi đi một cách tự động và đúng đối tượng, giúp duy trì mối quan hệ và thúc đẩy doanh số bán hàng bền vững.

4.2. Phân tích báo cáo doanh thu và đưa ra quyết định kinh doanh

Thay vì tổng hợp số liệu thủ công, phần mềm cung cấp hệ thống báo cáo doanh thu đa dạng và trực quan theo thời gian thực. Nhà quản lý có thể dễ dàng xem báo cáo về dòng tiền, công nợ, lợi nhuận gộp và hiệu suất của từng kênh bán hàng. Dựa trên những dữ liệu này, các quyết định về việc nhập hàng, điều chỉnh giá bán hay triển khai các chương trình marketing sẽ trở nên chính xác và có cơ sở khoa học hơn.

4.3. Quản lý chính sách bảo hành và dịch vụ hậu mãi chuyên nghiệp

Với tính năng quản lý bảo hành, khi khách hàng mang sản phẩm đến, nhân viên chỉ cần tra cứu theo số điện thoại hoặc IMEI để xem toàn bộ lịch sử mua hàng và thông tin bảo hành. Hệ thống giúp theo dõi tình trạng sửa chữa, quản lý linh kiện thay thế và thông báo cho khách hàng khi hoàn tất. Một quy trình bảo hành chuyên nghiệp không chỉ giải quyết vấn đề cho khách mà còn là cơ hội để khẳng định chất lượng dịch vụ và uy tín của doanh nghiệp.

V. Bí Quyết Lựa Chọn Phần Mềm Bán Thiết Bị Điện Tử Phù Hợp

Việc lựa chọn một giải pháp công nghệ phù hợp là một quyết định đầu tư quan trọng. Doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu và quy mô hoạt động của mình. Một shop điện thoại nhỏ sẽ có yêu cầu khác với một quản lý chuỗi cửa hàng lớn. Tiêu chí đầu tiên cần xem xét là các tính năng cốt lõi: phần mềm có hỗ trợ quản lý IMEI/Serial không, có tích hợp phần mềm POS và bán hàng đa kênh không? Thứ hai, khả năng tích hợp là yếu tố sống còn. Một phần mềm tốt cần có khả năng kết nối với các hệ thống khác như hệ thống ERP, phần mềm kế toán, hay các nền tảng website bán hàng. Báo cáo của Đại học Điện Lực cũng đã đề cập đến tính khả thi về kỹ thuật, nhấn mạnh việc sử dụng các công nghệ phổ biến (như PHP/MySQL) để dễ dàng bảo trì và mở rộng. Cuối cùng, các yếu tố về chi phí, chính sách hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp và khả năng nâng cấp trong tương lai cũng cần được cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo phần mềm có thể đồng hành cùng sự phát triển của doanh nghiệp.

5.1. Tiêu chí đánh giá dựa trên quy mô Shop nhỏ và chuỗi cửa hàng

Đối với các cửa hàng nhỏ, ưu tiên hàng đầu là một phần mềm dễ sử dụng, chi phí hợp lý và tập trung vào các tính năng cơ bản như quản lý kho, bán hàng và báo cáo đơn giản. Trong khi đó, các doanh nghiệp vận hành theo mô hình quản lý chuỗi cửa hàng cần một giải pháp mạnh mẽ hơn, có khả năng quản lý tập trung nhiều chi nhánh, luân chuyển hàng hóa giữa các kho, phân quyền chi tiết cho nhân viên và cung cấp báo cáo hợp nhất trên toàn hệ thống.

5.2. Khả năng tích hợp với hệ thống ERP và các nền tảng khác

Khi doanh nghiệp phát triển, nhu cầu liên kết dữ liệu giữa các bộ phận trở nên cấp thiết. Phần mềm quản lý bán hàng cần có API mở để dễ dàng tích hợp với hệ thống ERP tổng thể, đồng bộ dữ liệu với phần mềm kế toán, và kết nối với các đối tác tích hợp vận chuyển hay cổng thanh toán điện tử. Khả năng này giúp tạo ra một luồng thông tin thông suốt, tránh nhập liệu thủ công và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh công nghệ thông tin và Internet phát triển mạnh mẽ của thời đại 4.0, website đã trở thành công cụ thiết yếu phục vụ hoạt động quảng bá thương hiệu và tiếp thị sản phẩm của doanh nghiệp đến khách hàng trên phạm vi toàn cầu. Đối với lĩnh vực kinh doanh thiết bị điện tử, việc thiết lập một kênh giao dịch trực tuyến mở cửa liên tục 24/7/365 giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian quản lý, cắt giảm chi phí tiếp thị truyền thống (như in ấn catalogue giấy hoặc phát hành đĩa CD-ROM) và tự động hóa quy trình bán hàng.

Đề tài "Xây dựng phần mềm quản lý bán thiết bị điện tử" được thực hiện trong khuôn khổ môn học Công nghệ phần mềm tại Khoa Công nghệ Thông tin, Trường Đại học Điện Lực (tháng 10 năm 2021) do sinh viên Nguyễn Văn Doanh thực hiện dưới sự hướng dẫn của TS. Nguyễn Thị Hồng Khánh.

Mục tiêu của đồ án:

1. Xây dựng hệ thống website thương mại điện tử phục vụ việc giới thiệu, quảng bá và kinh doanh các sản phẩm thiết bị điện tử.
2. Thiết kế giao diện thân thiện, bố cục hợp lý, thẩm mỹ và dễ định hướng đối với người dùng.
3. Cung cấp đầy đủ các tính năng hỗ trợ khách hàng tìm kiếm, tra cứu thông tin chi tiết, đặt mua sản phẩm và gửi thông tin liên hệ trực tuyến.
4. Xây dựng phân hệ quản trị hoàn chỉnh giúp ban quản lý cập nhật sản phẩm, tin tức, banner, kiểm duyệt đơn hàng và xử lý thông tin phản hồi của khách hàng.

Nhiệm vụ cơ bản của hệ thống:

1. Giới thiệu thông tin chi tiết về các sản phẩm thiết bị điện tử.
2. Giới thiệu và thực hiện bán các sản phẩm thiết bị điện tử qua mạng.
3. Hỗ trợ, tư vấn khách hàng có nhu cầu đặt mua các loại thiết bị điện tử.
4. Hỗ trợ tra cứu, tìm kiếm thiết bị điện tử theo danh mục và từ khóa.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Quy trình phân tích, thiết kế và cài đặt hệ thống phần mềm quản lý bán hàng thiết bị điện tử trực tuyến.
• Phạm vi không gian & công nghệ: Triển khai thử nghiệm trên môi trường máy chủ cục bộ (Localhost) sử dụng ngôn ngữ lập trình PHP và hệ quản trị cơ sở dữ liệu MySQL thông qua gói phần mềm XAMPP.
• Phạm vi thời gian: Đồ án môn học hoàn thành vào tháng 10 năm 2021.

---

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Đề tài áp dụng các nguyên lý phân tích và thiết kế hệ thống thông tin theo phương pháp cấu trúc truyền thống, kết hợp các tài liệu giáo trình chuyên ngành:

• Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin của tác giả Đào Thanh Tĩnh (Nhà xuất bản Học viện Kỹ thuật Quân sự).
• Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin của tác giả Nguyễn Văn Ba (Nhà xuất bản Đại học Quốc gia).

Phương pháp nghiên cứu và mô hình hóa:

• Phương pháp khảo sát hiện trạng: Thu thập yêu cầu nghiệp vụ thực tế của một cửa hàng kinh doanh thiết bị điện tử để xác định các luồng công việc từ người dùng và quản trị viên.
• Phân tích chức năng: Xây dựng Sơ đồ phân rã chức năng (Functional Decomposition Diagram - FDD) dạng hình cây để phân cấp các chức năng từ mức tổng quát đến chi tiết.
• Mô hình hóa luồng dữ liệu: Sử dụng Sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD) bao gồm: DFD mức khung cảnh (mức 0), DFD mức đỉnh (mức 1), và DFD mức dưới đỉnh (mức 2) cho từng phân hệ nghiệp vụ.
• Mô hình hóa dữ liệu: Thiết kế Sơ đồ thực thể kết hợp (Entity Relationship Diagram - ERD), lập ma trận thực thể khóa để xác định quan hệ (1-1, 1-n, n-n), sau đó chuẩn hóa và chuyển đổi sang mô hình quan hệ dữ liệu.
• Thiết kế giao diện: Phác thảo và xây dựng giao diện tương tác cho người dùng (Front-end) và quản trị viên (Back-end).
• Cài đặt & thử nghiệm: Triển khai mã nguồn và cơ sở dữ liệu trên môi trường máy chủ giả lập XAMPP Server.

---

Thiết kế và triển khai hệ thống

Kiến trúc chức năng và luồng dữ liệu

Hệ thống được thiết kế phục vụ hai tác nhân ngoài chính là Khách hàng và Quản trị viên (Admin):

• DFD Mức 0 (Mức khung cảnh): Hệ thống "Quản lý bán hàng" nhận các yêu cầu tra cứu, đơn đặt hàng, thông tin liên hệ từ khách hàng; phản hồi danh sách sản phẩm, chi tiết đơn hàng, phiếu giao dịch. Đồng thời, tiếp nhận các tác vụ quản trị danh mục, sản phẩm, tin tức, banner từ quản trị viên.
• DFD Mức 1 (Mức đỉnh): Hệ thống được phân rã thành 4 tiến trình chính: Quản lý khách hàng, Quản lý tìm kiếm, Quản lý chức năng quản trị, Quản lý chức năng khách hàng.
• DFD Mức 2 (Mức dưới đỉnh): Phân rã chi tiết các thao tác xử lý nghiệp vụ, kiểm tra tính hợp lệ dữ liệu của form thông tin, cập nhật kho dữ liệu và trả kết quả hiển thị ra giao diện.

Thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ

Hệ thống sử dụng cơ sở dữ liệu quan hệ gồm 14 bảng dữ liệu được chuẩn hóa để lưu trữ toàn bộ thông tin vận hành:

Tên bảng	Mục đích lưu trữ	Khóa chính	Khóa ngoại / Ghi chú liên kết
tbl_product	Danh sách thông tin sản phẩm	id	id_group (liên kết danh mục), id_lang
tbl_group_product	Phân loại và danh mục sản phẩm	id	Phân cấp danh mục qua level, serial
tbl_news	Bài viết và tin tức công nghệ	id	id_group (thuộc danh mục tin), id_lang
tbl_group_news	Danh mục bài viết / tin tức	id	Quản lý cấp tin tức level
tbl_banner	Banner quảng cáo tiếp thị	id	id_group (vị trí banner), id_lang
tbl_group_banner	Vị trí hiển thị của banner	id	Cấp vị trí level, serial
tbl_about	Thông tin giới thiệu doanh nghiệp	id	id_lang (hỗ trợ đa ngôn ngữ)
tbl_contact	Thông tin phản hồi, liên hệ của khách	id	Lưu họ tên, điện thoại, email, địa chỉ, nội dung
tbl_customer	Tài khoản khách hàng đăng ký	id	Lưu email, mật khẩu, địa chỉ, token kích hoạt
tbl_user	Tài khoản của quản trị viên	id	id_group_user (nhóm quyền)
tbl_group_user	Nhóm quản trị và quyền hạn	id	Phân quyền vai trò quản trị
tbl_order	Thông tin đơn hàng tổng quát	id	id_customer_order (liên kết khách hàng)
tbl_order_detail	Chi tiết mặt hàng trong đơn	id	id_order (mã đơn), id_product (mã sản phẩm)
tbl_permision	Bảng phân quyền chức năng	id	id_group_user, id_module

Quy trình cài đặt và môi trường vận hành

Hệ thống được thiết lập chạy trên môi trường cục bộ thông qua các bước kỹ thuật:

1. Cài đặt XAMPP: Sử dụng bộ cài XAMPP tích hợp Apache, MySQL, PHP và công cụ quản trị phpMyAdmin. Kích hoạt hai dịch vụ cốt lõi là Apache Web Server và MySQL Database Server.
2. Khởi tạo cơ sở dữ liệu: Truy cập phpMyAdmin (http://localhost/phpmyadmin/), tạo mới cơ sở dữ liệu có tên db_project, sau đó sử dụng chức năng Import để nạp toàn bộ cấu trúc bảng và dữ liệu mẫu từ tệp SQL.
3. Triển khai mã nguồn: Sao chép toàn bộ thư mục chứa mã nguồn của website (schemes) vào thư mục gốc htdocs trong đường dẫn cài đặt của XAMPP.
4. Kiểm thử hệ thống: Khởi chạy trình duyệt web và truy cập hệ thống qua địa chỉ URL: http://localhost/bandienmay/.

---

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Mở đầu

Chương 1 phân tích sự cần thiết của việc ứng dụng Internet vào kinh doanh trong thời đại số. Website được xác định là cửa ngõ tiếp thị, quảng bá thương hiệu và là kênh tư vấn trực tuyến hữu hiệu giữa doanh nghiệp và khách hàng. Tác giả tiến hành đánh giá tính khả thi của đề tài trên ba khía cạnh:

• Khả thi về mặt tổ chức: Mở rộng không gian và thời gian giao dịch không giới hạn (24/7/365), giảm thiểu tối đa thời gian và công sức quản lý thủ công.
• Khả thi về mặt kinh tế: Tiết kiệm chi phí in ấn tài liệu tiếp thị, tự động hóa các khâu bán hàng mà không phát sinh chi phí nhân sự vận hành văn phòng giao dịch trực tiếp.
• Khả thi về mặt kỹ thuật: Lựa chọn ngôn ngữ mã nguồn mở PHP kết hợp hệ quản trị cơ sở dữ liệu MySQL – nền tảng phổ biến toàn cầu, hệ sinh thái thư viện đa dạng, cộng đồng hỗ trợ lớn và dễ dàng triển khai.

Chương 2: Khảo sát hệ thống

Chương 2 xác định rõ mục tiêu, phạm vi và khảo sát hiện trạng các phân hệ quản lý của website bán thiết bị điện tử. Hệ thống được chia thành 7 khối nghiệp vụ cụ thể:

• Quản trị hệ thống: Cho phép thêm, sửa, xóa danh sách các tài khoản quản trị viên và phân cấp quản lý.
• Quản lý tin tức: Quản lý các bài viết công nghệ và hệ thống danh mục tin tức theo chuyên mục.
• Quản lý sản phẩm: Thực hiện thêm mới, cập nhật giá, hình ảnh, thông số kỹ thuật, phụ kiện, trạng thái sản phẩm và quản lý danh mục sản phẩm.
• Quản lý banner: Kiểm soát vị trí hiển thị và nội dung các biểu ngữ quảng cáo tiếp thị.
• Quản lý đơn đặt hàng: Tiếp nhận đơn hàng do khách gửi trực tuyến, xem thông tin chi tiết để xử lý giao hàng và xóa các đơn hàng đã hoàn tất hoặc đơn hàng ảo.
• Quản lý khách hàng: Lưu trữ dữ liệu hồ sơ đăng ký thành viên, hỗ trợ đối chiếu thông tin khi giao hàng.
• Quản lý thông tin liên hệ: Tiếp nhận, xử lý các yêu cầu hỗ trợ, thắc mắc từ khách hàng và xóa dữ liệu liên hệ sau khi đã giải quyết.

Chương 3: Phân tích hệ thống

Nội dung chương 3 tập trung vào hai trục phân tích cốt lõi: chức năng và dữ liệu.

• Phân tích chức năng: Trình bày sơ đồ phân rã chức năng (FDD) và hệ thống sơ đồ luồng dữ liệu (DFD mức 0, DFD mức 1, DFD mức 2). Đi kèm là các lưu đồ thuật toán và đặc tả chi tiết cho từng nghiệp vụ:
  • Phân hệ khách hàng: Tìm kiếm sản phẩm theo tên/loại (hỗ trợ tiếng Việt có dấu), xem thông tin chi tiết (ảnh lớn, xuất xứ, chất liệu, giá), chọn mua đưa vào giỏ hàng, cập nhật số lượng/xóa sản phẩm trong giỏ hàng, điền form đặt hàng và gửi liên hệ.
  • Phân hệ quản trị: Quản lý admin, cập nhật kho sản phẩm, duyệt và hủy đơn hàng ảo, cập nhật tin tức và phản hồi thư liên hệ.
• Phân tích dữ liệu: Xác định 11 tập thực thể chính, thiết lập ma trận thực thể khóa để xác định liên kết. Mô hình ERD được xây dựng và chuẩn hóa thành mô hình quan hệ dữ liệu với mối quan hệ 1-n (giữa danh mục sản phẩm và sản phẩm; giữa khách hàng và đơn hàng) và mối quan hệ n-n (giữa sản phẩm và đơn hàng, được giải quyết thông qua bảng trung gian chi tiết đơn hàng tbl_order_detail). Toàn bộ 14 bảng dữ liệu được đặc tả chi tiết về tên trường, kiểu dữ liệu, khóa chính, khóa ngoại và chú thích chức năng.

Chương 4: Thiết kế hệ thống

Chương 4 thể hiện kết quả thiết kế giao diện trực quan của toàn bộ hệ thống phần mềm, bao gồm hai phân hệ:

• Giao diện người dùng (Front-end):
  • Giao diện Trang chủ: Bố cục hiển thị banner quảng cáo, sản phẩm mới, sản phẩm bán chạy và danh mục điều hướng.
  • Giao diện Giỏ hàng: Bảng thống kê sản phẩm đã chọn, số lượng, đơn giá và tổng thành tiền.
  • Giao diện Trang giới thiệu và Trang tin tức: Trình bày nội dung giới thiệu doanh nghiệp và các bài viết công nghệ.
  • Giao diện Danh sách sản phẩm và Chi tiết sản phẩm: Cung cấp bộ lọc, hình ảnh sản phẩm kích thước lớn, thông số chi tiết và nút "Chọn mua".
  • Giao diện Form đăng ký và Đăng nhập: Biểu mẫu nhập liệu thông tin khách hàng phục vụ xác thực tài khoản.
• Giao diện trang quản trị (Back-end):
  • Giao diện Bảng điều khiển quản trị: Cung cấp thanh điều hướng quản lý toàn bộ hệ thống.
  • Giao diện Danh sách đơn hàng: Hiển thị mã đơn, ngày đặt, tên khách hàng và tổng tiền.
  • Giao diện Quản trị khách hàng, Quản trị tin tức và Quản trị sản phẩm: Danh sách bảng dữ liệu kèm các nút chức năng Thêm, Sửa, Xóa tương ứng.

Chương 5: Cài đặt hệ thống

Chương 5 hướng dẫn chi tiết quy trình cài đặt và cấu hình phần mềm trên môi trường máy chủ cục bộ (Localhost). Tác giả so sánh hai phương thức triển khai (máy chủ Web Hosting trả phí và máy chủ ảo Localhost miễn phí), từ đó lựa chọn Localhost để phục vụ mục tiêu học tập và thử nghiệm. Chương này cung cấp các bước thực hành từng bước từ cài đặt phần mềm XAMPP, khởi động dịch vụ Apache/MySQL, tạo cơ sở dữ liệu db_project trên phpMyAdmin, nhập dữ liệu từ file SQL, chuyển mã nguồn vào thư mục htdocs và chạy thử nghiệm website trên trình duyệt qua đường dẫn http://localhost/bandienmay/.

---

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính đạt được

• Xây dựng thành công hệ thống phần mềm quản lý bán thiết bị điện tử với đầy đủ các phân hệ chức năng cơ bản của một website thương mại điện tử.
• Hoàn thiện module quản trị nội dung (CMS) cho phép quản trị viên cập nhật thông tin sản phẩm, quản lý danh mục, tin tức, banner và tiếp nhận thông tin phản hồi của khách hàng.
• Thiết lập tính năng tìm kiếm sản phẩm cho phép người dùng tìm kiếm bằng tiếng Việt có dấu và bộ công cụ sắp xếp danh sách sản phẩm theo giá bán.
• Hệ thống hóa đầy đủ hồ sơ phân tích thiết kế phần mềm theo phương pháp cấu trúc, bao gồm biểu đồ FDD, sơ đồ DFD từ mức 0 đến mức 2, sơ đồ ERD và đặc tả chi tiết 14 bảng cơ sở dữ liệu quan hệ.

Đóng góp của đề tài

• Cung cấp tài liệu tham khảo hoàn chỉnh về quy trình phân tích và thiết kế một ứng dụng web thương mại điện tử cơ bản bằng mô hình cấu trúc truyền thống.
• Làm sáng tỏ các bước xây dựng mô hình dữ liệu quan hệ từ bài toán thực tế đến việc ánh xạ sang cơ sở dữ liệu MySQL và lập trình giao diện người dùng bằng PHP.

---

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của hệ thống

• Hệ thống mới chỉ đáp ứng các nghiệp vụ bán hàng cơ bản, chưa xử lý được các bài toán phức tạp trong thương mại điện tử quy mô lớn.
• Chưa tích hợp cổng thanh toán trực tuyến tự động (như thẻ ngân hàng, ví điện tử); quy trình đặt hàng chủ yếu dừng lại ở bước lưu thông tin đơn hàng và xác nhận thủ công qua điện thoại.
• Giao diện trang quản trị còn ở mức độ cơ bản, chưa tối ưu hóa cao cho các tác vụ quản trị hàng loạt.

Hướng phát triển trong tương lai

• Tích hợp cổng thanh toán trực tuyến tự động nhằm hoàn thiện chu trình mua bán khép kín trên website.
• Nâng cấp và hoàn thiện giao diện người dùng, tăng tính trực quan, thân thiện và nâng cao trải nghiệm đặt hàng của khách hàng.
• Tối ưu hóa phân hệ quản trị, bổ sung các chức năng thống kê doanh thu, báo cáo bán hàng tự động để hỗ trợ người quản trị vận hành hiệu quả hơn.

---

Giá trị tham khảo

Báo cáo môn học này mang lại giá trị học thuật và thực hành rõ nét cho sinh viên ngành Công nghệ thông tin và Kỹ thuật phần mềm:

• Tài liệu học tập chuyên ngành: Hữu ích cho sinh viên khi làm bài tập lớn hoặc đồ án các môn học như Công nghệ phần mềm, Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, Lập trình Web với PHP/MySQL.
• Mẫu phân tích thiết kế chuẩn mực: Cung cấp phương pháp chi tiết về cách xây dựng sơ đồ phân rã chức năng (FDD), sơ đồ luồng dữ liệu (DFD các mức), ma trận thực thể khóa và đặc tả bảng cơ sở dữ liệu quan hệ cho bài toán thương mại điện tử.
• Tài liệu hướng dẫn triển khai: Hướng dẫn chi tiết, rõ ràng từng bước thiết lập môi trường máy chủ cục bộ với XAMPP, quản lý cơ sở dữ liệu MySQL qua phpMyAdmin và cấu hình mã nguồn web.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Đề tài sử dụng công nghệ và công cụ gì để xây dựng và triển khai hệ thống? Hệ thống được phát triển dựa trên ngôn ngữ lập trình PHP và hệ quản trị cơ sở dữ liệu MySQL. Môi trường triển khai thử nghiệm sử dụng gói phần mềm máy chủ cục bộ XAMPP (tích hợp Apache Web Server, MySQL và phpMyAdmin).

2. Cơ sở dữ liệu của phần mềm gồm bao nhiêu bảng và giải quyết mối quan hệ nhiều - nhiều (n-n) như thế nào? Cơ sở dữ liệu của hệ thống gồm 14 bảng chính (như tbl_product, tbl_group_product, tbl_order, tbl_customer, tbl_user, v.v.). Mối quan hệ nhiều - nhiều (n-n) giữa bảng sản phẩm (tbl_product) và bảng đơn hàng (tbl_order) được chuẩn hóa và giải quyết thông qua bảng trung gian chi tiết đơn hàng tbl_order_detail.

3. Quy trình xử lý đơn đặt hàng của khách hàng trên hệ thống diễn ra như thế nào? Khách hàng chọn sản phẩm vào giỏ hàng, cập nhật số lượng và điền thông tin cá nhân vào biểu mẫu đặt hàng. Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu rồi lưu đơn hàng vào bảng tbl_order và tbl_order_detail. Quản trị viên truy cập trang quản trị để xem chi tiết đơn hàng, liên hệ xác nhận với khách hàng để giao hàng, kiểm tra hủy đơn hàng ảo và xóa thông tin các đơn hàng đã xử lý xong.

4. Tính năng tìm kiếm sản phẩm trên website có đặc điểm gì nổi bật? Tính năng tìm kiếm sản phẩm được tích hợp tại ô tìm kiếm trên giao diện, hỗ trợ người dùng tra cứu sản phẩm theo tên hoặc danh mục, đặc biệt có khả năng nhận diện và xử lý từ khóa tìm kiếm bằng tiếng Việt có dấu, đồng thời hỗ trợ sắp xếp kết quả theo giá bán.

---

Kết luận

Báo cáo môn học "Xây dựng phần mềm quản lý bán thiết bị điện tử" của tác giả Nguyễn Văn Doanh đã hoàn thành mục tiêu xây dựng một website bán hàng và quản lý thương mại điện tử cơ bản. Đề tài trình bày đầy đủ các giai đoạn phát triển phần mềm theo phương pháp phân tích thiết kế hướng cấu trúc, từ khảo sát hiện trạng, mô hình hóa luồng dữ liệu DFD, thiết kế ERD đến đặc tả chi tiết cơ sở dữ liệu và xây dựng giao diện. Mặc dù hệ thống còn hạn chế về mặt thanh toán trực tuyến tự động, sản phẩm đã đáp ứng tốt yêu cầu học phần và là tài liệu tham khảo có giá trị cho sinh viên ngành Công nghệ thông tin.

Trích đoạn nội dung tài liệu

MỞ ĐẦU 1. Phân tích nhu câầu website o Trong thời đại công nghệ thông tin như hiện nay, khi mà Internet trở nên thân quen và dần trở thành một công cụ không thể thiếu trong cuộc sống thì lợi ích của website đối với việc quảng bá sản phẩm và thương hiệu của một công ty thật là to lớn. o Tùy từng lĩnh vực kinh doanh của từng doanh nghiệp mà website mang lại những lợi ích khác nhau. Trang web trở thành một cửa ngõ để doanh nghiệp tiếp thị sản phẩm của mình đến khách hàng khắp nơi trên toàn thế giới.

Tâầm ảnh hưởng của website o Website là nơi doanh nghiệp và khách hàng gặp nhau. Khi họ truy cập vào website của bạn và tìm thấy những thông tin về sản phẩm của bạn cung cấp, khi đó, website trở thành một kênh tư vấn khách hàng trực tuyến hữu hiệu. o Website là một phương tiện để giới thiệu doanh nghiệp, quảng bá, marketing và PR. Nghiên c ứu tính khả thi của website o Khả thi về tổ chức :  Giúp cơ hội kinh doanh mở rộng : Cơ hội quảng bá không giới hạn, công việc kinh doanh mở cửa 24h/1ngày.

Website của bạn chính là một văn phòng giao dịch kinh doanh toàn cầu luôn mở cửa 24h/ngày, 7 ngày/tuần và 365 ngày/năm. Bất kỳ ai, dù ở đâu đều có thể ghé thăm văn phòng của bạn.  Giảm tối thiểu thời gian quản lý. o Khả thi về kinh tế :  Hãy tưởng tượng, thay vì phải gửi Catalogue bằng giấy hoặc đĩa CDROM cho khách hàng, Bạn có thể mời khách hàng đến thăm website của mình với những thông tin còn cặn kẽ và đầy đủ hơn ở Catalogue.

 Bạn chẳng phải trả lương cho ai cả, mọi thứ ở văn phòng giao dịch toàn cầu của bạn đều được thực hiện một cách chính xác và hoàn toàn tự động. Chi phí để có được một website thật là quá nhỏ bé so với những chi phí mà bạn bỏ ra để quảng bá các hoạt động của bạn bằng những phương tiện truyền thống. o Khả thi về kỹ thuật : 6  Sử dụng ngôn ngữ PHP/MYSQL thiết kế website , ngôn ngữ dễ sử dụng và được rất nhiều các công ty lớn trên thế giới sử dụng như : Yahoo Facebook, Wikipedia, Joomla, Wordpress…Còn ở Việt Nam là Nhacso.net, Zingme, Vnexpress,…  PHP mang tầm vóc của Open Source nên thư viện của chúng rất phong phú đa dạng. Có nhiều thư viện được các cộng đồng cung cấp hoàn toàn miễn phí, giải quyết hầu hết các vấn đề gặp phải khi lập trình web.Với thư viện code phong phú, các framework đa dạng giúp chúng ta dễ dàng nghiên cứu học tập, cũng như lựa chọn một “sản phẩm” phù hợp để triển khai ứng dụng.

Đây cũng là nguyên nhân chủ yếu khiến PHP ngày càng phát triển mạnh mẽ và được đa số lập trình viên tin dùng. 7 CHƯƠNG 2 : KHẢO SÁT HỆ THỐNG 1. Mụ c têu – Phạm vi đồầ án 1. Mục tiêu o Nội dung hấp dẫn, đầy đủ, phù hợp với mọi đối tượng sử dụng.

o Được sắp xếp, bố cục một cách hợp lý, tạo điều kiện cho người đọc dễ định hướng trong website. o Hình thức đẹp phù hợp với chủ đề, nội dung, thân thiện với người dùng. Phạm vi báo cáo o Phạm vi thực hiện đồ án dựa trên những kiến thức thu được từ những môn học trong quá trình học tập tại trường và tham khảo thêm một số tài liệu bên ngoài để bổ sung thêm kiến thức nhằm hoàn thiện đồ án tốt hơn, đáp ứng được mục tiêu đồ án. o Ứng dụng này khi phát triển hoàn chỉnh sẽ tăng hiệu quả kinh doanh, giảm tri phí quảng cáo, giúp tuyên truyền dễ dàng hơn.

Mồ tả hệ thồống 2. Mô tả hệ thống o Hệ thống Website bán thiết bị điện tử là một hệ thống nhằm giới thiệu và quảng bá những thiết bị điện tử trong thời đại 4. Giúp giảm sức cho con người hay làm thỏa mãn một nhu cầu sống nào đó của con người. o Hệ thống còn giúp cho những khách hàng cần và mong muốn sở hữu những thiết bị điện tử tất yếu để đáp ứng nhu cầu khách hàng.

Nhiệm vụ cơ bản o Giới thiệu thông tin về các thiết bị điện tử o Giới thiệu và bán các thiết bị điện tử. o Hỗ trợ, tư vấn khách hàng cần đặt mua các loại thiết bị điện tử o Hỗ trợ tư vấn , tìm kiếm các thiết bị điện tử. Khảo sát hiện trạng Các chức năng : - Quản trị hệ thống : Thêm , sửa, xóa danh sách quản trị viên. - Quản lý tin tức : thêm, sửa , xóa tin tức và danh mục tin.

- Quản lý sản phẩm : thêm, sửa , xóa sản phẩm và danh mục sản phẩm. 8 - Quản lý banner : thêm, sửa , xóa banner quảng cáo. - Quản lý đơn đặt hàng : xem , xóa đơn hàng đã xử lý. - Quản lý khách hàng : xem, xóa khách hàng, xem chi tiết đơn hàng.

- Quản lý thông tin liên hệ : xem, xóa thông tin liên hệ đã xử lý. Quản trị hệ thống - Khi quản trị viên muốn thêm người quản lý website (đăng tin, đăng sản phẩm,…) quản trị viên sẽ thêm admin vào trong dữ liệu. - Vào Hệ thống => Quản lý admin => Thêm admin 2. Quản lý tin tức - Đăng nhập vào hệ thống quản trị.

- Vào Quản trị nội dung => Danh sách tin tức => Thêm tin : Cách thêm tin tức. - Vào Quản trị nội dung => Danh mục tin tức => Thêm danh mục mới : Cách thêm danh mục tin tức. Quản lý sản phẩm - Đăng nhập vào hệ thống quản trị. - Vào Sản phẩm => Danh sách sản phẩm => Thêm sản phẩm : Cách thêm sản phẩm.

- Vào Sản phẩm => Danh mục sản phẩm => Thêm danh mục mới : Cách thêm danh mục sản phẩm. Quản lý banner - Đăng nhập vào hệ thống quản trị. - Vào Marketing => Danh sách banner => Thêm banner: Cách thêm banner. - Vào Marketing => Danh sách banner => Quản lý vị trí banner => Thêm vị trí banner mới : Cách thêm vị trí banner.

Quản lý đơn đặt hàng - Khi khách hàng gửi đơn đặt hàng trên website , hệ thống sẽ lưu đơn hàng của quý khách vào cơ sở dữ liệu. - Quản trị viên sẽ xem đơn đặt hàng của khách hàng và giao hàng cho khách theo đơn đặt hàng. - Những đơn hàng đã xử lý , quản trị viên sẽ tiến hành xóa đơn hàng. Quản lý khách hàng - Khi khách hàng đăng ký trên website, hệ thống sẽ lưu thông tin khách hàng trong cơ sở dữ liệu.

- Khi khách hàng đặt hàng, quản trị viên sẽ xem thông tin khách hàng đã đăng ký để liên hệ và chuyển hàng đúng địa điểm. Quản lý liên hệ - Khi khách hàng gửi liên hệ về hàng hóa hay cần hỗ trợ vấn đề nào đó thì quản trị viên sẽ quản lý thông tin liên hệ của khách hàng. - Quản trị viên sẽ xem và xử lý yêu cầu của khách hàng. 9 - Sau khi xử lý xong yêu cầu liên hệ của khách hàng, quản trị viên sẽ xóa thông tin liên hệ đó đi.

CHƯƠNG 3 : PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 3. Phân tích hệ thồống vêầ mặt chức năng 3. Sơ đồ phân giã chức năng Kí hiệu sử dụng : Sử dụng hình chữ nhật để biểu diễn chức năng chi tiết của hệ thống. Chức năng công việc cần làm và được phân theo từng mức từ tổng hợp đến chi tiết.

Tên chức năng Mỗi chức năng được phân rã thành các chức năng con. Chức năng con có quan hệ phân cấp với chức năng cha. Có 2 loại phân cấp là phân cấp dọc và phân cấp ngang. Các phân cấp này có ý nghĩa tương đương nhau, các chức năng ở trên cùng một mức có tầm quan trọng như nhau.

Biểu diễn: 10 - Biểu đồ phân cấp chức năng biểu diễn thành hình cây phân cấp 11 3.Sơ đồ luồng dữ liệu Các bước xây dựng : Xây dựng DFD mức 0 xác định giới hạn của hệ thống. DFD mức 0 có 1 chức năng duy nhất biểu thị toàn bộ hệ thống đang nghiên cứu là “Quản lý bán hàng”. Hệ thống có 2 tác nhân ngoài có thực hiện trao đổi thông tin với hệ thống là “Khách hàng” và “Nhà cung cấp”. Khách hàng chuyển cho hệ thống thông tin về yêu cầu của mình, cùng các thông tin giao dịch.

Hệ thống trả lại cho khách đơn hàng, hàng, các phiếu nhập/xuất cùng thẻ khách hàng cho khách hàng. Xây dựng DFD mức 1 với các tác nhân ngoài của hệ thống ở mức 0 được giữ nguyên với các luồng thông tin vào và ra. Hệ thống được phân rã thành các tiến trình mức 1 là 4 chức năng chính bên trong hệ thống theo biểu đồ phân cấp chức năng mức 1. Xuất hiện thêm các kho dữ liệu và luồng thông tin trao đổi giữa các chức năng.

Xây dựng DFD mức 2 và dưới mức 2 thực hiện phân rã đối với 4 tiến trình của mức 1. Khi thực hiện phân rã ở mức này vẫn phải căn cứ vào biểu đồ phân cấp chức năng để xác định các tiến trình con sẽ xuất hiện trong sơ đồ luồng dữ liệu. Các kí hiệu - Tiến trình : Hình tròn, hình elip bên trong có ghi tên tiến trình. Tên tiến trình 12 - Luồng dữ liệu: là mũi tên trên có ghi thông tin di chuyển - Kho dữ liệu: 2 đường thằng song song và ở trong ghi tên chức năng.

Khách hàng - Tác nhân ngoài: 1 hình chữ nhật ghi tên tác nhân bên trong.Sơ đồ mức khung cảnh Hình 2 : Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh Giải thích mô hình: Mô hình trên gồm có 3 phần - Phần 1: Các tác nhân tác động lên hệ thống (Gồm có khách hàng và quản trị viên). Đây là các tác nhân bên ngoài tác động vào hệ thống. Các tác nhân này không thuộc hệ thống nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến hệ thống, trong mô hình các tác nhân này được ký hiệu bởi hình chữ nhật. - Phần 2: Hệ thống được ký hiệu bởi hình Elip, bao gồm các bộ phận với các chức năng xử lý dữ liệu.

- Phần 3: Các mối quan hệ thể hiện qua mũi tên, nó nắm giữ các phần tử của hệ thống, nó có quan hệ mật thiết và rằng buộc 14 nhau vì luồng dữ liệu đi qua mũi tên thực hiện những yêu cầu, chức năng giữa các bộ phận.Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Hình 3 : Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 3.Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 1.