Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh đổi mới căn bản và toàn diện nền giáo dục Việt Nam theo hướng hiện đại hóa và hội nhập quốc tế, việc phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao trở thành đột phá chiến lược. Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh (ĐHSPKT TPHCM) đặt mục tiêu trở thành trường đại học thông minh vào giai đoạn 2025-2030, đồng thời đổi mới hệ thống quản lý và nhân sự theo cơ chế tự chủ toàn phần, hướng tới mô hình đại học – doanh nghiệp. Để thực hiện mục tiêu này, xây dựng đội ngũ cán bộ viên chức (CBVC) hành chính đủ năng lực, trình độ là yêu cầu cấp thiết nhằm đáp ứng nhu cầu đào tạo trong nền kinh tế tri thức và quản trị giáo dục đại học hiệu quả.

Nghiên cứu tập trung vào việc nâng cao kỹ năng mềm (KNM) cho đội ngũ viên chức hành chính (VCHC) tại ĐHSPKT TPHCM, bởi đây là nhóm nhân sự chịu áp lực công việc cao với tỷ lệ giảng viên/VCHC là 2,71/1 và sinh viên/VCHC là 88,6/1. Mục tiêu cụ thể của luận văn là khảo sát thực trạng KNM của VCHC, đánh giá mức độ cần thiết của các kỹ năng mềm trong công việc và đề xuất các biện pháp bồi dưỡng phù hợp. Nghiên cứu được thực hiện trong khoảng thời gian từ tháng 4 đến tháng 9 năm 2017 tại ĐHSPKT TPHCM, với ý nghĩa thiết thực trong việc nâng cao hiệu quả công tác hành chính, góp phần xây dựng môi trường công sở chuyên nghiệp, hiện đại và thân thiện.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình nghiên cứu sau:

  • Thuyết kiến tạo xã hội (Social Constructivism) của Vygotsky: Nhấn mạnh vai trò chủ động của người học trong quá trình tiếp nhận và kiến tạo kiến thức, đặc biệt là khái niệm "vùng phát triển gần" (Zone of Proximal Development - ZPD), cho phép người học phát triển kỹ năng thông qua sự hỗ trợ và tương tác xã hội.

  • Thang bậc nhu cầu của Maslow: Mô hình 5 bậc nhu cầu từ sinh lý, an toàn, xã hội, được quý trọng đến tự hoàn thiện, giúp giải thích động lực học tập và phát triển kỹ năng mềm của viên chức hành chính.

  • Khung kỹ năng hành nghề của ACCI (The Australian Chamber of Commerce and Industry): Xác định 8 kỹ năng mềm cần thiết cho người lao động, bao gồm kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm, giải quyết vấn đề, sáng tạo, lập kế hoạch, quản lý bản thân, học tập và ứng dụng công nghệ.

  • Quan điểm học tập suốt đời: Nhấn mạnh việc học tập liên tục, tự chủ và linh hoạt trong suốt cuộc đời, phù hợp với đặc điểm công việc và nhu cầu phát triển kỹ năng mềm của VCHC.

Các khái niệm chính được sử dụng gồm: kỹ năng mềm, kỹ năng nghề nghiệp, viên chức hành chính, và các nhóm kỹ năng mềm thiết yếu như giao tiếp, làm việc nhóm, giải quyết vấn đề, thích ứng sáng tạo, lập kế hoạch, quản lý bản thân, học tập và ứng dụng công nghệ thông tin.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng kết hợp các phương pháp sau:

  • Phương pháp lý thuyết: Phân tích, tổng hợp, hệ thống hóa các tài liệu, văn kiện của Đảng, Nhà nước, các công trình khoa học trong và ngoài nước liên quan đến kỹ năng mềm và bồi dưỡng viên chức hành chính.

  • Phương pháp khảo sát (điều tra bằng bảng hỏi): Thu thập dữ liệu định lượng và định tính từ đội ngũ VCHC và cán bộ quản lý tại ĐHSPKT TPHCM. Cỡ mẫu khảo sát gồm toàn bộ 205 viên chức hành chính trong tổng số 761 CBVC của trường. Thời gian khảo sát từ tháng 4 đến tháng 9 năm 2017.

  • Phương pháp phỏng vấn và quan sát: Thu thập thông tin bổ trợ, đánh giá thực trạng công việc và kỹ năng mềm của VCHC qua quan sát thực tế tại các phòng ban, khoa, viện và phỏng vấn các cán bộ quản lý có kinh nghiệm.

  • Phương pháp chuyên gia: Thu thập ý kiến đánh giá của các nhà quản lý cấp cao về tính khả thi và hiệu quả của các biện pháp nâng cao kỹ năng mềm.

  • Phương pháp thống kê toán học: Xử lý dữ liệu bằng phần mềm Excel, sử dụng thống kê mô tả và suy diễn để phân tích kết quả khảo sát.

Timeline nghiên cứu kéo dài 6 tháng, từ tháng 4 đến tháng 9 năm 2017, đảm bảo thu thập và phân tích dữ liệu đầy đủ, khách quan.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Thực trạng kỹ năng mềm của viên chức hành chính: Kết quả khảo sát cho thấy KNM của VCHC đạt mức khá, tuy nhiên không đồng đều giữa các kỹ năng. Ví dụ, kỹ năng giao tiếp đạt mức cao nhất, trong khi kỹ năng thích ứng và sáng tạo thấp hơn. Cụ thể, tỷ lệ VCHC có kỹ năng giao tiếp hiệu quả chiếm khoảng 75%, trong khi kỹ năng sáng tạo chỉ đạt khoảng 50%.

  2. Mức độ cần thiết của các kỹ năng mềm trong công việc: Qua khảo sát cán bộ quản lý, mức yêu cầu về KNM trong công việc của VCHC là khá cao, với kỹ năng giao tiếp được đánh giá là quan trọng nhất (chiếm trên 80% ý kiến đồng thuận), tiếp theo là kỹ năng làm việc nhóm và giải quyết vấn đề. Kỹ năng thích ứng và sáng tạo được đánh giá thấp hơn nhưng vẫn chiếm trên 60% mức độ cần thiết.

  3. Áp lực công việc và nhu cầu bồi dưỡng: Tỷ lệ giảng viên/VCHC là 2,71/1 và sinh viên/VCHC là 88,6/1 cho thấy khối lượng công việc của VCHC rất lớn, dẫn đến áp lực cao và nhu cầu tự học, tự rèn luyện kỹ năng mềm để đáp ứng yêu cầu công việc. Khoảng 73% VCHC cho biết chưa được đào tạo bài bản về kỹ năng mềm trong 10 năm gần đây.

  4. Hiệu quả các biện pháp bồi dưỡng kỹ năng mềm: Thử nghiệm các lớp bồi dưỡng kỹ năng mềm theo từng nhóm kỹ năng, cung cấp tài liệu online và tổ chức tọa đàm trao đổi kinh nghiệm nhận được phản hồi tích cực từ trên 85% người tham gia, cho thấy tính khả thi và hiệu quả trong việc nâng cao KNM cho VCHC.

Thảo luận kết quả

Kết quả nghiên cứu phù hợp với các nghiên cứu quốc tế và trong nước về tầm quan trọng của kỹ năng mềm trong môi trường làm việc hiện đại. Việc kỹ năng giao tiếp được đánh giá cao nhất phản ánh nhu cầu giao tiếp hiệu quả trong môi trường giáo dục đại học, nơi VCHC là cầu nối giữa giảng viên, sinh viên và các bộ phận khác. Mức độ chưa đồng đều của các kỹ năng mềm cho thấy cần có chương trình đào tạo bài bản, đa dạng và phù hợp với đặc thù công việc.

Áp lực công việc lớn do tỷ lệ sinh viên và giảng viên trên mỗi VCHC cao cũng là nguyên nhân khiến nhiều viên chức phải tự học hỏi, dẫn đến sự thiếu đồng bộ và hiệu quả chưa cao trong kỹ năng mềm. Việc áp dụng các biện pháp bồi dưỡng như lớp học kỹ năng, tài liệu online và tọa đàm đã được chứng minh là phù hợp với điều kiện thực tế của trường, đồng thời khuyến khích học tập suốt đời và phát triển liên tục.

Dữ liệu có thể được trình bày qua các biểu đồ thể hiện tỷ lệ kỹ năng mềm đạt được, mức độ cần thiết theo đánh giá của quản lý, cũng như kết quả khảo sát hiệu quả các biện pháp bồi dưỡng, giúp minh họa rõ nét hơn về thực trạng và giải pháp.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tổ chức các khóa bồi dưỡng kỹ năng mềm chuyên sâu theo nhóm kỹ năng: Tập trung vào kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm, giải quyết vấn đề, thích ứng và sáng tạo. Mục tiêu nâng tỷ lệ VCHC đạt chuẩn kỹ năng mềm lên trên 80% trong vòng 2 năm. Chủ thể thực hiện: Phòng Tổ chức – Hành chính phối hợp với các chuyên gia đào tạo.

  2. Phát triển hệ thống tài liệu học tập trực tuyến và hỗ trợ trao đổi chuyên môn: Cung cấp tài liệu, video hướng dẫn và diễn đàn trao đổi để VCHC có thể tự học và chia sẻ kinh nghiệm mọi lúc, mọi nơi. Mục tiêu tăng cường khả năng tự học và áp dụng kỹ năng mềm. Thời gian triển khai trong 12 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban Công nghệ Thông tin và Phòng Đào tạo.

  3. Tổ chức các buổi tọa đàm, hội thảo chia sẻ kinh nghiệm thực tiễn: Định kỳ 3-4 lần/năm nhằm tạo môi trường giao lưu, học hỏi giữa các VCHC và chuyên gia, nâng cao nhận thức và kỹ năng thực hành. Chủ thể thực hiện: Công đoàn và các tổ chức đoàn thể trong trường.

  4. Lồng ghép bồi dưỡng kỹ năng mềm trong các chương trình đào tạo chuyên môn: Đảm bảo VCHC vừa nâng cao trình độ chuyên môn vừa phát triển kỹ năng mềm đồng bộ. Mục tiêu tích hợp kỹ năng mềm vào ít nhất 50% các khóa đào tạo trong 2 năm tới. Chủ thể thực hiện: Phòng Đào tạo và các khoa, phòng ban liên quan.

  5. Đẩy mạnh phong trào học tập suốt đời và xây dựng văn hóa học tập trong đội ngũ VCHC: Khuyến khích tự học, tự rèn luyện kỹ năng mềm thông qua các hoạt động phong trào, thi đua và khen thưởng. Chủ thể thực hiện: Ban Giám hiệu, Công đoàn và các tổ chức đoàn thể.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo và phòng nhân sự các trường đại học: Để xây dựng chính sách đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng mềm cho viên chức hành chính, nâng cao hiệu quả quản trị và phục vụ đào tạo.

  2. Viên chức hành chính các cơ sở giáo dục đại học: Nhận thức rõ tầm quan trọng của kỹ năng mềm, từ đó chủ động tham gia các chương trình bồi dưỡng và tự rèn luyện nhằm nâng cao năng lực công việc.

  3. Chuyên gia đào tạo và tư vấn phát triển nguồn nhân lực: Sử dụng kết quả nghiên cứu làm cơ sở để thiết kế các chương trình đào tạo kỹ năng mềm phù hợp với đặc thù công việc hành chính trong môi trường giáo dục.

  4. Các nhà nghiên cứu và sinh viên ngành Giáo dục học, Quản lý giáo dục: Tham khảo để hiểu rõ hơn về thực trạng, nhu cầu và giải pháp nâng cao kỹ năng mềm cho viên chức hành chính, phục vụ cho các nghiên cứu tiếp theo hoặc ứng dụng thực tiễn.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao kỹ năng mềm lại quan trọng đối với viên chức hành chính?
    Kỹ năng mềm giúp viên chức hành chính giao tiếp hiệu quả, làm việc nhóm, giải quyết vấn đề và thích ứng với môi trường thay đổi, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và tạo môi trường làm việc hài hòa.

  2. Những kỹ năng mềm nào được đánh giá là cần thiết nhất cho viên chức hành chính?
    Kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm, giải quyết vấn đề, lập kế hoạch và quản lý bản thân được đánh giá cao nhất, trong khi kỹ năng thích ứng và sáng tạo cũng rất cần thiết nhưng mức độ ưu tiên thấp hơn.

  3. Làm thế nào để nâng cao kỹ năng mềm cho viên chức hành chính?
    Có thể tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu, cung cấp tài liệu học tập trực tuyến, tổ chức tọa đàm chia sẻ kinh nghiệm và lồng ghép kỹ năng mềm vào các chương trình đào tạo chuyên môn.

  4. Áp lực công việc ảnh hưởng thế nào đến việc phát triển kỹ năng mềm?
    Áp lực công việc cao khiến viên chức hành chính phải tự học hỏi và rèn luyện kỹ năng mềm để đáp ứng yêu cầu công việc, tuy nhiên nếu không có hỗ trợ đào tạo bài bản, hiệu quả phát triển kỹ năng sẽ không đồng đều.

  5. Làm sao để duy trì việc học tập suốt đời trong phát triển kỹ năng mềm?
    Xây dựng văn hóa học tập trong tổ chức, khuyến khích tự học, tạo điều kiện tiếp cận tài liệu và môi trường trao đổi, đồng thời có chính sách khen thưởng và động viên phù hợp để duy trì động lực học tập.

Kết luận

  • Nâng cao kỹ năng mềm cho viên chức hành chính tại ĐHSPKT TPHCM là yêu cầu cấp thiết nhằm đáp ứng mục tiêu phát triển trường đại học thông minh và đổi mới quản trị theo cơ chế tự chủ.
  • Kết quả khảo sát cho thấy kỹ năng mềm của VCHC đạt mức khá nhưng chưa đồng đều, với kỹ năng giao tiếp được đánh giá cao nhất và kỹ năng thích ứng, sáng tạo còn hạn chế.
  • Áp lực công việc lớn với tỷ lệ sinh viên và giảng viên trên mỗi viên chức hành chính cao, đòi hỏi cần có các biện pháp đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng mềm bài bản và hiệu quả.
  • Các biện pháp đề xuất như tổ chức lớp bồi dưỡng chuyên sâu, phát triển tài liệu online, tọa đàm chia sẻ và lồng ghép đào tạo chuyên môn đã được thử nghiệm và chứng minh tính khả thi, hiệu quả.
  • Đề tài góp phần làm rõ thực trạng, nhu cầu và giải pháp nâng cao kỹ năng mềm cho viên chức hành chính, tạo cơ sở khoa học và thực tiễn cho các chính sách đào tạo nguồn nhân lực trong giáo dục đại học.

Hành động tiếp theo: Các đơn vị chức năng của trường cần triển khai đồng bộ các biện pháp đề xuất, đồng thời tiếp tục nghiên cứu mở rộng phạm vi và đối tượng đào tạo để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực hành chính, góp phần phát triển bền vững nhà trường.