Áp Dụng Benchmarking Nhằm Nâng Cao Hiệu Quả Hoạt Động Của Thông Xã Tax

Benchmarking mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng, thích ứng hiệu quả với biến động, nâng cao vị thế cạnh tranh, thiết lập mục tiêu hợp lý, mở rộng chỉ tiêu đánh giá, hỗ trợ xây dựng văn hóa doanh nghiệp, sắp xếp chiến lược phù hợp, cảnh báo thất bại, đánh giá hiệu quả chương trình chất lượng, hỗ trợ tái cấu trúc, giải quyết vấn đề hiệu quả và thúc đẩy sáng tạo. Xác định mục tiêu benchmarking rõ ràng dựa trên yêu cầu của khách hàng là yếu tố then chốt. Tài liệu gốc nhấn mạnh rằng thỏa mãn tốt hơn những nhu cầu của khách hàng là một trong những lợi ích hàng đầu của Benchmarking.

Các mục tiêu chính của benchmarking bao gồm tạo sự nhất trí trong doanh nghiệp, nâng cao nhận thức về quy trình hoạt động, phân tích khả năng cạnh tranh, xác định phương pháp thực hành tốt nhất trong ngành, đề ra mục tiêu dài hạn, tạo điều kiện cải tiến liên tục, tăng sự hài lòng của khách hàng và đạt hiệu quả cao trong kinh doanh. Benchmarking giúp doanh nghiệp không ngừng nỗ lực để đạt được sự cải thiện hiệu suất. Quá trình này thúc đẩy doanh nghiệp hướng đến sự xuất sắc.

Benchmarking nội bộ so sánh các bộ phận khác nhau trong cùng một tổ chức, giúp chia sẻ thực hành tốt nhất. Tuy nhiên, nó có thể bị hạn chế về tầm nhìn. Benchmarking bên ngoài so sánh với các tổ chức tương tự bên ngoài, mang lại góc nhìn rộng hơn nhưng đòi hỏi nhiều nỗ lực hơn để thu thập thông tin. Việc lựa chọn giữa hai hình thức này phụ thuộc vào nguồn lực và mục tiêu của doanh nghiệp. Benchmarking nội bộ thường dễ thực hiện hơn và phù hợp cho các doanh nghiệp lớn có nhiều đơn vị.

Benchmarking cạnh tranh là hình thức so sánh trực tiếp với đối thủ, bao gồm chức năng, quy trình và sản phẩm. Hình thức này cung cấp thông tin quan trọng về vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc thu thập thông tin từ đối thủ có thể khó khăn và cần tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin. Phân tích cạnh tranh là yếu tố then chốt để xác định những lĩnh vực cần cải thiện. Benchmarking cạnh tranh giúp doanh nghiệp xác định KPIs then chốt và cải thiện hiệu suất.

Giai đoạn chuẩn bị là nền tảng của quá trình benchmarking. Bước đầu tiên là đạt được sự cam kết từ lãnh đạo và toàn bộ doanh nghiệp. Lãnh đạo cần tuyên bố rõ ràng về việc áp dụng benchmarking. Tiếp theo, cần xác định ranh giới và hiểu rõ các quy trình của doanh nghiệp. Xác định các mục tiêu so sánh chuẩn để lựa chọn quy trình benchmarking phù hợp. Thành lập các nhóm thực hiện benchmarking với các thành viên có kiến thức và kinh nghiệm liên quan.

Sau khi xác định các công ty tốt nhất có thể làm đối tác benchmarking, doanh nghiệp tiến hành chọn lựa đối tác thích hợp. Ví dụ, nếu muốn xem xét benchmarking trong quá trình bán hàng, nên chọn một siêu thị có quy mô lớn và quá trình bán hàng tốt nhất. Điểm lưu ý là cần xem xét đến địa điểm và sức cạnh tranh của đối tác. Sau khi chọn được đối tác thích hợp, lãnh đạo của doanh nghiệp sẽ liên hệ để đưa ra những thỏa thuận về hoạt động benchmarking.

Việc lập kế hoạch thực hiện cần chi tiết, cụ thể và thận trọng. Dự đoán trước mọi khó khăn có thể phát sinh và có kế hoạch đối phó. Tiến hành công tác tập huấn cho các nhà điều hành để làm quen với quy trình mới. Việc học tập quy trình tốt nhất của đối tác để phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật áp dụng cho doanh nghiệp sẽ đạt kết quả cao nếu doanh nghiệp chuẩn bị chu đáo. Điều lưu ý là không nên áp dụng rập khuôn.

Trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp không nhất thiết phải trang bị thiết bị mới hay thay đổi nhân sự, nhưng chắc chắn phải có những quy trình mới mà cần phải làm quen. Bước đầu do mới áp dụng có thể thấy không giống như quy trình benchmarking, nhưng dần dần tất cả sẽ vào đúng quy trình. Việc thực hiện thay đổi có gì khó khăn vướng mắc có thể tổ chức trao đổi với đối tác để xem xét lại. Ban Lãnh Đạo phải theo dõi, sát sao, quan tâm trong suốt quá trình.

Các ví dụ về benchmarking thành công thường liên quan đến việc cải thiện hiệu suất, giảm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, và tăng sự hài lòng của khách hàng. Phân tích chi tiết các trường hợp này, bao gồm mục tiêu, quy trình thực hiện, kết quả đạt được và những yếu tố quan trọng dẫn đến thành công. Những ví dụ này cung cấp những thực hành tốt nhất mà các doanh nghiệp khác có thể học hỏi và áp dụng.

Các trường hợp benchmarking thất bại thường do thiếu cam kết từ lãnh đạo, mục tiêu không rõ ràng, lựa chọn đối tác không phù hợp, thu thập và phân tích dữ liệu không đầy đủ, và không có kế hoạch thực hiện hiệu quả. Phân tích chi tiết các trường hợp này để xác định những sai lầm cần tránh và những yếu tố cần cải thiện. Việc học hỏi từ thất bại giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng thành công trong quá trình benchmarking.

Benchmarking dựa trên dữ liệu lớn sử dụng công nghệ phân tích dữ liệu để thu thập và phân tích thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, giúp doanh nghiệp xác định những thực hành tốt nhất và tối ưu hóa quy trình của mình. Công nghệ này cũng cho phép cá nhân hóa quy trình benchmarking để phù hợp với nhu cầu và mục tiêu cụ thể của từng doanh nghiệp.

Benchmarking cộng đồng là hình thức benchmarking trong đó các doanh nghiệp cùng ngành hoặc lĩnh vực chia sẻ kinh nghiệm và hợp tác để cải thiện hiệu quả hoạt động. Hình thức này thúc đẩy sự học hỏi lẫn nhau, tạo ra một môi trường hợp tác và giúp các doanh nghiệp cùng phát triển.