Cải Thiện Hiệu Suất Giao Hàng Trễ: Nghiên Cứu Tại Công Ty Rochdale Spears Ltd

• Tác giả: Pham Thi Ai Van
• Người hướng dẫn: Dr. Tran Ha Minh Quan
• Trường học: University of Economics Ho Chi Minh City
• Chuyên ngành: Master of Business Administration
• Đề tài: Cải Thiện Hiệu Suất Giao Hàng Trễ Tại Rochdale Spears Ltd
• Loại tài liệu: Thesis
• Năm xuất bản: 2018
• Địa điểm: Ho Chi Minh City

• Executive summary
• 1. CHƯƠNG 1: COMPANY BACKGROUND AND PROBLEM IDENTIFICATION
• 1.1. Company background
• 1.2. Problem symptoms
• 1.3. Problem identification
• 1.4. Central problems validations
• 1.5. PROCESSING OF AN ORDER
• Appendix A: In depth interview information

I. Giới Thiệu Chung Cải Thiện Hiệu Suất Giao Hàng Trễ

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày nay, việc giao hàng nhanh chóng và đúng hẹn là một yếu tố then chốt để duy trì lợi thế cạnh tranh và sự hài lòng của khách hàng. Bài viết này tập trung vào việc cải thiện hiệu suất giao hàng trễ tại Rochdale Spears Ltd, một công ty chuyên về thiết kế, sản xuất và phân phối đồ nội thất cao cấp. Việc tối ưu hóa quy trình giao hàng không chỉ giúp Rochdale Spears Ltd giảm thiểu giao hàng trễ mà còn nâng cao hiệu quả logistics và cải thiện trải nghiệm khách hàng giao hàng. Phân tích này dựa trên một nghiên cứu được thực hiện tại công ty, xác định các nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và đề xuất các giải pháp thiết thực. Nghiên cứu này nhấn mạnh sự cần thiết của một cách tiếp cận toàn diện, bao gồm cả việc cải tiến quy trình nội bộ và tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận. Việc đánh giá hiệu suất giao hàng và sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu giao hàng là rất quan trọng để theo dõi tiến độ và đảm bảo tính bền vững của các cải tiến. Mục tiêu cuối cùng là xây dựng một hệ thống quản lý chuỗi cung ứng Rochdale Spears Ltd hiệu quả, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường.

1.1. Tổng Quan Về Rochdale Spears Ltd và Thị Trường Mục Tiêu

Rochdale Spears Ltd, thành lập năm 2003, là một tập đoàn thành công trong lĩnh vực thiết kế, sản xuất và phân phối đồ nội thất và phụ kiện trang trí nhà cửa cao cấp. Công ty phục vụ các nhà phân phối và bán lẻ hàng đầu ở Hoa Kỳ và thông qua nền tảng trực tuyến quốc tế Resource Decor. Với gần 4.000 nhân viên tại Việt Nam, trụ sở chính ở Hồng Kông và văn phòng tại Hoa Kỳ, Rochdale Spears đã xây dựng mối quan hệ lâu dài với các thương hiệu nổi tiếng như Century Furniture, Lillian August và Restoration Hardware. Công ty tự hào về chất lượng vượt trội, sự khéo léo tinh xảo và vị trí dẫn đầu trong thiết kế độc đáo, phát triển sản phẩm sáng tạo và sản xuất đẳng cấp thế giới trong thị trường đồ nội thất sang trọng. Nhiệm vụ của công ty là phục vụ một số tên tuổi lớn nhất trong thị trường đồ nội thất sang trọng với cam kết giảm thiểu tác động đến môi trường và hỗ trợ cộng đồng địa phương.

1.2. Tầm Quan Trọng của Hiệu Suất Giao Hàng Đối Với RSC

Hiệu suất giao hàng đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của Rochdale Spears Ltd (RSC). Giao hàng đúng hẹn không chỉ là một yếu tố then chốt để duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và lợi nhuận của công ty. Theo nghiên cứu, RSC đã mất một lượng lớn đơn đặt hàng từ các khách hàng quan trọng do hiệu suất giao hàng kém. Việc cải thiện độ chính xác thời gian giao hàng sẽ giúp RSC giảm thiểu chi phí phát sinh do giao hàng trễ, tăng cường sự tin tưởng của khách hàng và thu hút thêm nhiều đơn đặt hàng mới. Ngoài ra, việc tối ưu hóa hệ thống quản lý vận tải (TMS) và sử dụng phần mềm định tuyến giao hàng hiệu quả có thể giúp RSC nâng cao hiệu quả logistics và giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận chuyển.

II. Phân Tích Nguyên Nhân Gây Ra Giao Hàng Trễ Tại RSC

Nghiên cứu chỉ ra rằng có nhiều yếu tố góp phần vào tình trạng giao hàng trễ tại Rochdale Spears Ltd. Trong số đó, ba nguyên nhân chính được xác định là: (1) Giao hàng chậm trễ từ các nhà cung cấp nguyên vật liệu, (2) Sự chậm trễ từ các nhà thầu phụ, và (3) Kiểm soát sản xuất kém hiệu quả. Các vấn đề này thường bắt nguồn từ thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận khác nhau trong công ty. Việc phân tích nguyên nhân giao hàng trễ cho thấy rằng việc thiếu thông tin liên lạc và sự hợp tác giữa bộ phận bán hàng, mua hàng và sản xuất đã dẫn đến sự chậm trễ trong việc xác nhận lịch trình giao hàng và quản lý nguồn cung ứng. Hơn nữa, việc phụ thuộc quá nhiều vào các nhà thầu phụ mà không có sự giám sát chặt chẽ cũng gây ra sự chậm trễ. Để giải quyết vấn đề giao hàng trễ, Rochdale Spears Ltd cần phải cải thiện quy trình nội bộ và tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận.

2.1. Sự Ảnh Hưởng của Việc Giao Nguyên Vật Liệu Chậm Trễ

Việc giao nguyên vật liệu chậm trễ từ các nhà cung cấp là một trong những nguyên nhân chính gây ra tình trạng giao hàng trễ tại Rochdale Spears Ltd. Theo báo cáo từ bộ phận bán hàng, có tới 31% số đơn hàng bị giao trễ là do nguyên nhân này. Khi nhà cung cấp không giao nguyên vật liệu đúng hẹn, quá trình sản xuất bị gián đoạn, dẫn đến việc không thể hoàn thành đơn hàng theo đúng thời gian đã cam kết với khách hàng. Điều này đặc biệt nghiêm trọng đối với các đơn hàng cần nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Để giảm thiểu tác động của việc giao hàng chậm trễ, Rochdale Spears Ltd cần thiết lập mối quan hệ chặt chẽ hơn với các nhà cung cấp, cải thiện hệ thống quản lý kho và theo dõi giao hàng thời gian thực, và tìm kiếm các nhà cung cấp dự phòng để đảm bảo nguồn cung ứng ổn định.

2.2. Vấn Đề Với Các Nhà Thầu Phụ và Quản Lý Chất Lượng

Sự phụ thuộc vào các nhà thầu phụ cũng là một yếu tố góp phần vào tình trạng giao hàng trễ. Nhiều nhà sản xuất đồ nội thất sử dụng các nhà thầu phụ để thực hiện các công đoạn sản xuất nhất định, như làm gỗ trắng hoặc đúc nhựa. Tuy nhiên, nếu nhà thầu phụ không hoàn thành công việc đúng hẹn hoặc không đảm bảo chất lượng sản phẩm, quá trình sản xuất sẽ bị chậm trễ và chất lượng sản phẩm cuối cùng có thể bị ảnh hưởng. Nghiên cứu cho thấy 19.3% đơn hàng giao trễ là do lỗi từ các nhà thầu phụ. Do đó, Rochdale Spears Ltd cần phải lựa chọn các nhà thầu phụ uy tín, thiết lập các tiêu chuẩn chất lượng rõ ràng và giám sát chặt chẽ quá trình sản xuất của họ. Việc cải tiến quy trình vận chuyển giữa Rochdale Spears và các nhà thầu phụ cũng rất quan trọng để giảm thiểu thời gian vận chuyển và nâng cao hiệu quả logistics.

2.3. Kiểm Soát Sản Xuất Kém Quy Trình Lỏng Lẻo Gây Trễ Hàng

Kiểm soát sản xuất kém hiệu quả là yếu tố thứ ba góp phần vào tình trạng giao hàng trễ. Bộ phận kế hoạch sản xuất trung tâm chịu trách nhiệm kiểm soát toàn bộ quá trình sản xuất từ đầu đến khi giao hàng. Tuy nhiên, theo phản hồi từ nhân viên dịch vụ khách hàng, nhiều đơn hàng bị mất kiểm soát, và việc theo dõi tiến độ sản xuất chỉ được thực hiện khi khách hàng yêu cầu. Sự thiếu hiệu quả trong việc kiểm soát và lập kế hoạch sản xuất dẫn đến tình trạng chậm trễ và không đáp ứng được lịch trình giao hàng đã cam kết. Để khắc phục tình trạng này, Rochdale Spears Ltd cần phải cải thiện quy trình lập kế hoạch và kiểm soát sản xuất, tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận liên quan và sử dụng các công cụ phần mềm quản lý giao hàng Rochdale Spears Ltd để theo dõi và quản lý đơn hàng một cách hiệu quả.

III. Giải Pháp Cải Thiện Quy Trình Giao Hàng Tại Rochdale Spears

Để cải thiện hiệu suất giao hàng trễ tại Rochdale Spears Ltd, cần triển khai một loạt các giải pháp tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình nội bộ, tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận và cải thiện quản lý chuỗi cung ứng. Các giải pháp bao gồm: (1) Ước tính thời gian giao hàng chính xác và thống nhất, (2) Thúc đẩy giao tiếp hiệu quả, (3) Tập trung vào quy trình thay vì các đơn vị chức năng riêng lẻ, và (4) Phối hợp chặt chẽ hơn với các nhà cung cấp. Việc áp dụng các giải pháp này đòi hỏi sự cam kết từ tất cả các cấp quản lý và sự tham gia tích cực của tất cả các nhân viên. Hơn nữa, việc sử dụng phần mềm quản lý giao hàng và phần mềm định tuyến giao hàng có thể giúp Rochdale Spears Ltd tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả logistics.

3.1. Phương Pháp Ước Tính Thời Gian Giao Hàng Chính Xác

Việc ước tính thời gian giao hàng chính xác là rất quan trọng để đáp ứng kỳ vọng của khách hàng và tránh tình trạng giao hàng trễ. Rochdale Spears Ltd cần phải xây dựng một quy trình ước tính thời gian giao hàng có hệ thống, dựa trên dữ liệu lịch sử, năng lực sản xuất và thời gian giao hàng của các nhà cung cấp. Quy trình này cần phải được cập nhật thường xuyên để phản ánh những thay đổi trong điều kiện sản xuất và cung ứng. Việc sử dụng phần mềm quản lý giao hàng có thể giúp Rochdale Spears Ltd tự động hóa quy trình ước tính thời gian giao hàng và cung cấp thông tin chính xác cho khách hàng. Việc cải thiện độ chính xác thời gian giao hàng cũng sẽ giúp Rochdale Spears Ltd giảm thiểu chi phí phát sinh do giao hàng trễ và cải thiện trải nghiệm khách hàng giao hàng.

3.2. Vai Trò Của Giao Tiếp Trong Quản Lý Giao Hàng

Giao tiếp hiệu quả là yếu tố then chốt để đảm bảo quy trình giao hàng diễn ra suôn sẻ. Các bộ phận khác nhau trong Rochdale Spears Ltd cần phải giao tiếp thường xuyên và chia sẻ thông tin về tiến độ sản xuất, tình trạng nguyên vật liệu và các vấn đề có thể ảnh hưởng đến lịch trình giao hàng. Việc sử dụng các công cụ giao tiếp hiện đại, như email, tin nhắn và phần mềm quản lý dự án, có thể giúp Rochdale Spears Ltd cải thiện giao tiếp và tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận. Ngoài ra, việc thiết lập một kênh liên lạc trực tiếp giữa Rochdale Spears Ltd và các nhà cung cấp cũng rất quan trọng để giải quyết các vấn đề phát sinh và đảm bảo nguồn cung ứng ổn định.

3.3. Tập Trung vào Quy Trình Thay Vì Chức Năng Đơn Lẻ

Thay vì tập trung vào các đơn vị chức năng riêng lẻ, Rochdale Spears Ltd nên tập trung vào quy trình tổng thể từ khi nhận đơn hàng đến khi giao hàng cho khách hàng. Điều này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận khác nhau, như bán hàng, mua hàng, sản xuất và vận chuyển. Việc xác định rõ trách nhiệm của từng bộ phận trong quy trình và thiết lập các chỉ số hiệu suất (KPI) có thể giúp Rochdale Spears Ltd đo lường hiệu quả và cải thiện quy trình giao hàng. Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm quản lý chuỗi cung ứng có thể giúp Rochdale Spears Ltd tự động hóa các quy trình, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả tổng thể.

IV. Ứng Dụng Kết Quả Cải Thiện Sau Triển Khai Giải Pháp

Sau khi triển khai các giải pháp cải thiện, Rochdale Spears Ltd đã ghi nhận những kết quả tích cực trong việc giảm thiểu giao hàng trễ. Báo cáo cho thấy tỷ lệ giao hàng đúng hẹn đã tăng lên đáng kể, và thời gian giao hàng trung bình đã giảm xuống. Hơn nữa, sự hài lòng của khách hàng cũng được cải thiện, và số lượng đơn đặt hàng mới đã tăng lên. Tuy nhiên, Rochdale Spears Ltd cần phải tiếp tục theo dõi và đánh giá hiệu quả của các giải pháp, và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo tính bền vững của các cải tiến. Việc sử dụng phân tích dữ liệu giao hàng và các công cụ đánh giá hiệu suất giao hàng là rất quan trọng để xác định các lĩnh vực cần cải thiện và đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu.

4.1. Đánh Giá Hiệu Quả Thực Tế Sau Cải Tiến

Sau khi triển khai các giải pháp cải thiện quy trình giao hàng, việc đánh giá hiệu quả thực tế là vô cùng quan trọng. Rochdale Spears Ltd cần thu thập dữ liệu về tỷ lệ giao hàng đúng hẹn, thời gian giao hàng trung bình, chi phí vận chuyển và mức độ hài lòng của khách hàng. Dữ liệu này sẽ giúp Rochdale Spears Ltd xác định xem các giải pháp đã triển khai có thực sự mang lại hiệu quả hay không, và các lĩnh vực nào cần được cải thiện thêm. Việc sử dụng KPI giao hàng và các báo cáo phân tích có thể giúp Rochdale Spears Ltd theo dõi tiến độ và đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu.

4.2. Phân Tích Lợi Ích Về Chi Phí và Mức Độ Hài Lòng Khách Hàng

Việc phân tích lợi ích về chi phí và mức độ hài lòng của khách hàng là một phần quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả của các giải pháp cải thiện quy trình giao hàng. Rochdale Spears Ltd cần so sánh chi phí vận chuyển trước và sau khi triển khai các giải pháp, và đo lường mức độ hài lòng của khách hàng thông qua khảo sát và phản hồi trực tiếp. Nếu chi phí vận chuyển giảm và mức độ hài lòng của khách hàng tăng lên, điều đó chứng tỏ rằng các giải pháp đã triển khai là hiệu quả. Tuy nhiên, Rochdale Spears Ltd cũng cần phải xem xét các yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến chi phí và mức độ hài lòng, như giá nhiên liệu và tình hình kinh tế.

4.3. Bài Học Kinh Nghiệm và Cải Tiến Liên Tục

Quá trình cải thiện quy trình giao hàng là một quá trình liên tục và đòi hỏi sự linh hoạt và sẵn sàng thay đổi. Rochdale Spears Ltd cần rút ra bài học kinh nghiệm từ những thành công và thất bại trong quá trình triển khai các giải pháp, và sử dụng những bài học này để cải thiện quy trình liên tục. Việc khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến và đề xuất các giải pháp cải tiến có thể giúp Rochdale Spears Ltd tận dụng tối đa kiến thức và kinh nghiệm của đội ngũ nhân viên. Ngoài ra, việc theo dõi các xu hướng mới trong ngành logistics và vận tải Rochdale Spears Ltd có thể giúp Rochdale Spears Ltd áp dụng các công nghệ và phương pháp mới nhất để nâng cao hiệu quả giao hàng.

V. Kết Luận Tương Lai Của Hiệu Suất Giao Hàng Tại RSC

Việc cải thiện hiệu suất giao hàng là một quá trình liên tục và đòi hỏi sự cam kết từ tất cả các cấp quản lý và sự tham gia tích cực của tất cả các nhân viên. Rochdale Spears Ltd cần phải tiếp tục đầu tư vào các giải pháp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả logistics. Hơn nữa, việc xây dựng một văn hóa làm việc coi trọng sự phối hợp và giao tiếp hiệu quả là rất quan trọng để đảm bảo tính bền vững của các cải tiến. Với sự nỗ lực không ngừng, Rochdale Spears Ltd có thể trở thành một nhà cung cấp hàng đầu về đồ nội thất cao cấp, được biết đến với hiệu suất giao hàng vượt trội và dịch vụ khách hàng tuyệt vời. Sự hài lòng của khách hàng là chìa khóa để thành công trong thị trường cạnh tranh ngày nay, và việc cải thiện trải nghiệm khách hàng giao hàng là một yếu tố then chốt để đạt được mục tiêu này.

5.1. Tổng Kết Các Giải Pháp Chính và Tác Động

Các giải pháp chính được đề xuất để cải thiện hiệu suất giao hàng tại Rochdale Spears Ltd bao gồm việc ước tính thời gian giao hàng chính xác, tăng cường giao tiếp và phối hợp giữa các bộ phận, tập trung vào quy trình thay vì chức năng đơn lẻ và phối hợp chặt chẽ hơn với các nhà cung cấp. Các giải pháp này có tác động trực tiếp đến việc giảm thiểu giao hàng trễ, nâng cao hiệu quả logistics và cải thiện trải nghiệm khách hàng giao hàng. Việc triển khai thành công các giải pháp này sẽ giúp Rochdale Spears Ltd củng cố vị thế cạnh tranh trên thị trường và xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng.

5.2. Hướng Đi Tiếp Theo Để Duy Trì và Cải Thiện

Để duy trì và cải thiện hiệu suất giao hàng, Rochdale Spears Ltd cần tiếp tục đầu tư vào các công nghệ và quy trình mới. Việc sử dụng phần mềm quản lý chuỗi cung ứng, phần mềm định tuyến giao hàng và các công cụ phân tích dữ liệu có thể giúp Rochdale Spears Ltd tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu. Ngoài ra, việc đào tạo và phát triển nhân viên cũng rất quan trọng để đảm bảo rằng họ có đủ kỹ năng và kiến thức để thực hiện công việc một cách hiệu quả. Rochdale Spears Ltd cũng nên khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến và đề xuất các giải pháp cải tiến để tạo ra một văn hóa làm việc liên tục cải tiến.

Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh ngành sản xuất hiện nay, việc giao hàng đúng hạn là một thách thức lớn đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực sản xuất theo đơn đặt hàng (Make to Order - MTO). Tại Rochdale Spears Ltd, một công ty sản xuất đồ nội thất cao cấp với gần 4.000 nhân viên và 5 nhà máy tại Việt Nam, tình trạng giao hàng trễ đã ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín và doanh thu của công ty. Báo cáo năm 2017 cho thấy tỷ lệ giao hàng trễ trung bình lên đến khoảng 45%, trong đó các khách hàng lớn như Major Accounts có tỷ lệ trễ lên đến 51%, khách hàng RH khoảng 46%, và Key Accounts khoảng 42%. Mức giao hàng đúng hạn chỉ chiếm khoảng 16% đối với các nhóm khách hàng này, gây ra sự mất lòng tin và nguy cơ mất khách hàng lớn, đặc biệt là khách hàng RH có xu hướng chuyển đơn hàng sang nhà máy khác.

Mục tiêu nghiên cứu nhằm phân tích nguyên nhân gây ra tình trạng giao hàng trễ tại Rochdale Spears Ltd, từ đó đề xuất các giải pháp cải thiện hiệu suất giao hàng đúng hạn. Nghiên cứu tập trung trong giai đoạn 2016-2018, tại các nhà máy của công ty tại Việt Nam, với phạm vi bao gồm các bộ phận bán hàng, sản xuất, mua hàng và các nhà cung cấp bên ngoài. Ý nghĩa của nghiên cứu thể hiện qua việc nâng cao tỷ lệ giao hàng đúng hạn, giảm chi phí phát sinh do giao hàng trễ, cải thiện mối quan hệ với khách hàng và tăng trưởng doanh thu bền vững.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên các lý thuyết và mô hình quản lý sản xuất và chuỗi cung ứng, bao gồm:

• Lý thuyết quản lý sản xuất Make to Order (MTO): Nhấn mạnh việc quản lý toàn bộ chu trình từ nhận đơn hàng đến giao hàng, trong đó thời gian giao hàng (lead time) là yếu tố quyết định sự hài lòng của khách hàng.
• Mô hình quản lý chuỗi cung ứng tích hợp: Tập trung vào sự phối hợp giữa các bộ phận chức năng như bán hàng, mua hàng, sản xuất và logistics để tối ưu hóa hiệu suất giao hàng.
• Khái niệm đội nhóm đa chức năng (Cross-functional team): Nhóm gồm các thành viên từ nhiều phòng ban khác nhau cùng phối hợp để giải quyết vấn đề chung, tăng cường giao tiếp và giảm thiểu xung đột nội bộ.
• Khái niệm đổi mới dịch vụ (Service Innovation): Đổi mới không chỉ về sản phẩm mà còn về dịch vụ giao hàng nhằm nâng cao lợi thế cạnh tranh.
• Khái niệm đánh giá nhà cung cấp (Supplier Rating System): Hệ thống đánh giá hiệu suất nhà cung cấp dựa trên chất lượng, thời gian giao hàng, giá cả và dịch vụ hậu mãi.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính kết hợp định lượng:

• Nguồn dữ liệu: Thu thập dữ liệu thứ cấp từ báo cáo bán hàng, báo cáo giao hàng, báo cáo thời gian sản xuất của công ty giai đoạn 2016-2018; dữ liệu sơ cấp từ các cuộc phỏng vấn sâu với 15 nhân viên thuộc các phòng ban bán hàng, sản xuất, mua hàng, kỹ thuật và đóng gói.
• Phương pháp phân tích: Phân tích nguyên nhân gốc rễ (Root Cause Analysis) thông qua sơ đồ nguyên nhân - kết quả (Cause and Effect Diagram), đánh giá hiệu suất giao hàng qua các chỉ số tỷ lệ giao hàng đúng hạn, thời gian sản xuất trung bình, và phân tích sự phối hợp giữa các bộ phận.
• Cỡ mẫu: 15 nhân viên được chọn theo phương pháp chọn mẫu phi xác suất (Non-probability sampling) dựa trên vai trò và kinh nghiệm liên quan trực tiếp đến quy trình sản xuất và giao hàng.
• Timeline nghiên cứu: Nghiên cứu được thực hiện trong khoảng thời gian từ tháng 9/2017 đến tháng 4/2018, bao gồm thu thập dữ liệu, phân tích và triển khai giải pháp thử nghiệm.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

1. Tỷ lệ giao hàng trễ cao: Tỷ lệ giao hàng trễ trung bình năm 2017 là 45%, trong đó Major Accounts chiếm 51%, RH chiếm 46%, và Key Accounts chiếm 42%. Tỷ lệ giao hàng đúng hạn chỉ khoảng 16% đối với các nhóm khách hàng này, gây ảnh hưởng tiêu cực đến doanh thu và uy tín công ty.

2. Thời gian sản xuất vượt cam kết: Thời gian sản xuất trung bình cho các đơn hàng lặp lại là 118 ngày, vượt quá cam kết 90 ngày; đối với đơn hàng mới là 147 ngày, vượt cam kết 120 ngày. Điều này dẫn đến sự không hài lòng của khách hàng và giảm đơn hàng trong các năm tiếp theo (doanh thu của Key Accounts giảm từ 1,75 triệu USD năm 2016 xuống còn khoảng 1 triệu USD năm 2018).

3. Nguyên nhân chính gây trễ giao hàng: Bao gồm (i) giao hàng nguyên vật liệu trễ từ nhà cung cấp chiếm 31% đơn hàng trễ, (ii) trễ từ các nhà thầu phụ chiếm 19,3%, (iii) kiểm soát sản xuất kém hiệu quả, đặc biệt là sự thiếu phối hợp và theo dõi chặt chẽ giữa các bộ phận bán hàng, mua hàng và sản xuất.

4. Thiếu sự phối hợp liên phòng ban: Các bộ phận hoạt động theo mục tiêu riêng biệt, thiếu sự phối hợp và chia sẻ thông tin dẫn đến việc xác nhận lịch giao hàng không thống nhất, theo dõi tiến độ sản xuất và nguyên vật liệu không kịp thời, gây ra sự chậm trễ và sai lệch trong kế hoạch giao hàng.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân gốc rễ của vấn đề giao hàng trễ tại Rochdale Spears là sự thiếu phối hợp hiệu quả giữa các phòng ban chức năng, đặc biệt là giữa bộ phận bán hàng, mua hàng và sản xuất. Việc mỗi bộ phận chỉ tập trung vào mục tiêu riêng (ví dụ: sản xuất tập trung đạt chỉ tiêu sản lượng, bán hàng tập trung giao hàng đúng hạn theo cam kết) mà không có sự đồng bộ dẫn đến xung đột và sai lệch trong kế hoạch chung.

So với các nghiên cứu trong ngành sản xuất MTO, kết quả này phù hợp với quan điểm cho rằng cải thiện hiệu suất giao hàng đòi hỏi một hệ thống quản lý tích hợp, trong đó các bộ phận phải phối hợp chặt chẽ và chia sẻ thông tin kịp thời. Việc xây dựng đội nhóm đa chức năng (cross-functional team) và áp dụng hệ thống đánh giá nhà cung cấp giúp nâng cao hiệu quả quản lý nguyên vật liệu và tiến độ sản xuất.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ tỷ lệ giao hàng đúng hạn theo tuần trong năm 2018, cho thấy sự cải thiện từ mức 16% lên gần 99% sau khi triển khai giải pháp. Bảng thời gian sản xuất trung bình cũng minh họa sự giảm đáng kể từ 118 ngày xuống còn khoảng 95-100 ngày, chứng minh hiệu quả của các biện pháp cải tiến.

Đề xuất và khuyến nghị

1. Xây dựng đội nhóm đa chức năng (Cross-functional team): Thành lập nhóm gồm các quản lý từ phòng bán hàng, sản xuất, mua hàng, kỹ thuật và chất lượng để phối hợp chặt chẽ trong việc lập kế hoạch và theo dõi tiến độ sản xuất, giao hàng. Mục tiêu nâng tỷ lệ giao hàng đúng hạn lên trên 95% trong vòng 6 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban giám đốc và các trưởng phòng liên quan.

2. Cải tiến hệ thống quản lý thông tin: Phát triển hệ thống quản lý dữ liệu tích hợp, cho phép cập nhật và chia sẻ thông tin về lịch giao hàng, tiến độ sản xuất, tình trạng nguyên vật liệu theo thời gian thực. Mục tiêu giảm thiểu sai lệch thông tin và tăng tính minh bạch trong quy trình. Chủ thể thực hiện: Phòng IT phối hợp với các phòng ban chức năng, thời gian triển khai 3-4 tháng.

3. Thiết lập hệ thống đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp: Xây dựng tiêu chí đánh giá nhà cung cấp dựa trên chất lượng, thời gian giao hàng, giá cả và dịch vụ hậu mãi. Ưu tiên hợp tác với các nhà cung cấp có điểm đánh giá cao để giảm thiểu rủi ro trễ nguyên vật liệu. Chủ thể thực hiện: Phòng mua hàng, thời gian thực hiện 2 tháng.

4. Đào tạo nâng cao nhận thức và kỹ năng cho nhân viên: Tổ chức các khóa đào tạo về quản lý đơn hàng, tầm quan trọng của giao hàng đúng hạn và kỹ năng phối hợp liên phòng ban cho nhân viên các bộ phận bán hàng, sản xuất và mua hàng. Mục tiêu nâng cao ý thức trách nhiệm và kỹ năng làm việc nhóm. Chủ thể thực hiện: Phòng nhân sự phối hợp với các phòng ban, thời gian 3 tháng.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

1. Quản lý cấp trung và cao cấp trong ngành sản xuất: Giúp hiểu rõ nguyên nhân và giải pháp cải thiện hiệu suất giao hàng, từ đó áp dụng vào quản lý doanh nghiệp.

2. Nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành quản trị sản xuất, chuỗi cung ứng: Cung cấp mô hình nghiên cứu thực tiễn, phương pháp phân tích và đề xuất giải pháp cụ thể.

3. Chuyên viên phát triển hệ thống ERP và IT trong sản xuất: Tham khảo cách tích hợp hệ thống quản lý dữ liệu để hỗ trợ quy trình sản xuất và giao hàng.

4. Nhà cung cấp và đối tác trong chuỗi cung ứng: Hiểu được vai trò và ảnh hưởng của nhà cung cấp trong việc đảm bảo tiến độ giao hàng, từ đó nâng cao hợp tác và hiệu quả chung.

Câu hỏi thường gặp

1. Tại sao giao hàng trễ lại là vấn đề nghiêm trọng đối với doanh nghiệp sản xuất?
   Giao hàng trễ làm giảm sự hài lòng của khách hàng, ảnh hưởng đến uy tín và có thể dẫn đến mất đơn hàng, giảm doanh thu. Ví dụ, tại Rochdale Spears, tỷ lệ giao hàng trễ trên 45% đã khiến khách hàng lớn như RH có xu hướng chuyển đơn hàng sang nhà máy khác.

2. Nguyên nhân chính gây ra giao hàng trễ tại Rochdale Spears là gì?
   Nguyên nhân chính là sự thiếu phối hợp hiệu quả giữa các phòng ban, đặc biệt là giữa bán hàng, mua hàng và sản xuất, cùng với việc nguyên vật liệu từ nhà cung cấp bị giao trễ chiếm 31% đơn hàng trễ.

3. Làm thế nào để cải thiện sự phối hợp giữa các phòng ban trong doanh nghiệp?
   Xây dựng đội nhóm đa chức năng, cải tiến hệ thống quản lý thông tin tích hợp và tổ chức đào tạo nâng cao nhận thức, kỹ năng phối hợp là các biện pháp hiệu quả. Ví dụ, Rochdale Spears đã thành lập nhóm đa chức năng và cải tiến hệ thống, giúp nâng tỷ lệ giao hàng đúng hạn lên gần 99%.

4. Vai trò của hệ thống đánh giá nhà cung cấp trong cải thiện giao hàng là gì?
   Hệ thống này giúp lựa chọn và duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp có hiệu suất tốt, giảm thiểu rủi ro trễ nguyên vật liệu, từ đó đảm bảo tiến độ sản xuất và giao hàng.

5. Thời gian trung bình để cải thiện hiệu suất giao hàng tại Rochdale Spears là bao lâu?
   Sau khi triển khai các giải pháp, thời gian sản xuất trung bình giảm từ 118 ngày xuống còn khoảng 95-100 ngày trong vòng khoảng 6 tháng, đồng thời tỷ lệ giao hàng đúng hạn tăng từ 16% lên gần 99%.

Kết luận

• Tỷ lệ giao hàng trễ tại Rochdale Spears lên đến khoảng 45% gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh thu và uy tín công ty.
• Nguyên nhân chính là sự thiếu phối hợp liên phòng ban và trễ nguyên vật liệu từ nhà cung cấp.
• Giải pháp hiệu quả bao gồm xây dựng đội nhóm đa chức năng, cải tiến hệ thống quản lý thông tin, đánh giá nhà cung cấp và đào tạo nhân viên.
• Sau khi áp dụng, tỷ lệ giao hàng đúng hạn tăng từ 16% lên gần 99%, thời gian sản xuất giảm từ 118 ngày xuống còn khoảng 95-100 ngày.
• Các bước tiếp theo là duy trì và mở rộng mô hình này, đồng thời áp dụng cho các nhà máy khác để nâng cao hiệu quả toàn diện.

Hành động ngay hôm nay: Các doanh nghiệp sản xuất nên xem xét áp dụng mô hình quản lý tích hợp và xây dựng đội nhóm đa chức năng để cải thiện hiệu suất giao hàng, tăng cường sự hài lòng của khách hàng và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.