ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn ---------- BÀI TẬP CUỐI KỲ HỌC PHẦN: QUAN HỆ CÔNG CHÚNG Lớp môn học: ITS3051 Giáo viên hướng dẫn: TS. Vũ Thị Kim Hoa ĐỀ BÀI: ÁNH TRĂNG YÊU THƯƠNG 2023 – MANG TRUNG THU ĐẾN VỚI TRẺ EM VÙNG CAO Hà Nội – 2023 NỘI DUNG I. Lý do tổ chức chương trình. Mục tiêu cần đạt được.
Thông tin chương trình. Kế hoạch tổ chức. BAN TỔ CHỨC. Xác định mục tiêu chương trình.
Tổ chức các hoạt động tiền sự kiện. Chuẩn bị danh sách khách mời. Lập danh sách khách mời. Chuẩn bị và gửi giấy mời cho khách mời.
Chuẩn bị địa điểm tổ chức sự kiện. Chuẩn bị nhân lực. Chuẩn bị các yếu tố khác. Chuẩn bị tài liệu.
Chuẩn bị quà tặng. Chuẩn bị các yếu tố cơ bản trong quá trình diễn ra sự kiện. Kế hoạch gây quỹ. Nhận quyên góp “Áo ấm cho em”.
Tổ chức bán hàng gây quỹ. Gây quỹ qua hình thức tiền mặt hoặc chuyển khoản. Lên chương trình cho hôm diễn ra sự kiện. BAN TRUYỀN THÔNG.
BAN HẬU CẦN. BAN ĐỐI NGOẠI. Tiến độ chuẩn bị chương trình. Dự trù kinh phí.
Kế hoạch dự phòng. Biên bản nhận xét việc thực hiện bài tập. Bài học kinh nghiệm về quá trình hoàn thành bài tập. Lý do tổ chức chương trình Trong môi trường đại học, chúng ta thường nghe đến các chương trình thiện nguyện như Đông Ấm, Mùa Hè Xanh trong khi đó các chương trình về tình nguyên mùa thu lại ít phổ biến hơn.
Đó cũng là lý do chúng em quyết định thực hiện chương trình này với mong muốn các em nhỏ không chỉ hạnh phúc trong mùa hè và mùa đông mà còn hạnh phúc sang mùa thu. Đặc biệt hơn, Khoa Quốc tế học từ lâu đã ấp ủ về một kế hoạch tình nguyện mang yêu thương đến những nơi khó khăn nhưng vì nhiều lý do nên kế hoạch vẫn chưa thực hiện được, điều đó càng khiến cho chương trình “Ánh trăng yêu thương 2023 – Mang Trung thu đến với trẻ em vùng cao” ý nghĩa hơn, tạo tiền đề cho các chương trình tình nguyện khác trong tương lai. Đây cũng là dịp để mang hình ảnh Khoa Quốc tế học – Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội lan tỏa hơn nữa. Ngoài ra đây cũng là cơ hội cho các sinh viên trong Khoa có những trải nghiệm thú vị, qua đó phần nào giúp các bạn cải thiện được kỹ năng mềm, phát huy được các tiềm năng về tổ chức, truyền thông, đối ngoại, hậu cần.
Mục tiêu cần đạt được Chương trình “Ánh trăng yêu thương 2023 – Mang Trung thu đến với trẻ em vùng cao” chỉ đạt được thành công khi đạt được những mục tiêu sau đây: Mang lại niềm vui và động lực bằng những món quà thiết thực cho các em nhỏ khó khăn Trường Tiểu học Mậu Duệ B – huyện Yên Minh, tỉnh Hà Giang. Lan tỏa được giá trị nhân văn, yêu thương, giúp đỡ người khó khăn. Góp phần trong việc truyền thông về Khoa Quốc tế học để nhiều người biết đến hơn. Thông qua chuyến đi rèn luyện cho sinh viên được những kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức một chương trình, sự kiện.
Thông tin chương trình Tên chính thức: Ánh trăng yêu thương 2023 – Mang Trung thu đến với trẻ em vùng cao. Thời gian: Tết trung thu 2023, ngày 15/08/2023 âm, tức 29/09/2023 dương. 2 Địa điểm tổ chức: Trường Tiểu học Mậu Duệ B – huyện Yên Minh, tỉnh Hà Giang. Đối tượng hướng tới: các em nhỏ có hoàn cảnh khó khăn trường Tiểu học Mậu Duệ B – huyện Yên Minh, tỉnh Hà Giang (danh sách sẽ được nhà trường xác nhận).
Đối tượng tham gia: Tham gia chuẩn bị: tất cả sinh viên Khoa Quốc tế học. Tham gia trực tiếp chuyến đi: 30 tình nguyện viên. Kế hoạch tổ chức Thành lập ban tổ chức sự kiện bao gồm: Ban Tổ chức, Ban Truyền thông, Ban Hậu cần, Ban Đối ngoại. Ban Tổ chức: Xác định mục tiêu của chương trình.
Chuẩn bị về thủ tục hành chính. Lên lịch trình, địa điểm diễn ra chương trình. Dự trù kinh phí tổ chức. Phân chia, giám sát quá trình chuẩn bị của các tiểu ban.
Tuyển MC, điều phối tiết mục giao lưu văn nghệ. Dự trù và quản lý ngân sách. Tuyển chọn vên danh sách tình nguyện viên tham gia. Ban Truyền thông: Thiết kế format chương trình.
Xây dựng nội dung truyền thông và lan tỏa thông điệp. Thiết kế poster, thư mời. Truyền thông sự kiện trên các trang mạng xã hội để kêu gọi ủng hộ. Ban Hậu cần: Làm công tác chuẩn bị bao gồm bán hàng, thu nhận và vận chuyển đồ ủng hộ.
Thuê trang phục cho các tiết mục giao lưu văn nghệ. 3 Chuẩn bị xe đưa đón tình nguyện viên. Chuẩn bị đồ ăn, nước uống. Chuẩn bị quà tặng.
Thu phí tham gia của các tình nguyện viên. Hỗ trợ ăn uống, chỗ nghỉ cho tình nguyện viên. Hỗ trợ các tiểu ban khác khi cần. Dàn dựng sân khấu hôm diễn ra sự kiện.
Quản lý khu vực hậu trường nơi diễn ra sự kiện. Ban Đối ngoại: Xin tài trợ, nhận ủng hộ. Thu phí tham gia của các thành viên. Lên danh sách khách mời kêt hợp với Ban Tổ chức.
Gửi thư mời. Dưới đây là kế hoạch triển khai chi tiết của từng tiểu ban: 1. BAN TỔ CHỨC Thành viên Ban Tổ chức STT Họ và tên Khóa Chức vụ 1 Ngô Thị Thu Hường K64 QTH Trưởng Ban Tổ chức 2 Phùng Thị Huế K64 QTH Phó Ban Tổ chức 3 Nguyễn Thái Hà K64 QTH Thành viên 1. Xác định mục tiêu chương trình Nhắc đến Tết Trung thu, tất cả trẻ em đều hào hứng với các hoạt động xem múa lân, rước đèn, thưởng thức bánh kẹo,.
Tuy nhiên, do cuộc sống gia đình còn khó khăn nên một số em không có được một Tết Trung thu trọn vẹn. Qua nhiều hoạt động kêu gọi quyên góp và gây quỹ khác nhau, chương trình tình nguyện “Ánh trăng yêu thương 2023 - Mang Trung thu đến với trẻ em vùng cao” hướng đến mục tiêu cao cả là mang đến một Tết Trung thu thật vui vẻ và ấm áp cho trẻ em nghèo nơi vùng sâu, vùng xa, biên giới. 4 Bên cạnh đó, qua quá trình thực hiện và kết quả sẽ thu được từ chương trình, hình ảnh của Khoa Quốc tế học cũng sẽ được nâng cao. Đây cũng được coi như một sự kiện nhằm tăng thêm mức độ phổ biến của Khoa, tăng sự tin cậy và yêu mến đối với Khoa của các sinh viên trong và ngoài Khoa cũng như các cựu sinh viên và các bạn sinh viên trên toàn quốc,.
Tổ chức các hoạt động tiền sự kiện 1. Chuẩn bị danh sách khách mời 1. Lập danh sách khách mời Danh sách khách mời bao gồm: Ban chủ nhiệm Khoa Quốc tế học. Ban Giám hiệu Trường Tiểu học Mậu Duệ B – huyện Yên Minh, tỉnh Hà Giang.
Cán bộ xã Mậu Duệ – huyện Yên Minh, tỉnh Hà Giang. ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Số: 234/TB DANH SÁCH KHÁCH MỜI Sự kiện: “Ánh trăng yêu thương 2023 – Mang Trung thu đến với trẻ em vùng cao”. Chủ đầu tư sự kiện: Khoa Quốc tế học – Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội. Ngày thực hiện: 29/09/2023.
5 DANH SÁCH KHÁCH MỜI CHÍNH THỨC STT Họ và tên Địa chỉ Nghề nghiệp SĐT Ghi chú 1 PGS.TS Đặng Thị Số nhà xx, Phó Hiệu 035615 x Thu Hương đường xx, trưởng 3xxx phường xx, quận trường Đại xx, thành phố học Khoa Hà Nội học Xã hội và Nhân văn 2 GS. TS Hoàng Khắc Số nhà xx, Trưởng Khoa 035615 x Nam đường xx, Quốc tế học 3xxx phường xx, quận xx, thành phố Hà Nội 3 TS. Nguyễn Văn Đáp Số nhà xx, Giảng viên 035615 x đường xx, 3xxx phường xx, quận xx, thành phố Hà Nội 4 PGS.TS Bùi Hồng Số nhà xx, Giảng viên 035615 x Hạnh đường xx, 3xxx phường xx, quận xx, thành phố 6 Hà Nội 5 TS. Nguyễn Thị Số nhà xx, Giảng viên 035615 x Thuỳ Trang đường xx, 3xxx phường xx, quận xx, thành phố Hà Nội 6 Nguyễn Thị Ly Thôn xx, xã Hiệu trưởng 035644 Mậu Duệ, huyện trường 3xx Yên Minh, tỉnh Hà Giang 7 Trịnh Văn Trung số nhà xx, xã Chủ tịch xã 036544 Mậu Duệ, huyện Mậu Duệ 3xxx Yên Minh, tỉnh Hà Giang 8 Nguyễn Huy Hoàng Số nhà xx, xã Phó chủ tịch 045678 Mậu Duệ, huyện xã Mậu Duệ 9xxx Yên Minh, tỉnh Hà Giang 9 Nguyễn Văn Vĩnh Số nhà xx, xã Bí thư xã 038654 Mậu Duệ, huyện Mậu Duệ 43xx Yên Minh, tỉnh 7 Hà Giang Người lập danh sách: Nguyễn Thái Hà – Thành viên Ban Tổ chức Người kiểm tra danh sách: Phùng Thị Huế – Phó Ban Tổ chức Hà Nội, ngày 01 tháng 9 năm 2023 Người lập danh sách Quản lý sự kiện Hà Ngọc Nguyễn Thái Hà Nguyễn Thị Ngọc 1.
Chuẩn bị và gửi giấy mời cho khách mời Công việc Ngày thực hiện Người thực hiện Ghi chú Thiết kế thiệp mời 09-15/09/2023 Nguyễn Ngọc Đầy đủ, chính xác Diệp – Ban thông tin về sự kiện Truyền thông và khách mời Kiểm tra thiệp 15-17/09/2023 Phùng Thị Huế – Kiểm tra thông tin mời Phó Ban Tổ chức khách mời, thông tin sự kiện trong thiệp mời,. Gửi thiệp mời 19/09/2023 Nguyễn Thái Hà – Qua các hình thức Thành viên như: gửi bưu điện, gửi trực tiếp, gọi điện, gửi mail, fax 8 cho khách mời; ngoài ra còn có thể kèm theo thông báo trên các mạng xã hội Facebook,… Tiếp nhận thông 19-23/09/2023 Phùng Thị Huế – Nắm được số lượng tin phản hồi từ Phó Ban Tổ chức khách đã nhận được khách mời thiệp mời, số lượng khách có thể tham gia và không tham gia,. Chuẩn bị các điều 20-25/09/2023 Nguyễn Thị Thanh Điều kiện về xe đưa kiện phục vụ Tâm – Ban Hậu đón, ăn uống, nghỉ khách mời cần ngơi,… 1. Chuẩn bị địa điểm tổ chức sự kiện Địa điểm tổ chức: Trường Tiểu học Mậu Duệ B – huyện Yên Minh, tỉnh Hà Giang.
Mô tả địa điểm tổ chức sự kiện tình nguyện: Trường Phổ thông dân tộc bán trú Tiểu học Mậu Duệ B, xã Mậu Duệ, huyện Yên Minh, tỉnh Hà Giang gồm có học sinh tại 07 xóm vùng cao đặc biệt khó khăn của xã. Nơi đây có 95% dân tộc Mông, 5% là dân tộc Cờ Lao và dân tộc Giáy. Trường hiện có 6 điểm trường lẻ và 1 điểm trường chính.