phần mở đầu và phần kết luận, nội dung đề tài gồm 03 choJơng sau: Chơiơng 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Trong chơjơng này, tác giả tập trung trình bày những vấn đề lý luận, pháp lý cơ bản về tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu nhoy: Khái niệm tô chức quản lý hồ sơ, tài liệu; nguyên tắc, yêu cầu, các biện pháp, vai trò, tầm quan trọng cũng nhọ trách nhiệm và những quy định pháp lý hiện hành về quản lý hồ sơ, tài liệu. Chơjơng 2: Các biện pháp và kết quả tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu tại Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dơjơng O chgong nay, tác giả trình bày các nội dung cơ bản nhọ| sau: Mộ là, khái quát chung về Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình DoJơng; Hzi là, trình bày các biện pháp tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu tại Trung tâm; Ba là, trình bày kết quả của việc tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu của Trung tâm. Sau khi trình bày kết quả khảo sát, nhận xét đánh giá thực trạng công tác tô chức quản lý hồ sơ, tài liệu tại Trung tâm. Trên cơ sở đó, tác giả phân tích những øqu điểm, hạn chế và nguyên nhân của hạn chế.
Chơjơng 3: Giải pháp tô chức quản lý hồ sơ, tài liệu tại Trung tâm Dich vu viéc lam tinh Binh Dojong Từ thực trạng tổ chức quản lý hỗ sơ, tài liệu, tác giả dé xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lojợng công tác quản lý hồ sơ, tài liệu tại Trung tâm, bao gồm: Một là, nhóm giải pháp về quản lý đối với công tác quản lý hồ sơ, tài liệu. Hai là, nhóm giải pháp về thực hiện nghiệp vụ quản lý hồ sơ, tài liệu tại Trung tâm. Ba là, tăng colờng trách nhiệm tô chức quản lý hồ sơ, tài liệu của Trung tâm Dịch vụ việc lam tinh Binh Dgjong. Cuối luận văn là phần phụ lục minh họa cho kết quả khảo sát, nghiên cứu và phần tài liệu tham khảo.
CO SO LY LUAN VA PHAP LY VE TO CHUC QUAN LY HO SO, TAI LIEU 1. Một số khai niém co ban dojge dùng trong luận văn 1. Khái niệm về hồ sơ, tài liệu a) Khái niệm tài liệu Trong phạm vi đề tài này khái niệm tài liệu dojoc hiểu theo định nghĩa tại Khoản 2, Điều 2, Luật Lou trir nam 2011 nhoj sau: Tai liéu la vat mang tin doc hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, số sách, biểu thống kê; âm bản, dơng bản phím, ảnh, vì phim; băng, đĩa ghỉ âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; số công tác, nhật ký, hoi ky, bot tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; an phẩm và các vật mang tin khác.
b) Khái niệm hồ sơ Hồ sơ là một thuật ngữ đơjợc dùng phổ biến trong công tác hành chính văn phòng và công tác loIu trữ. Trong đề tài này, tác giả tiếp cận khái niệm hồ sơ theo định nghĩa tại Khoản 10, Điều 2, Luật Loiu trữ năm 2011 nhơi sau: ?#Ô sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tợng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vì chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Khái niệm về lập hỗ sơ Theo quy định tại khoản 11, Điều 2 của Luật Lơtu trữ năm 2011: ráo hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hỗ sơ theo những nguyên tắc và phong pháp nhất định. Hồ sơ đơiợc tạo nên từ những văn bản có giá trị pháp lý.
Do đó, hồ sơ là các căn cứ pháp lý cơ bản để lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và thực hiện các công việc theo quy định. Khái niệm về tổ chức quản lý hỗ sơ, tài liệu a) Khái niệm tổ chức, quản lý * Khái niệm tổ chức - “Tổ chức” xét trong lĩnh vực xã hội: Theo TS. Dojơng Quang Tung, đề tài “Một số vấn đề cơ bản của khoa học tổ chức nhà nớc và tổ chức hành chính nhà nớc”, Hà Nội, 2005, Tr5 định nghĩa: “Tổ chức là một tổ hợp xã hội, một tập thể 12 gồm những con ngời hợp lại với nhau để thực hiện một mục tiêu nào đớ°. Theo Từ điển Bách khoa Việt Nam, tập 4, NXB Từ điển Bách khoa năm 2005, Tr455 định nghĩa: “Tổ chức là hình thức tập hợp, liên kết các thành viên trong xã hội (cá nhân, tập thể) nhằm đáp ứng yêu cẩu, nguyện vọng, lợi ích của các thành viên, còng nhau hành động vì mục tiêu chung ”.
- Theo nghĩa danh từ: Tổ chức chỉ một cơ quan, don vi, nhóm ngo|ời có sự phân công, phân nhiệm theo thứ tự, trình tự. - Theo nghĩa động từ: Là hoạt động nhằm sắp xếp, bố trí, phân định một nhóm ngojời hoặc một hoạt động, một sự kiện sao cho hoạt động hay nhóm nggojời đó © trật tự, thứ bậc. - Theo nghĩa tính từ: Là một hoạt động, một công việc hay một nhóm ngojời đã đojợc bồ trí, sắp xếp đạt đojợc hiệu quả và mục tiêu đặt ra hay còn gọi là “có tổ chức”. Trong đề tài này tác giả sử dụng từ “Tổ chức” theo nghĩa động từ để tiếp cận vấn đề và đojợc định nghĩa nhơi sau: Tổ chức là cách sắp xếp, bố trí, điều khiển con ngời hay công việc, hoạt động theo những quy định hiện hành.
* Khái niệm quản lý Trong lĩnh vực hành chính va quản lý thì quản lý đojợc hiểu là hoạt động có ý thức của con ngojời nhằm sắp xếp, tổ chức, chỉ huy, điều hành, hơjớng dẫn, kiêm tra,. các quá trình xã hội và hoạt động của con ngojời để hoiớng chúng phát triển phò hợp với quy luật xã hội, đạt đơjợc mục tiêu xác định theo ý chí của nhà quản lý với chi phí thấp nhất. Trên thực tế, thuật ngữ “Quản lý” đojợc hiểu theo những cách khác nhau tòy thuộc vào góc độ nghiên cứu của những ngành khoa học khác nhau. Theo đó, có nhiều cách định nghĩa về quản lý.
Trong luận văn này, từ quản lý đojợc hiểu nhơi sau: Quản lý là các biện pháp của chủ thể quản lý, bao gôm việc đặt ra những nguyên tắc, yêu cầu, quy trình, phơng pháp để tác động và kiểm soát đối tợng quản lý theo mục tiêu đã định. b) Khái niệm tổ chức quản lý hỗ sơ, tài liệu Tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu là những định hớng, biện pháp của cơ quan, nhằm quản lý tốt các hồ sơ, tài liệu theo đúng quy định hiện hành. Cơ sở lý luận về tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu 1. Nguyên tắc và yêu cầu quản lý hỗ sơ, tài liệu Hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức chính là tài sản chung của cơ quan, tổ chức nói riêng và của Nhà nơjớc nói chung 13 dojới sự quản lý chỉ đạo của Nhà nơiớc.
Vì vậy, đề tổ chức quản lý hiệu quả khối hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu mỗi cơ quan, tổ chức phải tuân thủ nguyên tắc quản lý tập trung, thống nhất. Đây chính là nguyên tắc cơ bản, quan trọng nhất trong quá trình tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu của mỗi cơ quan, tổ chức, cụ thé nhgj sau: a) Nguyên tắc quản lý tập trung, thống nhất toàn bộ hô sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan theo sự quản lý của Nhà nóc: Theo Pháp lệnh lơu trữ quốc gia và Luật LoIu trữ năm 2011 thì tài liệu lu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học và công nghệ đơiợc hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, quá trình hoạt động của các cơ quan Nhà ngịớc, tô chức chính trị, tổ chức chính trị -xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tô chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn. Do đó, hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức Nhà nojớc thuộc Phông lotu trữ quốc gia Việt Nam dong nhién chiu sự quản lý tập trung, thống nhất của Nhà nojớc về công tác quản lý hồ sơ, tài liệu theo hệ thống quản lý thống nhất từ Trung oJơng đến địa phojơng. Nhq vậy, hồ sơ, tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dojơng - vốn là đơn vị sự nghiệp công lập dojới sự chỉ đạo trực tiếp của Sở Lao động - ThoJơng binh và Xã hội, sự quản lý Ngành dọc của Cục Việc làm thì cũng chịu sự quản lý tập trung, thống nhất của Nhà nojớc Việt Nam.
Theo đó, hàng năm Trung tâm thực hiện báo cáo thống kê về việc tổ chức quản lý hỗ sơ, tài liệu theo quy định hiện hành của Nhà ngóc. b) Nguyên tắc quản lý tập trung, thống nhất về nghiệp vụ văn th, lu trữ: Trong quá trình điều hành, quản lý Nhà nojớc đã nghiên cứu và ban hành ra hệ thống văn bản quy phạm pháp luật hoàn chỉnh để hojớng dẫn, chỉ đạo thực hiện cụ thể đối với từng nghiệp vụ công tác văn thơi, loiu trữ của tất cả các cơ quan, tô chức, đơn vị sự nghiệp bao gồm: Quản lý văn bản đi - đến; lập hồ sơ; giao nộp hồ sơ vào lơiu trữ cơ quan; thu thập hồ sơ, phân loại và hệ thống hóa tài liệu; xác định giá trị tài liệu lơiu trữ; bảo quản tài liệu loiu trữ; xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lou tữ;tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu; ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn tho, lơiu trữ;. Tất cả các nghiệp vụ đều thực hiện theo hojong dan, chi đothống nhất của Cục Văn thơ và Loiu trữ Nhà nơiớc trên cở sở hệ thống văn bản qywphạp pháp luật chung. 14 Nhq vay, cdc cơ quan, tô chức cần phải căn cứ vào hệ thống văn bản quy phạp pháp luật của Nhà nojớc để xây dựng hệ thống quy chế, quy định cụ thể về công tác văn thơi, loiu trữ nhằm thống nhất tổ chức quản lý và thực hiện nghiệp vụ tại mỗi œ quan, tô chức.