phần mở đầu và kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phần nội dung luận văn dojgc kết cấu thanh 3 chojong: Chojơng 1. Cơ sở lý luận và pháp lý về xây dựng danh mục hồ sơ và thành phan tài liệu trong hỗ sơ tại Trung tâm Dịch vụ việc lam tinh Binh Dojong. Nội dung của chơjơng 1, chúng tôi trình bày khái quát về cơ sở lý luận, khẳng định sự cần thiết của đề tài, cơ sở pháp lý về việc vận dụng một số căn cứ, đơỊa ra các yêu cầu, phơtơng pháp xây dựng danh mục hồ sơ và xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ tại Trung tâm Dịch vụ việc lam tinh Binh Dojong. Cơ sở thực tiễn và việc vận dụng lý luận vào công tác xây dựng danh mục hồ sơ và thành phần tài liệu trong hồ sơ tại Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình DoJơng.
Nội dung của choJơng 2 nêu sơ lojợc về quá trình hình thành và phát trién, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm; nghiên cứu thực trạng công tác xây dựng danh mục hồ sơ, công tác lập hồ sơ và xác định thành phan tài liệu trong hồ sơ; đồng thời đánh giá những oỊu điểm, hạn chế và nguyên nhân của công tác lập hồ sơ, thu thập tài liệu trong hồ sơ tại Trung tâm. Từ đó, cho thấy sự cần thiết phải xây dựng danh mục hồ sơ và thành phần tài liệu trong hồ sơ tại Trung tâm. Đề xuất Quy trình và phojơng pháp xây dựng danh mục hồ sơ và thành phần tài liệu trong hồ sơ tại Trung tâm Dịch vụ viéc lam tinh Binh Dojong 11 Nội dung choJơng 3, đề xuất quy trình, pho|ơng pháp, cấu tạo, cách sử dung Danh mục hồ sơ và thành phần tài liệu trong hồ sơ. Đây là choJơng chính của đề tài, kết quả nghiên cứu đề tài sẽ đojợc cụ thê hóa bằng dự thảo Danh mục hỗ sơ và thành phần tài liệu trong hồ sơ tại Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dojơng.
Đề có thể hoàn thành đề tài này, bên cạnh sự cố gắng của bản thân, chúng tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, hojớng dẫn nhiệt tình của các thầy cô giáo Khoa Lau trtt hoc va Quan trị văn phòng thuộc Trojờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội; các đồng nghiệp đang công tác tại Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình DoJơng và đặc biệt xin chân thành bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến thầy PGS.TS Đào Đức Thuận, ngojời hojong dẫn chúng tôi thực hiện đề tài này. Mặc dò đã có nhiều sự cố gắng, nhoịng do trình độ bản thân và điều kiện thời gian nghiên cứu còn hạn chế, đề tài chắc chắn không tránh khỏi thiếu sót, Vì vậy, chóng tôi rất mong nhận đơjợc ý kiến góp ý của các thầy cô giáo và đồng nghiệp để chúng tôi tiếp tục hoàn thiện luận văn hoàn chỉnh hơn. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VÈ XÂY DỰNG DANH MỤC HO SO VA THANH PHAN TAI LIEU TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ VIEC LAM TINH BINH DƠ|ƠNG 1. Khái niệm hỗ sơ, tài liệu a.
Khái niệm hồ sơ: Văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan sau khi dojge giải quyết xong cần dajgc lap hồ sơ để tiếp tục sử dụng, phục vụ tra cứu cho hoạt động của cơ quan và các nghiên cứu khác. Bởi vậy, khi nói đến thuật ngữ “hồ sơ” có rất nhiều định nghĩa da dojoc daa ra va giải thích. Dogới góc độ pháp lý, văn bản quy phạm pháp luật đầu tiên quy định riêng cho công tác văn tho, tại Khoản 7 Điều 2 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định: “Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tợng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung nh tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vì chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tô chức hoặc của một cá nhân ”. Trong Nghị định này, hồ sơ đơjợc quy định cụ thể, rõ ràng.
Không chỉ quy định những hồ sơ đơiợc lập theo từng vấn dé riêng lẻ mà đojợc lập bởi các vấn đề có đặc trong liên quan với nhau nhơi tên loại văn bản; cơ quan tô chức ban hành văn bán, thời gian ban hành văn bản. Do đó, trong hoạt động của cơ quan sẽ hình thành không chỉ có hồ sơ công việc mà còn các hồ sơ có tính đặc trong khác đojợc lập liên quan nhọ| tên loại văn bản kết hợp với số, ký hiệu văn bản, thời gian và tác giả, các hồ sơ lập theo đặc troyng tên gọi văn bản kết hợp với thời gian vănbản. Hồ sơ là đối toJợng quan trọng của nghiệp vụ văn thoi và là đối toJợng chủ yết trong hoạt động nghiệp vụ của công tác lơiu trữ. Vì vậy, nó thu hút sự quan tâm của nhiều cán bộ làm công tác văn tho, lou trit va sự nghiên cứu của nhiều nhà loIu tữ học.
Nhằm đảm bảo việc lập hồ sơ đơjợc chính xác, thống nhất thì khái niệm hồ sơ 13 cần đơjợc quy định cụ thể, rõ ràng hơn. Trong cuốn sách Lý luận và phoJơng pháp công tac van tho, cua PGS Vojong Dinh Quyền có định nghĩa thuat ngit hé so rho sau: “Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn bản) có liên quan về một vấn để, sự việc hay một ngời hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề sự việc đó hoặc đợc kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức nh cùng loại văn bản, còng tác giả, còng thời gian ban hành”. Tác giả đã đơa ra những ví dụ liên quan trong thực tế, ngojời ta có thể lập hồ sơ chỉ duy nhất một văn bản khi văn bản đó, phản ánh trọn vẹn một vấn đề, một sự việc. Theo đó, việc xem xét, lựa chọn tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của các cơ quan để đơia vào bảo quản lâu dài đơjợc thực hiện trên cơ sở đơn vị nộp lơiu cơ bản là hồ sơ.
Tuy nhiên, thực tế những văn bản, tài liệu riêng biệt hay rời lẻ nhơi các công văn trong tập lơiu văn bản đi hay các văn bản rời lẻ khác của cơ quan nếu xét thấy có giá trị quan trọng, vĩnh viễn cũng cần xem xét để lou nộp. Vì thế, trong thực tế cũng cần chú ý đến việc lập các hồ sơ theo đặc trong tên loại văn bản nhơ việc sắp xếp các văn ban di loqu tai vintho, co quan dé hình thành nên các hồ sơ đó. Để việc lập hồ sơ một cách chính xác, thống nhất thì khái niệm hồ sơ cần đơjợc quy định một cách rõ ràng, thống nhất. Do vậy, liên quan đến thuật ngữ này, với sự ra đời của văn bản pháp lý cao nhất của Nhà noJớc, Luật Loiu trữ năm 2011 định nghĩa thuật ngữ “hồ sơ” đơtợc quy định cụ thể, rõ ràng tại khoản 10 Điều 2: “Hổ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tong cu thê hoặc có đặc điển chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vì chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân”.
Mới nhất là Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác van tho, quy định tại Khoản 14, Điều 3: “# sơ” là tậo hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đổi tong cu thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Vi du: các tập loiu văn bản đi tai Van tho, Trung tam nhơi: tập loju Quyết địh, tap loju Công văn đi, Báo cáo, Kế hoạch cũng đơjợc coi nhơi những hồ sơ. 14 * Hồ sơ thờng đợc phân loại nh sau: - Hồ sơ công việc: là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vẫn đề, một sự việc hoặc có cùng đặc troing nhơJ: tên loại, tác giả, thời gian. đơjợc hinh thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân Vi dụ: Hồ sơ tô chức Hội nghị tổng kết cuối năm; Hồ sơ giải quyết công việc nhơi: đánh giá, bình xét thi đua khen thơjởng, xét nang lojong thojong xuyên va râg lơiơng troJớc thời hạn.
- Hồ sơ nguyên tắc: là tập bản sao văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan, tổ chức có thâm quyền quy định về một mặt, một lĩnh vực công tác nhất định dòng làm căn cứ để giải quyết công việc hằng ngày (loại hồ sơ này không nhất thiết phải nộp vao lou trit mà chỉ dùng để giải quyết, xử lý công việc). Ví dụ: Hồ sơ nguyên tắc về công tác tuyên dụng viên chức, ngojời lao động đojợc lập tại phòng Tổ chức — Hành chính Trung tâm bao gồm các văn bản quy định hojớng dẫn về tuyển dụng viên chức, ngojời lao động nhoJ: các văn bản quy định về ký kết hợp đồng lao động xác định thời hạn và không xác định thời hạn; các văn bản quy định về xét biên chế, tiền loơng, tiền công. Các văn bản quy phạm pháp luật quy định về mức lojơng tối thiểu vòng đối với ngojời lao động; chế độ nâng loeng cho công chức, viên chức; quy định chế độ hojởng trợ cấp thất nghiệp, chế độ bảo hiểm xã hiểm, nghỉ phép, nghỉ lễ, nghỉ Tết đối với ngojời đơjợc tuyển dụng. - Hồ sơ nhân sự: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân cụ thể do một cơ quan, tô chức lập cho mỗi nhân viên của mình và gồm những giấy tờ có liên quan đến hoàn cảnh cá nhân và gia đình, quá trình công tác, thái độ làm việc của ngơiời đó.
Ví dụ: hồ sơ đảng viên, hồ sơ công chức, hồ sơ viên chức, hồ sơ nggjời lao động, hồ sơ học viên. Khái niệm tài liệu: Khi đề cập đến thuật ngữ “tài liệu” hiện nay có rất nhiều quan điểm khác nhau đojợc doa ra định nghĩa. Nhơing chung quy tài liệu đojợc hiểu nhơi một vật mang tin ó chứa thông tin và các thông tin có trong tài liệu đojợc mã hóa dojới dang vật chất nhất 15 định. Hai yếu tố vật mang tin và thông tin trong tài liệu có mối quan hệ với nhau, trong đó nội dung của thông tin có trong tài liệu đó đóng vai trò quyết định tới giá trị của tài liệu.