Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh ngành du lịch và khách sạn chịu ảnh hưởng nặng nề bởi đại dịch COVID-19 trong hai năm 2020 và 2021, việc kiểm soát chi phí kinh doanh trở thành một vấn đề cấp thiết nhằm giúp các doanh nghiệp phục hồi và nâng cao hiệu quả hoạt động. Khách sạn Citadines Pearl Hội An, một dự án nghỉ dưỡng phức hợp chuẩn 5 sao với quy mô 364 phòng khách sạn và 218 căn hộ dịch vụ, đã trải qua giai đoạn vận hành ngắn và chịu tác động lớn từ dịch bệnh, dẫn đến nhiều khó khăn trong công tác quản lý chi phí. Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là đánh giá thực trạng công tác kiểm soát chi phí kinh doanh tại khách sạn này, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm tăng hiệu quả kinh doanh và khả năng cạnh tranh trong thị trường du lịch đang dần phục hồi.

Phạm vi nghiên cứu tập trung tại Citadines Pearl Hội An, thuộc Công ty Cổ phần Tri Việt Hội An, trong giai đoạn từ năm 2019 đến 2022. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc cung cấp cơ sở khoa học cho việc xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí phù hợp, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và vận hành khách sạn trong điều kiện thị trường biến động. Các chỉ số hiệu quả như tỷ lệ chi phí trên doanh thu và mức độ biến động chi phí được xem xét nhằm đánh giá tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát hiện tại.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết về kiểm soát chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực dịch vụ lưu trú. Hai mô hình chính được áp dụng gồm:

  1. Mô hình kiểm soát chi phí theo chức năng hoạt động: Phân loại chi phí thành chi phí sản xuất và chi phí ngoài sản xuất, giúp xác định rõ vai trò và vị trí của từng loại chi phí trong hoạt động kinh doanh khách sạn.

  2. Mô hình kiểm soát chi phí theo khả năng kiểm soát: Phân biệt chi phí kiểm soát được và không kiểm soát được, từ đó xác định trách nhiệm quản lý và các biện pháp kiểm soát phù hợp.

Các khái niệm chính bao gồm: chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp, chi phí biến đổi, chi phí cố định, định mức chi phí, và các thủ tục kiểm soát chi phí như phân công nhiệm vụ, ủy quyền, phê chuẩn, kiểm soát vật chất và kiểm tra độc lập.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp nghiên cứu tình huống kết hợp thu thập dữ liệu sơ cấp và thứ cấp:

  • Nguồn dữ liệu sơ cấp: Quan sát trực tiếp quy trình kiểm soát chi phí tại khách sạn, phỏng vấn các trưởng bộ phận và nhân viên liên quan để làm rõ các thủ tục kiểm soát thực tế và những vấn đề phát sinh.

  • Nguồn dữ liệu thứ cấp: Tổng hợp các báo cáo tài chính, báo cáo chi phí, các quy định nội bộ và tài liệu liên quan đến quản lý chi phí của khách sạn.

Phân tích dữ liệu được thực hiện bằng phương pháp giải thích và suy luận logic nhằm nhận diện ưu điểm, tồn tại và đề xuất giải pháp hoàn thiện. Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm toàn bộ các bộ phận liên quan đến công tác kiểm soát chi phí tại Citadines Pearl Hội An trong giai đoạn 2019-2022.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Môi trường kiểm soát chi phí tại khách sạn còn nhiều hạn chế: Mặc dù có hệ thống tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ và phân công rõ ràng, nhưng việc kiểm soát chi phí trong giai đoạn dịch bệnh chưa được thực hiện đầy đủ. Ví dụ, chi phí nhân sự tăng do yêu cầu đảm bảo quy định y tế nhưng chưa có kiểm soát chặt chẽ, dẫn đến chi phí vượt định mức khoảng 15%.

  2. Thủ tục kiểm soát chi phí chưa đồng bộ và thiếu chặt chẽ: Các thủ tục như phê duyệt chi phí, kiểm soát chứng từ và phân công nhiệm vụ chưa được thực hiện nghiêm túc, gây ra sai sót và rủi ro gian lận. Tỷ lệ sai lệch giữa chi phí thực tế và dự toán lên đến khoảng 12%.

  3. Thông tin và trao đổi thông tin trong công tác kiểm soát còn hạn chế: Việc cập nhật và truyền đạt thông tin giữa các bộ phận chưa kịp thời, ảnh hưởng đến khả năng phản ứng nhanh với biến động chi phí. Khoảng 30% các báo cáo chi phí được gửi trễ hoặc không đầy đủ.

  4. Hoạt động giám sát và kiểm tra chưa thường xuyên và hiệu quả: Bộ phận kiểm toán nội bộ chưa phát huy hết vai trò, dẫn đến việc phát hiện và xử lý các tồn tại trong kiểm soát chi phí còn chậm trễ. Tỷ lệ các kiến nghị kiểm toán được thực hiện chỉ đạt khoảng 60%.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các tồn tại trên xuất phát từ ảnh hưởng của dịch bệnh làm gián đoạn hoạt động kinh doanh và quản lý, cũng như sự thiếu đồng bộ trong hệ thống kiểm soát nội bộ giữa đơn vị thuê quản lý và chủ đầu tư. So sánh với các nghiên cứu trong ngành khách sạn cho thấy, việc thiếu kiểm soát chặt chẽ chi phí trong giai đoạn biến động thị trường là phổ biến, tuy nhiên Citadines Pearl Hội An cần cải thiện nhanh chóng để nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ so sánh tỷ lệ chi phí thực tế và dự toán theo từng bộ phận, bảng tổng hợp các sai lệch chi phí và biểu đồ tiến độ thực hiện các kiến nghị kiểm toán nhằm minh họa rõ ràng các vấn đề và mức độ ảnh hưởng.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát chi phí: Xây dựng và củng cố hệ thống chính sách, quy trình kiểm soát chi phí phù hợp với đặc thù ngành khách sạn, đảm bảo tính linh hoạt trong điều kiện thị trường biến động. Thời gian thực hiện: 6 tháng; Chủ thể: Ban lãnh đạo khách sạn phối hợp với chủ đầu tư.

  2. Tăng cường thủ tục kiểm soát chi phí: Áp dụng nghiêm ngặt các nguyên tắc phân công, phân nhiệm, ủy quyền và phê chuẩn; thiết lập quy trình kiểm soát chứng từ và phê duyệt chi phí chặt chẽ hơn. Thời gian: 3 tháng; Chủ thể: Phòng kế toán và các bộ phận liên quan.

  3. Cải thiện hệ thống thông tin và trao đổi thông tin: Xây dựng hệ thống báo cáo chi phí định kỳ, đảm bảo tính kịp thời và chính xác; tăng cường giao tiếp giữa các bộ phận để phản ứng nhanh với biến động chi phí. Thời gian: 4 tháng; Chủ thể: Ban quản lý khách sạn và phòng kế toán.

  4. Nâng cao hoạt động giám sát và kiểm tra: Tăng cường vai trò của bộ phận kiểm toán nội bộ, thực hiện đánh giá thường xuyên và chuyên biệt; xử lý kịp thời các tồn tại phát hiện được. Thời gian: liên tục; Chủ thể: Ban kiểm soát nội bộ và Ban lãnh đạo.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo và quản lý khách sạn: Nhận diện các điểm yếu trong kiểm soát chi phí, từ đó xây dựng chiến lược quản lý tài chính hiệu quả hơn.

  2. Phòng kế toán và kiểm toán nội bộ: Áp dụng các thủ tục kiểm soát chi phí phù hợp, nâng cao chất lượng báo cáo và giám sát tài chính.

  3. Chủ đầu tư và đối tác quản lý khách sạn: Hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạn trong hợp đồng thuê quản lý, đảm bảo lợi ích và kiểm soát chi phí hiệu quả.

  4. Các nhà nghiên cứu và sinh viên ngành quản trị khách sạn, kế toán: Tham khảo mô hình nghiên cứu thực tiễn, phương pháp phân tích và đề xuất giải pháp trong lĩnh vực kiểm soát chi phí kinh doanh dịch vụ lưu trú.

Câu hỏi thường gặp

  1. Kiểm soát chi phí kinh doanh là gì và tại sao quan trọng?
    Kiểm soát chi phí kinh doanh là hoạt động quản lý nhằm đảm bảo chi phí phát sinh phù hợp với kế hoạch, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực và tăng lợi nhuận. Ví dụ, kiểm soát chi phí nhân sự giúp tránh lãng phí và nâng cao hiệu quả lao động.

  2. Phân loại chi phí trong kinh doanh khách sạn như thế nào?
    Chi phí được phân loại theo chức năng (chi phí sản xuất và chi phí ngoài sản xuất), theo khả năng kiểm soát (chi phí kiểm soát được và không kiểm soát được), và theo cách ứng xử với mức độ hoạt động (chi phí biến đổi, cố định, hỗn hợp).

  3. Những yếu tố nào ảnh hưởng đến công tác kiểm soát chi phí tại khách sạn?
    Bao gồm môi trường kiểm soát, chính sách nhân sự, quy trình thủ tục kiểm soát, hệ thống thông tin và hoạt động giám sát. Ví dụ, phong cách quản lý chuyên nghiệp và chính sách đào tạo nhân viên ảnh hưởng tích cực đến kiểm soát chi phí.

  4. Làm thế nào để cải thiện hiệu quả kiểm soát chi phí trong khách sạn?
    Bằng cách hoàn thiện quy trình kiểm soát, tăng cường đào tạo nhân viên, áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý chi phí và nâng cao vai trò giám sát, kiểm tra nội bộ.

  5. Vai trò của bộ phận kiểm toán nội bộ trong kiểm soát chi phí là gì?
    Bộ phận này thực hiện đánh giá độc lập, phát hiện các sai sót và rủi ro trong quản lý chi phí, từ đó đề xuất biện pháp khắc phục nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tài chính của khách sạn.

Kết luận

  • Luận văn đã phân tích và đánh giá thực trạng công tác kiểm soát chi phí kinh doanh tại khách sạn Citadines Pearl Hội An trong giai đoạn 2019-2022, chỉ ra nhiều tồn tại và hạn chế do ảnh hưởng của dịch bệnh và hệ thống kiểm soát chưa hoàn chỉnh.
  • Các phát hiện chính bao gồm thiếu chặt chẽ trong thủ tục kiểm soát, hạn chế trong trao đổi thông tin và giám sát nội bộ chưa hiệu quả.
  • Đề xuất các giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát, thủ tục, hệ thống thông tin và hoạt động giám sát nhằm nâng cao hiệu quả quản lý chi phí.
  • Nghiên cứu có ý nghĩa thực tiễn quan trọng cho các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lưu trú trong bối cảnh thị trường cạnh tranh và biến động.
  • Các bước tiếp theo bao gồm triển khai các giải pháp đề xuất, theo dõi đánh giá hiệu quả và điều chỉnh kịp thời để đảm bảo mục tiêu kinh doanh bền vững.

Quý độc giả và các nhà quản lý được khuyến khích áp dụng các kết quả nghiên cứu này để nâng cao hiệu quả kiểm soát chi phí, góp phần phát triển bền vững ngành khách sạn tại Việt Nam.