CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU PHÂN TÁN Chương này sẽ trình bày tổng quan về bài toán quản lý vật tư của FPT Telecom Hà Nội và cơ sở dữ liệu phân tán.1 Giới thiệu bài toán quản lý vật tư của FPT Telecom Hà Nội Vật tư trong doanh nghiệp viễn thông là yếu tố cơ bản trong quá trình sản xuất kinh doanh. Sự biến động của vật tư ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm và kết quả sản xuất kinh doanh của đơn vị, đôi khi được quản lý kết hợp theo vai trò và tác dụng của nó trong quá trình sản xuất kinh doanh. Vật tư trong các doanh nghiệp viễn thông mang tính đặc thù cao, gồm nhiều mẫu mã, chủng loại với kích thước rất khác nhau.
Vật tư chủ yếu được cung cấp từ đối tác bên ngoài hoặc có thể tự gia công, nhiều loại vật tư chuyên dụng công nghệ cao phải nhập khẩu từ các nước trên thế giới. FPT Telecom Hà Nội cũng là một công ty viễn thông lớn với nhiều đơn vị thành viên phân tán ở nhiều địa điểm địa lý khác nhau, việc quản lý vật tư phục vụ sản xuất và kinh doanh một cách hiệu quả đóng một vai trò đặc biệt quan trọng trong công ty, được công ty nâng cao và tuân thủ các yêu cầu nghiêm ngặt từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng: Ở khâu thu mua: Công ty cần theo dõi thông tin, nắm bắt tình hình thị trường để xác định rõ số lượng, quy cách, phẩm chất, chủng loại, giá cả vật tư trước khi thu mua, từ đó có biện pháp kiểm soát chặt chẽ khi thu mua, vận chuyển vật tư, tránh thất thoát hao hụt ảnh hưởng đến chất lượng vật tư. Ở khâu sử dụng vật tư: Với mục đích, yêu cầu lớn nhất là đảm bảo sử dụng hiệu quả, tiết kiệm vật tư, công ty cần quản lý tốt việc xuất dùng vật tư cũng như xây dựng được định mức vật tư cho từng sản phẩm. Ở khâu bảo quản: Điều kiện cần thiết giúp cho việc bảo quản tốt vật tư ở công ty là phải có hệ thống bến bãi đủ tiêu chuẩn, phù hợp với tính chất, đặc điểm của vật tư cũng như quy mô của doanh nghiệp.
Luan van 4 Ở khâu dự trữ: Xây dựng định mức dự trữ hợp lí để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh liên tục, tránh tình trạng gián đoạn trong sản xuất hay tình trạng ứ đọng quá nhiều, ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của công ty. Để đảm bảo các yêu cầu quản lý vật tư, công ty phải tổ chức thực hiện đầy đủ nội dung quản lý và sử dụng vật tư như sau: Quản lý vật tư đang đi trên đường: Vật tư đang đi trên đường là những vật tư đơn vị mua đã nhận đủ hóa đơn do bên bán phát hành, thuộc quyền sở hữu của đơn vị còn đang trên đường vận chuyển, vẫn để ở kho của người bán, ở bến cảng hoặc đã về đơn vị nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho. Vật tư đang đi trên đường là tài sản của đơn vị, thuộc nhóm tài sản lưu động do đó, đơn vị cũng phải quản lý và theo dõi chặt chẽ trong quá trình vận chuyển về nhập kho đơn vị, không được để xảy ra tình trạng mất mát, thất thoát. Quản lý vật tư trong kho: Vật tư trong kho là những vật tư thuộc quyền sở hữu của đơn vị, đã nhập kho của đơn vị.
Vật tư trong kho dùng cho sản xuất kinh doanh dịch vụ và công tác xây dựng cơ bản của các đơn vị bao gồm nhiều chủng loại với mẫu mã và kích thước khác nhau, gắn với đặc thù sản xuất kinh doanh của từng đơn vị. Vì vậy, cần tổ chức quản lý chặt chẽ, hợp lí và khoa học theo từng kho, từng chủng loại vật tư và đặc điểm của từng loại vật tư. Quản lý giá vật tư nhập kho: Vật tư nhập do nhiều nguồn khác nhau, nên giá vật tư nhập kho phải căn cứ theo từng nguồn nhập để xác định giá vật tư nhập kho. Quản lý giá vật tư xuất kho : Một số tiêu chí đánh giá chất lượng công tác quản lý và sử dụng vật tư trong doanh nghiệp viễn thông.
Mục tiêu quản lý chất lượng trong công tác quản lý và sử dụng vật tư là để đảm bảo vật tư được mua sắm đạt tiêu chuẩn về chất lượng, đảm bảo giá trị sử dụng, đảm bảo triển khai công tác quản lý khoa học, chặt chẽ, thuận tiện, tiết kiệm và hiệu quả. - Tiêu chí đánh giá chất lượng trong công tác thu mua vật tư. - Tiêu chí đánh giá chất lượng trong công tác dự trữ, bảo quản vật tư. - Tiêu chí đánh giá chất lượng trong công tác sử dụng vật tư.
- Tiêu chí đánh giá chất lượng trong công tác thanh quyết toán vật tư. Luan van 5 Nguyên tắc quản lý vật tư của công ty: Công tác quản lý vật tư được quan tâm và khá chú trọng bởi tính cần thiết của nó. Vật tư được luân chuyển qua các khâu: Thu mua, lưu giữ, xuất dùng và trong mỗi khâu đều được thiết kế các thủ tục kiểm soát tương ứng. Toàn bộ vật tư đều phải được mua sắm theo các hợp đồng kinh tế và có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng.
Tất cả các loại vật tư, hàng hóa đưa về công ty từ các nguồn khác nhau (Công ty cung cấp, Trung tâm mua sắm, vật tư thu hồi không sử dụng trên mạng lưới, vật tư sửa chữa, bảo hành về, …) đều được nhập các kho của công ty. Phòng Tài chính kế toán thống kê chịu trách nhiệm lưu kho, theo dõi, quản lý và hạch toán theo chế độ hiện hành. Vật tư lưu kho được quản lý chặt chẽ, hợp lý khoa học theo từng kho. Kiểm kê hàng tồn kho được thực hiện theo định kỳ hai lần trong một năm cho tất cả các hàng tồn kho đặt tại các đơn vị thành viên cũng như tại kho chính của công ty.
Vật tư được xuất sử dụng theo nhu cầu và được kiểm soát chặt chẽ của các bộ phận chức năng. FPT Telecom Hà nội quản lý vật tư với một hệ thống nhiều kho liên kết chặt chẽ với nhau. Kho tổng nhập vật tư từ các nhà cung cấp. Từ đó phân chia đến các kho nhỏ, tại mỗi kho có kế toán với chức năng thực hiện quy trình nhập xuất vật tư.
Vật tư khi xuất nhập tại kho A , sẽ giảm trừ tại kho đó. Số lượng vật tư thay đổi sẽ được tổng hợp báo cáo chung toàn hệ thống quản lý. Vật tư Tại Kho A, có thể đem nhập tại Kho B, khi đó danh sách vật tư kho A sẽ giảm đi , và danh sách tại kho B sẽ tăng theo tương ứng (thống kê trên toàn hệ thống không đổi). Khi xuất vật tư : chỉ có thể xuất tại các kho đang có vật tư cần xuất và vật tư có thể nhập tại các kho bất kỳ.
Cụ thể công tác quản lý kho, quản lý vật tư của FPT Telecom Hà Nội thực hiện các tác vụ sau: - Quản trị hàng hóa chuẩn bị nhập kho, hàng trong kho, hàng xuất kho,… - Quản trị thông tin kết nối với các phòng ban khác có liên quan. - Quản trị luân chuyển chứng từ trong hoạt động công việc hàng ngày. - Quản trị thông tin tài chính - Thiết lập hệ thống quản lý và vận hành các thiết bị vật tư xây dựng. Luan van 6 - Chứng từ, báo cáo và các văn bản hành chánh trong việc quản lý và hàng trong kho vật tư.
Hiện nay cơ sở dữ liệu của FPT Telecom Hà Nội được phân bố chủ yếu ở 3 nơi: Cầu Giấy, Ba Đình, Hà Đông. Ba nơi này được liên kết hoạt động và đổng bộ qua mạng Internet. Ngoài ra còn nhiều kho nhỏ đặt ở các vị trí thuận lợi cho quá trình xuất nhập vật tư của công ty.2 Giới thiệu về cơ sở dữ liệu phân tán Cơ sở dữ liệu phân tán được phát triển dựa trên cơ sở dữ liệu và mạng máy tính. Cơ sở dữ liệu phân tán gồm nhiều cơ sở dữ liệu tích hợp lại với nhau thông qua mạng máy tính để trao đổi dữ liệu, thông tin … Cơ sở dữ liệu được tổ chức và lưu trữ ở những vị trí khác nhau trong mạng máy tính và chương trình ứng dụng truy cập vào dữ liệu ở những điểm khác nhau đó.1 Sự ra đời của cơ sở dữ liệu phân tán Sự phát triển các hệ cơ sở dữ liệu (CSDL) phân tán xuất phát từ nhiều yêu cầu của thực tiễn hình thành và phát triển của các tổ chức.
Nhiều tổ chức khi tăng trưởng cần có cơ cấu hoạt động không tập trung. Nhiều đơn vị thành viên của nó buộc phải phân tán ở những vị trí địa lý khác nhau. Vì thế, cần xây dựng CSDL phân tán cho các tổ chức này đề đảm bảỏ hoạt động của tổ chức một cách hiệu quả. Trong quá trình hình thành hoặc hợp nhất, tổ chức cần phải tổ chức lại các CSDL đã tồn tại.
Chi phí cho việc xây dựng một hệ CSDL phân tán từ các CSDL đã tồn tại thường nhỏ hơn đáng kể so với xây dựng lại một hệ CSDL phân tán từ đầu. Trong quá trình phát triển, một tổ chức có thể tăng thêm một số thành viên mới. Khi đó hệ CSDL phân tán cho phép mở rộng hệ thống mà không làm ảnh hưởng lớn tới các thành phần còn lại. Việc xây dựng hệ thống phân tán còn đảm bảo hiệu quả công việc, độ tin cậy cao và khả năng sẵn dùng lớn của tổ chức.2 Cơ sở dữ liệu phân tán Cơ sở dữ liệu phân tán là một tập hợp gồm nhiều cơ sở dữ liệu có liên quan về mặt logic cùng thuộc về một hệ thống nhưng được trải trên các vị trí khác nhau và chúng có kết nối với nhau thông qua một mạng thông tin dữ liệu.
Mô hình Cơ sở dữ liệu phân tán Hình 1.1 là một ví dụ về một hệ thống CSDL phân tán gồm nhiều CSDL được kết nối với nhau qua mạng Internet. Tại mỗi vị trí người sử dụng có thể truy cập đến các cơ sở dữ liệu khác nhau qua mạng Internet để nhận được các thông tin mong muốn. Trong cơ sở dữ liệu phân tán có hai vấn đề quan trọng và tương đương nhau : - Tính phân tán: CSDL được phân tán trên nhiều vị trí khác nhau và được kết nối với nhau qua mạng thông tin dữ liệu. Đây là đặc điểm cơ bản để phân biệt cơ sở dữ liệu phân tán với cơ sở dữ liệu tập trung.