Đồ Án Môn Học: Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu Hệ Thống Quản Lý Mua Hàng Cửa Hàng Cơm Tấm Phúc Lộc Thọ

• Trường học: Trường Đại Học Khoa Học Tự Nhiên
• Chuyên ngành: Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu
• Đề tài: Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu: Đồ Án Hệ Thống Quản Lý Mua Hàng Tại Cửa Hàng Cơm Tấm Phúc Lộc Thọ
• Loại tài liệu: Đồ Án
• Địa điểm: Thành Phố Hồ Chí Minh

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• 1. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN
• 1.1. Tổng quan về đề tài
• 1.2. Phạm vi của đề tài
• 2. CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
• 2.1. Mô tả hệ thống
• 2.2. Lịch Sử Ra Đời Của SQL SERVER và các phiên bản
• 2.3. Các Thành Phần Cơ Bản Trong SQL SERVER
• 3. CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU
• 4. CHƯƠNG 4: ỨNG DỤNG

Tóm tắt

I. Phân tích đồ án quản lý mua hàng tại Cơm Tấm Phúc Lộc Thọ

Trong bối cảnh cách mạng công nghệ 4.0, việc tối ưu hóa quy trình vận hành là yếu tố sống còn của các doanh nghiệp, đặc biệt là trong ngành F&B. Đồ án Quản trị cơ sở dữ liệu hệ thống quản lý mua hàng chuỗi cửa hàng Cơm Tấm Phúc Lộc Thọ ra đời nhằm giải quyết bài toán này. Hệ thống này không chỉ là một công cụ lưu trữ mà còn là một hệ thống thông tin quản lý toàn diện, giúp các nhà quản trị kiểm soát chặt chẽ nguồn cung nguyên vật liệu, tối ưu hóa chi phí và đảm bảo lợi nhuận. Thương hiệu Phúc Lộc Thọ, với hơn 50 cửa hàng, đối mặt với khối lượng dữ liệu khổng lồ từ nghiệp vụ mua hàng hàng ngày. Việc quản lý thủ công không còn khả thi, dẫn đến nguy cơ thất thoát và không đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường. Do đó, việc xây dựng một hệ quản trị CSDL chuyên biệt là cấp thiết. Đồ án tập trung vào việc phân tích thiết kế hệ thống một cách bài bản, từ khâu khảo sát thực tế đến triển khai các module chức năng. Mục tiêu chính là tạo ra một công cụ mạnh mẽ, giúp tự động hóa các quy trình từ đặt hàng, nhập kho đến thanh toán, qua đó nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển trong tương lai. Nghiên cứu này là một ví dụ điển hình về việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý chuỗi cung ứng trong ngành ẩm thực.

1.1. Bối cảnh và sự cần thiết của hệ thống thông tin quản lý

Sự phát triển nhanh chóng của chuỗi Cơm Tấm Phúc Lộc Thọ đặt ra yêu cầu cấp thiết về một giải pháp quản lý chuyên nghiệp. Phương pháp quản lý truyền thống bộc lộ nhiều hạn chế: khó kiểm soát chính xác lượng hàng hóa mua vào - bán ra, dễ xảy ra sai sót trong khâu kiểm kê quản lý tồn kho, và tốn nhiều thời gian cho việc lập báo cáo đồ án tổng hợp. Một hệ thống thông tin quản lý tập trung giúp giải quyết triệt để các vấn đề này. Nó cho phép chuẩn hóa quy trình, số hóa dữ liệu và cung cấp cái nhìn tổng quan theo thời gian thực về hoạt động mua hàng trên toàn chuỗi, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác và kịp thời.

1.2. Mục tiêu và phạm vi nghiên cứu của đồ án cơ sở dữ liệu

Mục tiêu cốt lõi của đồ án là xây dựng một cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh để quản lý toàn bộ quy trình mua hàng. Phạm vi của đề tài được xác định rõ ràng, bao gồm: Xây dựng các đối tượng Table để lưu trữ dữ liệu; Tạo các View để truy xuất thông tin nhanh chóng; Sử dụng Stored Procedure để thực thi các tác vụ cụ thể; và thiết lập các Trigger để kiểm tra ràng buộc, đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu. Đồ án sẽ không đi sâu vào các nghiệp vụ bán hàng hay quản lý nhân sự, mà tập trung hoàn toàn vào luồng công việc từ quản lý nhà cung cấp, tạo đơn đặt hàng, cho đến khi hàng hóa được nhập vào kho.

II. Thách thức trong quản lý mua hàng thủ công tại chuỗi F B

Quy trình mua hàng trong một chuỗi F&B như Phúc Lộc Thọ vốn rất phức tạp và ẩn chứa nhiều rủi ro khi thực hiện thủ công. Thách thức lớn nhất là việc đảm bảo tính nhất quán và chính xác của dữ liệu. Khi các cửa hàng tự quản lý, việc tổng hợp thông tin về lượng nguyên vật liệu tiêu thụ và tồn kho trở nên khó khăn, thường xuyên xảy ra độ trễ. Điều này trực tiếp ảnh hưởng đến quyết định đặt hàng, có thể dẫn đến tình trạng thiếu hụt nguyên liệu hoặc tồn kho quá mức gây lãng phí. Hơn nữa, việc quản lý thông tin nhà cung cấp, theo dõi công nợ, và xử lý hóa đơn bằng giấy tờ rất dễ gây thất lạc và sai sót. Các nghiệp vụ mua hàng không được chuẩn hóa sẽ tạo ra các lỗ hổng trong quy trình, khiến việc kiểm soát chi phí trở nên bị động. Một hệ thống quản lý mua hàng tự động hóa là giải pháp để khắc phục những thách thức này, tạo ra một luồng thông tin minh bạch, thông suốt từ cửa hàng đến bộ phận quản lý trung tâm, đảm bảo mọi hoạt động đều được ghi nhận và kiểm soát chặt chẽ.

2.1. Khó khăn trong việc kiểm soát nguyên vật liệu và tồn kho

Việc kiểm soát nguyên vật liệu và quản lý tồn kho là bài toán đau đầu. Mỗi cửa hàng có hàng trăm loại nguyên vật liệu khác nhau, từ thực phẩm tươi sống đến hàng khô và hóa phẩm. Nếu không có hệ thống, nhân viên phải kiểm kê thủ công, dễ bỏ sót hoặc đếm sai, dẫn đến số liệu tồn kho không chính xác. Khi cửa hàng trưởng cần lập báo cáo để yêu cầu nhập hàng, thông tin không đáng tin cậy này có thể gây ra quyết định sai lầm. Hệ thống CSDL sẽ giải quyết vấn đề bằng cách tự động cập nhật số lượng tồn sau mỗi lần nhập hàng, cung cấp con số chính xác theo thời gian thực.

2.2. Rủi ro thất thoát và sai sót trong nghiệp vụ mua hàng

Quy trình thủ công làm tăng nguy cơ sai sót và thất thoát. Việc lập đơn đặt hàng bằng tay có thể ghi nhầm số lượng hoặc mã hàng. Khi nhận hàng, việc đối chiếu giữa hóa đơn và thực tế cũng dễ xảy ra nhầm lẫn. Đặc biệt, khâu quản lý thanh toán và công nợ với nhà cung cấp là rất phức tạp. Quên thanh toán hoặc thanh toán nhầm có thể ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. Một hệ thống CSDL được thiết kế tốt sẽ số hóa toàn bộ quy trình, từ việc tạo đơn hàng, ghi nhận phiếu nhập kho, đến theo dõi lịch sử thanh toán, giảm thiểu tối đa các rủi ro do con người gây ra.

III. Phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống quản lý

Nền tảng của một hệ thống quản lý hiệu quả nằm ở khâu thiết kế cơ sở dữ liệu. Đồ án này áp dụng một phương pháp luận chặt chẽ, bắt đầu từ việc phân tích yêu cầu nghiệp vụ để xây dựng mô hình dữ liệu mức quan niệm. Trọng tâm của giai đoạn này là việc tạo ra sơ đồ quan hệ thực thể (ERD), một công cụ trực quan hóa các thực thể chính như NHANVIEN, NHACUNGCAP, HOADON, NGUYENVATLIEU và các mối quan hệ giữa chúng. Sơ đồ ERD giúp đảm bảo rằng tất cả các khía cạnh của nghiệp vụ mua hàng đều được mô hình hóa một cách logic và đầy đủ. Sau khi có mô hình ERD, bước tiếp theo là chuyển đổi nó thành mô hình dữ liệu quan hệ và tiến hành chuẩn hóa dữ liệu. Quá trình chuẩn hóa (thường đến dạng chuẩn 3NF) giúp loại bỏ sự dư thừa dữ liệu, đảm bảo tính nhất quán và toàn vẹn, đồng thời tối ưu hóa cho việc truy vấn và bảo trì hệ thống sau này. Cách tiếp cận bài bản này đảm bảo CSDL xây dựng ra không chỉ đáp ứng yêu cầu hiện tại mà còn có khả năng mở rộng trong tương lai.

3.1. Xây dựng mô hình ERD sơ đồ quan hệ thực thể chi tiết

Mô hình ERD của hệ thống được xây dựng để phản ánh chính xác luồng hoạt động thực tế. Các thực thể chính bao gồm: NhaCungCap (lưu thông tin nhà cung cấp), NguyenVL (quản lý danh mục nguyên vật liệu), NhanVien (quản lý nhân viên thực hiện giao dịch), HoaDon (ghi nhận thông tin đơn hàng), và KhoVL (quản lý tồn kho). Các mối quan hệ được xác định rõ ràng, ví dụ: một Nhà Cung Cấp có thể cung cấp nhiều Hóa Đơn, một Hóa Đơn có thể chứa nhiều Nguyên Vật Liệu. Sơ đồ này là bản thiết kế tổng thể, là kim chỉ nam cho toàn bộ quá trình cài đặt cơ sở dữ liệu vật lý sau này.

3.2. Quy trình chuẩn hóa dữ liệu và thiết kế lược đồ quan hệ

Từ mô hình ERD, các thực thể và mối quan hệ được chuyển đổi thành các bảng (quan hệ) trong cơ sở dữ liệu. Quá trình chuẩn hóa dữ liệu được áp dụng để tối ưu cấu trúc bảng. Mục đích là để đảm bảo mỗi bảng chỉ chứa thông tin về một đối tượng duy nhất, loại bỏ các thuộc tính lặp lại và các phụ thuộc hàm không mong muốn. Ví dụ, thông tin chi tiết của hóa đơn được tách ra một bảng riêng (CTHD) thay vì lưu chung trong bảng HoaDon. Việc này không chỉ giúp tiết kiệm không gian lưu trữ mà còn làm cho việc cập nhật và truy vấn dữ liệu trở nên hiệu quả và an toàn hơn, tránh các dị thường dữ liệu.

IV. Hướng dẫn cài đặt hệ quản trị CSDL SQL Server cho đồ án

Việc lựa chọn hệ quản trị CSDL phù hợp là một quyết định quan trọng. Đồ án đã sử dụng SQL Server, một hệ quản trị mạnh mẽ và phổ biến của Microsoft, rất phù hợp cho các ứng dụng quản lý doanh nghiệp. Quá trình cài đặt bắt đầu bằng việc hiện thực hóa lược đồ quan hệ đã thiết kế thành các bảng vật lý bằng câu lệnh CREATE TABLE trong Transact-SQL. Mỗi bảng được định nghĩa với các cột, kiểu dữ liệu (nvarchar, datetime, int, float) và các ràng buộc. Các ràng buộc toàn vẹn như khóa chính (PRIMARY KEY), khóa ngoại (FOREIGN KEY) được thiết lập để đảm bảo mối liên kết logic giữa các bảng. Bên cạnh đó, các ràng buộc kiểm tra (CHECK) cũng được sử dụng, ví dụ như CHECK(NgayDH <= NgayNH) trong bảng HoaDon để đảm bảo ngày đặt hàng không thể sau ngày nhận hàng. Sau khi tạo cấu trúc, dữ liệu mẫu được nhập vào để phục vụ cho việc kiểm thử các chức năng. Hệ thống cũng tận dụng các đối tượng nâng cao của SQL Server như Views, Stored Procedures và Triggers để tăng cường hiệu suất và bảo mật.

4.1. Cài đặt các bảng Tables và ràng buộc toàn vẹn dữ liệu

Dựa trên thiết kế, các bảng như NhanVien, NhaCungCap, NguyenVL, HoaDon, CTHD được tạo ra. Tài liệu gốc đã mô tả chi tiết cú pháp CREATE TABLE cho từng bảng. Ví dụ, trong bảng NhanVien, ràng buộc CHECK (GioiTinh in (N'Nam', N'Nữ')) được áp dụng để đảm bảo dữ liệu nhập vào cột giới tính phải hợp lệ. Tương tự, khóa ngoại từ bảng HoaDon đến NhanVien và NhaCungCap đảm bảo rằng một hóa đơn chỉ có thể được tạo bởi một nhân viên và cho một nhà cung cấp đã tồn tại trong hệ thống. Những ràng buộc này là tuyến phòng thủ đầu tiên giúp duy trì sự trong sạch của dữ liệu.

4.2. Ứng dụng Views và Stored Procedures để truy xuất dữ liệu

Để đơn giản hóa việc truy xuất dữ liệu phức tạp, đồ án đã xây dựng các View. Ví dụ, vw_SLNhapMax được tạo ra để nhanh chóng cho biết nguyên vật liệu nào được đặt hàng nhiều nhất mà không cần viết lại câu lệnh JOIN và GROUP BY phức tạp mỗi lần. Các Stored Procedure (SP) được dùng để đóng gói các logic nghiệp vụ. Chẳng hạn, SP_TTHD cho phép người dùng xem thông tin hóa đơn trong một khoảng thời gian nhất định chỉ bằng cách truyền vào hai tham số ngày bắt đầu và kết thúc. Việc sử dụng SP không chỉ giúp tái sử dụng code mà còn tăng cường bảo mật CSDL bằng cách hạn chế quyền truy cập trực tiếp vào các bảng.

V. Kết quả ứng dụng thực tiễn của hệ thống quản lý mua hàng

Hệ thống sau khi được triển khai đã chứng minh được tính hiệu quả và ứng dụng cao trong thực tế. Các chức năng được xây dựng bám sát vào quy trình nghiệp vụ hàng ngày tại Cơm Tấm Phúc Lộc Thọ. Chức năng quản lý nhà cung cấp cho phép lưu trữ và truy xuất thông tin một cách dễ dàng. Quy trình tạo đơn đặt hàng và phiếu nhập kho được tự động hóa, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian cho nhân viên. Các báo cáo thống kê, ví dụ như liệt kê sản phẩm tồn kho hay sản phẩm được đặt hàng nhiều nhất, có thể được xuất ra nhanh chóng thông qua các View đã được tạo sẵn. Đặc biệt, việc sử dụng các Trigger đã nâng cao đáng kể độ tin cậy của dữ liệu. Ví dụ, trigger kiểm tra số lượng tồn kho phải luôn lớn hơn hoặc bằng 0 (SLTon >= 0) ngăn chặn các lỗi nhập liệu vô ý. Tương tự, trigger kiểm tra giới tính nhân viên phải là 'Nam' hoặc 'Nữ' đảm bảo tính nhất quán dữ liệu. Những kết quả này được trình bày chi tiết trong phần báo cáo đồ án, cho thấy hệ thống không chỉ là một mô hình lý thuyết mà là một công cụ có thể áp dụng ngay vào vận hành.

5.1. Chức năng quản lý nhà cung cấp và theo dõi đơn đặt hàng

Hệ thống cung cấp một giao diện (mô phỏng qua các câu lệnh truy vấn) để quản lý toàn bộ danh sách nhà cung cấp, bao gồm thông tin liên hệ, địa chỉ, email. Khi cần đặt hàng, nhân viên có thể dễ dàng tạo một đơn đặt hàng mới, liên kết nó với nhà cung cấp tương ứng và nhân viên chịu trách nhiệm. Lịch sử đặt hàng của từng nhà cung cấp cũng được lưu lại, giúp việc đối soát công nợ và đánh giá hiệu quả của nhà cung cấp trở nên đơn giản hơn.

5.2. Triển khai Trigger để đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu

Trigger là một công cụ mạnh mẽ trong SQL Server để tự động thực thi các hành động khi có sự kiện thay đổi dữ liệu (INSERT, UPDATE, DELETE). Đồ án đã triển khai thành công hai trigger quan trọng. trg_SLTon trên bảng KhoVL sẽ tự động kiểm tra và từ chối bất kỳ thao tác nào cố gắng cập nhật số lượng tồn kho thành một số âm. TG_GTNV trên bảng NhanVien đảm bảo rằng giá trị của cột GioiTinh chỉ có thể là 'Nam' hoặc 'Nữ', ngăn ngừa dữ liệu không hợp lệ được ghi vào cơ sở dữ liệu. Đây là những cơ chế bảo vệ ngầm, giúp hệ thống hoạt động ổn định và chính xác.

VI. Đánh giá và hướng phát triển cho đồ án quản trị CSDL này

Đồ án Quản trị cơ sở dữ liệu hệ thống quản lý mua hàng cho Cơm Tấm Phúc Lộc Thọ đã hoàn thành xuất sắc các mục tiêu đề ra. Hệ thống đã mô hình hóa thành công các nghiệp vụ mua hàng cốt lõi, từ quản lý danh mục, nhà cung cấp đến xử lý đơn hàng và tồn kho. Ưu điểm lớn nhất của đồ án là việc áp dụng một quy trình phân tích thiết kế hệ thống bài bản, sử dụng các công cụ mạnh mẽ của SQL Server như Stored Procedure và Trigger để đảm bảo tính toàn vẹn và hiệu quả của dữ liệu. Tuy nhiên, để hệ thống hoàn thiện hơn, có một số hướng phát triển tiềm năng. Thứ nhất, có thể xây dựng một giao diện người dùng hoàn chỉnh bằng C# Winform hoặc ứng dụng web để người dùng cuối dễ dàng thao tác thay vì phải dùng câu lệnh SQL. Thứ hai, cần tăng cường các giải pháp về bảo mật CSDL, như phân quyền người dùng chi tiết hơn. Cuối cùng, việc xây dựng cơ chế sao lưu và phục hồi dữ liệu tự động là cực kỳ quan trọng để đảm bảo an toàn cho dữ liệu kinh doanh trước mọi sự cố. Nhìn chung, đây là một nền tảng vững chắc, có thể tiếp tục phát triển thành một hệ thống quản lý chuỗi cung ứng toàn diện.

6.1. Tổng kết ưu điểm và hiệu quả của hệ thống đã xây dựng

Hệ thống đã chứng minh được nhiều ưu điểm vượt trội so với phương pháp thủ công. Dữ liệu được quản lý tập trung, nhất quán và có độ tin cậy cao. Quy trình nghiệp vụ được chuẩn hóa, giảm thiểu sai sót do con người. Khả năng truy xuất thông tin và tạo báo cáo nhanh chóng giúp ban quản trị có cái nhìn tổng quan để ra quyết định kịp thời. Việc chuẩn hóa dữ liệu giúp hệ thống hoạt động hiệu quả, dễ dàng bảo trì và mở rộng sau này.

6.2. Đề xuất giải pháp bảo mật CSDL và sao lưu dữ liệu

Để đưa vào vận hành thực tế, yếu tố an toàn thông tin cần được đặt lên hàng đầu. Hướng phát triển tiếp theo nên tập trung vào việc xây dựng cơ chế phân quyền chi tiết (User Roles), quy định rõ nhân viên nào được phép xem, thêm, sửa, xóa dữ liệu trên từng bảng. Ngoài ra, việc thiết lập một kế hoạch sao lưu và phục hồi dữ liệu (Backup and Recovery) định kỳ là bắt buộc. Hệ thống cần có khả năng tự động sao lưu CSDL hàng ngày và có quy trình phục hồi rõ ràng để giảm thiểu thời gian gián đoạn hoạt động khi có sự cố xảy ra.