Tổng quan nghiên cứu

Khách sạn Grand Mercure Đà Nẵng, thuộc phân khúc khách sạn 5 sao cao cấp, là một trong những điểm đến nghỉ dưỡng hàng đầu tại khu vực miền Trung Việt Nam. Với sự phát triển không ngừng và lượng khách lưu trú ngày càng tăng, việc kiểm soát chi phí trở thành một vấn đề cấp thiết nhằm đảm bảo hiệu quả kinh doanh và nâng cao lợi nhuận. Tuy nhiên, thực tế cho thấy khách sạn đang gặp nhiều khó khăn trong công tác kiểm soát chi phí, như thiếu hệ thống theo dõi chi phí chặt chẽ, chưa có định mức chi phí rõ ràng cho từng bộ phận, và sự phối hợp chưa đồng bộ giữa các phòng ban.

Mục tiêu nghiên cứu tập trung vào việc phân tích thực trạng kiểm soát chi phí tại Khách sạn Grand Mercure Đà Nẵng trong giai đoạn gần đây, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm tối ưu hóa chi phí, giảm thiểu rủi ro thất thoát tài sản và nâng cao chất lượng dịch vụ. Phạm vi nghiên cứu bao gồm các hoạt động kiểm soát chi phí nguyên vật liệu, tiền lương, chi phí sản xuất chung và chi phí quản lý doanh nghiệp tại khách sạn trong năm 2023-2024.

Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc hỗ trợ khách sạn nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, góp phần phát triển bền vững trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt của ngành du lịch nghỉ dưỡng. Các chỉ số như tỷ lệ hao hụt nguyên vật liệu, chi phí nhân công vượt dự toán, và mức độ tuân thủ quy trình kiểm soát chi phí được sử dụng làm thước đo hiệu quả công tác kiểm soát.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên các lý thuyết và mô hình quản lý chi phí hiện đại, bao gồm:

  • Lý thuyết kiểm soát chi phí: Theo chuẩn mực kế toán số 1, kiểm soát chi phí là hoạt động quản lý nhằm sử dụng hiệu quả các nguồn lực như nguyên vật liệu, lao động và tài sản để đạt mục tiêu chiến lược. Kiểm soát chi phí không chỉ là theo dõi mà còn phân tích, đánh giá và điều chỉnh các khoản chi tiêu.

  • Mô hình quản lý chi phí theo hoạt động (Activity-Based Costing - ABC): Phân bổ chi phí dựa trên các hoạt động thực tế, giúp xác định chính xác chi phí từng bộ phận, dịch vụ, từ đó tối ưu hóa nguồn lực.

  • Khái niệm về môi trường kiểm soát nội bộ: Bao gồm các yếu tố như phân công trách nhiệm, quy trình làm việc, hệ thống giám sát và đánh giá rủi ro nhằm đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý chi phí.

Các khái niệm chính được sử dụng gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí quản lý doanh nghiệp, và các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả kiểm soát chi phí.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp giữa thu thập dữ liệu định lượng và phân tích định tính:

  • Nguồn dữ liệu: Dữ liệu được thu thập từ hệ thống kế toán nội bộ của Khách sạn Grand Mercure Đà Nẵng, bao gồm báo cáo chi phí nguyên vật liệu, bảng chấm công nhân viên, báo cáo tồn kho, và các hồ sơ chứng từ liên quan đến chi phí trong năm 2023-2024. Ngoài ra, dữ liệu được bổ sung từ các cuộc phỏng vấn sâu với các trưởng bộ phận và nhân viên kế toán chi phí.

  • Cỡ mẫu: Nghiên cứu khảo sát toàn bộ các bộ phận liên quan đến kiểm soát chi phí, với hơn 50 nhân sự tham gia trực tiếp vào quy trình quản lý chi phí.

  • Phương pháp chọn mẫu: Sử dụng phương pháp chọn mẫu toàn bộ (census) nhằm đảm bảo tính toàn diện và chính xác của dữ liệu.

  • Phương pháp phân tích: Áp dụng phân tích thống kê mô tả để đánh giá các chỉ số chi phí, so sánh dự toán và thực tế, phân tích nguyên nhân biến động chi phí. Đồng thời, sử dụng phân tích SWOT để đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức trong công tác kiểm soát chi phí. Các biểu đồ so sánh chi phí theo từng bộ phận và bảng phân tích rủi ro được sử dụng để minh họa kết quả.

  • Timeline nghiên cứu: Nghiên cứu được thực hiện trong 12 tháng, từ tháng 1/2023 đến tháng 12/2023, bao gồm giai đoạn thu thập dữ liệu, phân tích và đề xuất giải pháp.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Thiếu hệ thống theo dõi chi phí đồng bộ: Khoảng 70% các bộ phận chưa áp dụng phần mềm quản lý chi phí đồng bộ, dẫn đến việc ghi nhận và kiểm soát chi phí không kịp thời và thiếu chính xác. Ví dụ, quy trình nhập xuất nguyên vật liệu vẫn chủ yếu dựa trên chứng từ giấy, làm tăng nguy cơ sai sót và gian lận.

  2. Chi phí nguyên vật liệu vượt dự toán trung bình 15%: Do thiếu định mức chi phí rõ ràng cho từng bộ phận và hoạt động, dẫn đến tình trạng đặt hàng dư thừa, tồn kho lớn gây ứ đọng vốn và hao hụt chất lượng nguyên liệu. Tỷ lệ hao hụt nguyên vật liệu trong năm 2023 ước tính khoảng 8%, cao hơn mức chuẩn ngành là 5%.

  3. Chi phí tiền lương chênh lệch so với kế hoạch lên đến 12%: Hệ thống chấm công bằng vân tay gặp sự cố kỹ thuật, kết hợp với việc quản lý thủ công trong một số trường hợp, tạo điều kiện cho gian lận giờ làm việc. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí nhân công và hiệu quả sử dụng nguồn lực.

  4. Sự phối hợp giữa các bộ phận còn hạn chế: 60% trưởng bộ phận phản ánh việc thiếu sự liên kết trong quy trình kiểm soát chi phí, dẫn đến việc không đồng bộ trong quản lý nguyên vật liệu và chi phí vận hành, ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ và hiệu quả kinh doanh.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ việc khách sạn chưa áp dụng đầy đủ công nghệ quản lý hiện đại, quy trình kiểm soát chi phí còn phức tạp và chưa có sự đồng bộ giữa các bộ phận. So với các nghiên cứu trong ngành khách sạn cao cấp, việc thiếu định mức chi phí và hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ là nguyên nhân phổ biến dẫn đến chi phí vượt dự toán và thất thoát tài sản.

Việc sử dụng phần mềm kế toán Smile hiện tại chưa được tích hợp đầy đủ với các bộ phận vận hành, gây khó khăn trong việc theo dõi và phân tích chi phí theo thời gian thực. Các biểu đồ so sánh chi phí nguyên vật liệu và tiền lương theo tháng cho thấy sự biến động lớn, đặc biệt trong mùa cao điểm du lịch, làm tăng áp lực lên công tác kiểm soát.

Ý nghĩa của kết quả nghiên cứu là khách sạn cần thiết lập một hệ thống kiểm soát chi phí toàn diện, đồng bộ và minh bạch, nhằm giảm thiểu rủi ro thất thoát, tối ưu hóa chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ, từ đó tăng cường lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Xây dựng hệ thống phần mềm quản lý chi phí đồng bộ: Triển khai phần mềm quản lý nguyên vật liệu và chi phí tích hợp với hệ thống kế toán hiện tại, giúp theo dõi chi phí theo thời gian thực, giảm thiểu sai sót và gian lận. Mục tiêu giảm tỷ lệ hao hụt nguyên vật liệu xuống dưới 5% trong vòng 12 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban Giám đốc phối hợp với phòng IT và kế toán.

  2. Thiết lập định mức chi phí chi tiết cho từng bộ phận và hoạt động: Xây dựng bảng định mức chi phí nguyên vật liệu, tiền lương và chi phí sản xuất chung dựa trên dữ liệu thực tế và chuẩn ngành. Mục tiêu hoàn thành trong 6 tháng, giúp kiểm soát chi phí hiệu quả và dự toán chính xác hơn. Chủ thể thực hiện: Phòng Kế toán chi phí phối hợp với các trưởng bộ phận.

  3. Cải tiến quy trình chấm công và quản lý nhân sự: Nâng cấp hệ thống chấm công vân tay, kết hợp với phần mềm quản lý nhân sự để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong tính lương. Mục tiêu giảm thiểu sai sót và gian lận giờ làm việc xuống dưới 2% trong 1 năm. Chủ thể thực hiện: Phòng Nhân sự và IT.

  4. Tăng cường phối hợp liên phòng ban trong kiểm soát chi phí: Thiết lập các cuộc họp định kỳ giữa các bộ phận liên quan để trao đổi thông tin, đánh giá và điều chỉnh kế hoạch chi phí. Mục tiêu nâng cao hiệu quả phối hợp lên 80% theo đánh giá nội bộ trong 6 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban Giám đốc và các trưởng bộ phận.

  5. Đào tạo nâng cao nhận thức và kỹ năng kiểm soát chi phí cho nhân viên: Tổ chức các khóa đào tạo về quy trình kiểm soát chi phí, sử dụng phần mềm quản lý và đạo đức nghề nghiệp. Mục tiêu 100% nhân viên liên quan được đào tạo trong 3 tháng đầu năm. Chủ thể thực hiện: Phòng Nhân sự và Kế toán.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo và quản lý khách sạn: Giúp hiểu rõ thực trạng và các giải pháp kiểm soát chi phí hiệu quả, từ đó nâng cao năng lực quản trị tài chính và tối ưu hóa lợi nhuận.

  2. Phòng Kế toán và Tài chính: Cung cấp các phương pháp và quy trình kiểm soát chi phí chi tiết, hỗ trợ trong việc lập dự toán, theo dõi và phân tích chi phí chính xác.

  3. Phòng Nhân sự và Quản lý nhân lực: Tham khảo các giải pháp cải tiến hệ thống chấm công, quản lý tiền lương và nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực.

  4. Các nhà nghiên cứu và sinh viên ngành Kế toán, Quản trị khách sạn: Tài liệu tham khảo thực tiễn về kiểm soát chi phí trong ngành khách sạn cao cấp, giúp phát triển các nghiên cứu chuyên sâu và ứng dụng thực tế.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao kiểm soát chi phí lại quan trọng đối với khách sạn?
    Kiểm soát chi phí giúp khách sạn tối ưu hóa nguồn lực, giảm thiểu lãng phí và thất thoát, từ đó nâng cao lợi nhuận và duy trì chất lượng dịch vụ trong môi trường cạnh tranh khốc liệt.

  2. Khó khăn lớn nhất trong kiểm soát chi phí tại Grand Mercure Đà Nẵng là gì?
    Khó khăn chính là thiếu hệ thống quản lý chi phí đồng bộ và định mức chi phí chưa rõ ràng, dẫn đến việc theo dõi và kiểm soát chi phí không hiệu quả, gây hao hụt và chi phí vượt dự toán.

  3. Giải pháp công nghệ nào được đề xuất để cải thiện kiểm soát chi phí?
    Triển khai phần mềm quản lý chi phí tích hợp với hệ thống kế toán hiện tại, giúp theo dõi chi phí theo thời gian thực và giảm thiểu sai sót, gian lận trong quy trình nhập xuất nguyên vật liệu và quản lý nhân sự.

  4. Làm thế nào để giảm thiểu gian lận trong công tác chấm công?
    Nâng cấp hệ thống chấm công vân tay, kết hợp với phần mềm quản lý nhân sự và đào tạo nhân viên về đạo đức nghề nghiệp, đồng thời tăng cường giám sát và kiểm tra định kỳ.

  5. Phối hợp giữa các bộ phận ảnh hưởng thế nào đến kiểm soát chi phí?
    Sự phối hợp hiệu quả giúp đồng bộ quy trình làm việc, tránh lãng phí và sai sót trong quản lý nguyên vật liệu và chi phí vận hành, từ đó nâng cao hiệu quả kiểm soát chi phí và chất lượng dịch vụ.

Kết luận

  • Khách sạn Grand Mercure Đà Nẵng đang đối mặt với nhiều thách thức trong công tác kiểm soát chi phí, bao gồm thiếu hệ thống quản lý đồng bộ, định mức chi phí chưa rõ ràng và sự phối hợp chưa hiệu quả giữa các bộ phận.
  • Nghiên cứu đã phân tích chi tiết thực trạng, chỉ ra các nguyên nhân và tác động của các yếu tố bên trong và bên ngoài đến công tác kiểm soát chi phí.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể như xây dựng hệ thống phần mềm quản lý chi phí, thiết lập định mức chi phí, cải tiến quy trình chấm công và tăng cường phối hợp liên phòng ban nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát.
  • Các giải pháp được kỳ vọng sẽ giúp khách sạn giảm thiểu hao hụt nguyên vật liệu xuống dưới 5%, giảm sai sót chi phí tiền lương dưới 2% và nâng cao hiệu quả phối hợp lên 80% trong vòng 12 tháng tới.
  • Khuyến nghị khách sạn triển khai ngay các giải pháp đề xuất, đồng thời tổ chức đào tạo nâng cao nhận thức cho nhân viên để đảm bảo sự thành công và bền vững trong công tác kiểm soát chi phí.

Hành động tiếp theo là xây dựng kế hoạch triển khai chi tiết, phân công trách nhiệm rõ ràng và theo dõi đánh giá hiệu quả định kỳ nhằm đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi phí được thực hiện thành công.